行政前台的工作职责

时间:2024-03-27 21:21:04 文圣 工作职责 我要投稿

行政前台的工作职责(精选20篇)

  在现在的社会生活中,很多地方都会使用到岗位职责,制定岗位职责有利于提高工作效率和工作质量。那么你真正懂得怎么制定岗位职责吗?以下是小编整理的行政前台的工作职责,欢迎阅读与收藏。

行政前台的工作职责(精选20篇)

  行政前台的工作职责 1

  一、行政前台接待

  1、接待来访者

  接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约,应快速联络相关人,请来访者到会客厅等候,并给客人倒水或饮料。若访问对象是集团总裁或其他高管,应向其秘书确认约见时间,并通知其接待。

  2、接待咨询者

  若有业务咨询者来访,应及时请业务部门的助理或客服部的人员来协助接待。

  3、接听电话

  接听电话时,应先说“您好,大地集团”。接听电话时使用文明礼貌用语,并记录电话信息及时转告相关人员(注:不可随意将集团总裁或其他高管的联系电话透漏给他人)。

  4、接待推销人员

  上班时间若有其他公司的.推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作。

  二、信件及报刊杂志转交

  收到信件及报刊杂志时,应快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取。若收件人是集团总裁或其他高管,应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。

  三、快递管理

  1、接待快递员

  熟悉目前与公司有业务往来的快递公司,及时更新快递公司联系人及其联络方式,并热情接待每日前来送、取件的快递员。

  2、转交快递

  收到快递时,快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取,并做好签收登记。若收件人是集团总裁或其他高管,应尽快送至其办公室或通知其秘书前来领取。

  3、与保安交接快递工作

  每天下班前将快递登记簿转交门卫室,第二天早上上班时再将登记簿取回,并同时取回下班时间保安代理接收的快递,通知收件人前来领取。

  四、会务工作

  1、会议前准备工作

  主动关注会议信息,向组织者或组织部门了解会议相关情况,及时记录准备工作内容,并积极协助;协助保洁工人做好会议室准备工作;协助会议组织者做好会议通知等工作。

  2、会议中服务工作

  维护会议室外环境安静,根据会议组织者要求,适时为与会者准备茶水饮料,并随时待命,协助做好其他会务工作。

  3、会议后完善工作

  负责检查和关闭会议室电子设备及电器;协助保洁工人整理会议室,协助会议组织者做好会后完善工作。

  五、每日茶歇时间物品购买及茶歇时间负责

  1、茶歇时间为员工福利,每天早上10:00—10:15分,下午16:00—16:15分,前台接待人员需做好每日茶歇时间物品购买及摆放,一般提前5分钟将物品摆放完毕(茶歇时间音乐由保安负责播放)。

