高校教学管理协作现代化的实践与思考论文
【摘 要】教学管理是高等院校管理体系中的一个重要环节，也是高校教学管理部门的核心职能，它具有独特的复杂性、繁琐性和重复性。随着近几年互联网技术在教育行业的应用，目前国内许多院校都具备了一个很好的网络环境，但多数人员还是在利用免费邮箱或IM完成文档资料的传递或资料的汇总，这样由于版本不一、操作繁琐等原因，文稿最终还是通过打印再送达来进行信息的传递，对现有网络和信息资源的共享利用不够，仍然难以摆脱对打印和纸张的依赖，形成设备的独占和资源的浪费。本文通过对国内一些高校的走访和对现实问题的深入研究，提出了关于高校教学管理协作现代化实践的建议。
【关键词】高校 教学管理协作 现代化
一、教学管理协作现阶段存在的弊端
现在教学管理的`协作主要依靠电话口头传达以及多人公用Email等方法来解决，这些方法都具有很大的弊端。
1.电话传达由于没有记录，导致教师经常忘记或记错通知，且无法准确得知哪些教师已经看到通知，尤其在进行监考安排等工作时加重了教学管理人员的工作负担。
2.多人公用Email对有些不需要公开的内部教学管理文件无法进行限制，所有人都可以看到，同时由于使用人数太多经常使得邮箱内邮件混乱，无法清晰看到最新的通知与安排，也没有解决记录有谁已经看到通知的问题。
3.通过纸质文件传达由于许多路程较远的教师来说，经常需要往返学校，路途所需时间太长，时间成本过高。
上述几种协作方式的主要弱势见下表：
以上这些教学管理中的问题极大制约了高校教学管理工作的有效开展，是实际工作中亟待解决的问题。目前，我国各高校都在努力探索现代化的教学管理协作方式，强调突出以人为本这一管理主题，但多数高校的实施仍未能取得全面性、突破性的进展。在此形势下，教学管理人员应深层次研究、探索、创新现代化的教学管理协作方法，以适应高等教育改革这种新形势的需要。
二、设计开发协作系统
通过对现有教学管理协作的了解与分析，结合实际工作需求，本人设计并开发了此协作系统，协作系统具有以下四个特征：
（1）教学协作手段网络化；
（2）教学协作环境数字化；
（3）教学协作管理电脑化；
（4）教学协作资料电子化。
本系统从教学管理协作工作的业务需求进行分析，确定了系统的功能结构要求，系统主要分为五大功能模块。
模块一：“短信息”，教师与教学管理人员工作通过短信息进行即时沟通。
模块二：“公告通知管理”，教学管理人员可以发布公共通知，并将通知发布给每个教师或其它管理人员，在发布通知时可以添加附件，管理人员可以清楚的知道每个接收人员是否查看过此通知，若接收人员长时间没有查看，管理人员可以通过其它手段进行通知。
模块三：“内部邮件”，教学管理人员可以分发教学质量管理文件、常用表格等，教师上交教学检查材料、教学信息反馈报表也可通过“内部邮件”功能完成。
模块四：“档案管理”，此模块通过“文件柜”菜单将传统纸质档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变，利用计算机技术和网络技术存储、检索教师教学质量档案信息。
模块五：“讨论区”，每位教师都可以通过讨论区发表自己对于教学及教学管理方面的建议，教学管理人员可以参与其中，可以参考有价值的信息对日常工作进行良性改进，使其更加人性化、规范化。
本系统的主要优势在于：
1．真正的随时随地使用。Web Service方式的系统最突出的优点就是支持异地使用，只要能上网的计算机，就能够像在单位内部的工作站一样，方便地处理办公事务，同时“防火墙”技术又能很好地保证信息和数据的安全。
2．成本低廉。除了搭建网络环境等与其他办公系统相同的开销外，不需要再购买任何软件运行的应用平台，也就不需要支出那些由于运行应用软件平台而带来的额外的系统资源开销。与其他办公系统相比，这种方式成本最为低廉。
3．操作简单快捷。与其他系统各自不同风格的户界面相比，Web Service方式的系统采用统一的、为人们熟知的浏览器界面，因此无须特殊的操作即可启动应用系统。习惯使用浏览器的用户，甚至不经培训即可无障碍操作。
4．维护方便。由于Web Service方式的系统所有功能性的应用程序都在Web服务器上，用户端没有任何与操作功能相关的程序，因此用户内容发生变化需要修改或软件故障需要维护时，只需修改和维护Web服务器上的软件即可，与其他在单位各个部门，甚至远在国外的用户端计算机没有任何关系，甚至这种系统软件的维护工作可以不到现场，通过Internet就能实现真正的远程维护，系统的维护成本可大大降低。
此协作系统可以让教师在系统中进行文档资料的传递和查阅，教学管理人员可将监考安排、日程表等信息输入数据库进行电子档案管理，有关人员可应用互联网进行教学信息的交流，实现无纸办公，减少纸张的使用、异地的信函传递和长途电话费用，提高教学管理的协作效率，从而使办学质量以及经济效益都得到提高。系统还可进行二次开发，通过融入其它信息化系统的入口及SSO系统的接入，从而达到无缝切换各类系统的目的。
通过本系统，在教学管理方面建立了信息化的教学管理协作体系，提高教学管理工作效率，使教学管理人员专注于教学管理本身，而不是管理手段；实现了教学管理协作的整体信息化、电子化，针对目前多部门多系统的问题，提出了挂接的解决方法，可以有效强化教学管理中流程的整体性。通过将本系统从教学管理协作延伸到教学管理全过程，会对教学管理协作现代化作出有益的尝试，利用现代信息化技术将教学管理提升到一个新的层面。
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