它本来只是在客户确认了价格并下了定单之后卖方所做的使对方再次确认的发票，但在没有正式合同它即是合同，通常用于报关之时作为报关的六文件之一进行报关查验。
形式发票使用结算的场合：
1、用于预付货款，即在装货前要求现金支付。
2、在寄售方式中，出口的货物没有确定的销售合约，而是放在代理商手中，对代理商来说，形式发票可以作为向潜在的买方报价的指南。
3、如果是投标，形式发票可以使买方在许多相互竞争的供货商中按合理的.价格和销售条件签订销售合同。
在具体操作中，一份完整的形式发票必须包括支付方式（T/T,L/C,T/T加L/C等，其中还要写明定金和剩余款项的金额），目的港，货物的相关信息。