  2、负责咖啡机固定清洗(一般一周清洗一次),及协助保洁人员保持茶水台周边环境的清洁。

  六、行政前台日常事务

  1、保证前台电子设备的正常使用

  前台有触摸屏、电话等电子设备,若设备发生故障可以先找同事检查,若无法维修,可请同事联系供货商或外部维修单位,排除故障。

  2、前台电源管理

  每日下午下班后,须将前台电子仪器电源全部关闭后方可下班。

  3、公司钥匙管理

  前台备有会议室钥匙及个别办公室钥匙,前台应妥善保管以备使用。

  行政前台的工作职责 2

  总要求:主动、热情、认真、勤快

  一、 接待

  1、 文明用语,言谈仪表,大方得体,微笑待人。前台文员的接待一定程度代表公司形象。

  2、 着装大方得体,须穿着有袖上装,最好是职业装。

  3、 客人来访,先请入接待室、电话联系后带入办公室。接着送上茶水。

  4、 客人离开后,及时收拾接待室、领导办公室茶杯。

  5、 离开岗位,找办公室同事顶岗。保持前台有人在岗,要求顶岗者也坐在椅子上。

  6、 不准在前台岗位聊天、喧哗。保持岗位环境整齐、洁净。

  7、 经理办公室盛水器皿保持有水状态,注意提前续水。每天早上换水。

  8、 为领导泡茶。

  二、 清洁卫生

  1、 每天配合清洁工整理领导办公室内务(认真抹桌椅、摘除花木枯黄叶、收拾旧报纸等。

  2、 每周吸尘一次,如太脏立即吸尘。经常清理吸尘器。

  3、 每天上午8:50前到。完成清洁工作,如不够则提早到。

  4、 来到公司先将开水器开关打开。每周一早上将开水器里的积水放完,换水。

  5、 原则上半年清洗一次地毯。如太脏则增加次数。 特别注意:爱护公物,洗地毯、维修空调、装修时,要求桌面、地面都全铺报纸保护,搬动椅子千万小心,千万不要碰坏、划花,就像爱护自己财务一样。

  6、 督促清洁工的'工作情况,有不满意之处,及时指出,如不改善则报告主管领导。

  7、 下班后管好领导办公室、会议室、接待室等门窗。台风天气要检查全部办公室窗户关紧,提醒每个部门关紧门窗。

  三、 绿化业务

  1、 每次紧跟浇花员浇花,做好完全防范。督促清楚黄叶、提前告知更换花木。每天检查领导办公室、公共区域的花木叶子黄了,马上动手摘除,不能等等浇花工来了才处理。

  2、 不定期记录需要更换花木,通知花木公司,跟进换新。

  3、 要求浇花工注意清洁,不准弄脏地毯和桌子。

  4、 换花木弄脏过道时,要及时清洁。

  四、 分发报纸、订报、收邮件、处理旧报

  1、 每天上午及时到楼下取报、分发报纸。

  2、 及时分发邮件到个人。

  3、 前一天旧报受到接待室夹好。

  4、 领导办公室报纸整理好。

  5、 每周五下午把每个部门旧报回收到储物室。

  6、 一季度卖旧报一次,填报《废报处理表》,把钱交到财务室,做好登记。

  五、 联系维修事务

  1、 维修空调,要求出故障及时报告,多催促,讲求效率。直接体现办公室效率,要重视,及时反馈情况:如已联系维修公司人员,安排维修时间等。

  2、 经常观察设施、电器、房屋,及时发现热水器、门窗、门锁故障,马上告知,进行检查,原则上自行维修。需要时联系管理处,了解维修费,是否更换,是否自购零件物品。

  3、 桌椅维修时,如保修期内的新物品,查看购物单联系维修,保修期满的则找固定一家维修公司。

  六、 考勤事务

  1、 做好领导及业务部门经理考勤登记,记录其外出时间、事由。

  2、 保管员工请假单,做好员工休假记录统计。

  七、 复印资料

  1、 有时协助打印文件,要求熟练操作WORD、EXCEL 办公软件。

  2、 负责资料复印,传真。

  八、 会议室、接待室管理

  1、 确保会议室随时可以进行会议。

  2、 会前一小时开窗通风,会前20分钟开空调机。

  3、 会前布置会场:清洁卫生,摆放桌椅,摆花木,挂横幅,摆台卡、烟灰缸、纸巾盒。

  4、 洗手间放纸巾。

  5、 做好茶水供应工作。会前确定供应热茶或者饮料。每半小时加一次热茶。

  6、 会后清洁会场:撤下横幅、收好台卡、清理茶杯和烟灰缸。

  7、 中午不得让人在会议室午休。

  8、 不得在里面用餐。

  9、 不得在会议室、接待室放杂物,制止他人放杂物。

  10、 平时要关闭会议室窗户、窗帘,以防座椅曝晒老化。

  九、 其他

  1、 积极完成领导交代的其它任务。

  2、 协助筹备公司各项活动。

  行政前台的工作职责 3

  1、负责接听校区电话并记录信息,确保及时准确;

  2、负责来访学员及家长的登记、接待;

  3、负责办公用品的盘点工作,做好登记存档。并对办公用品的.领用、发放、出入库做好登记;

  4、保持公司前台清洁卫生,展示公司良好形象

  5、协助完成VIP学习中心行政财务事务与人事事务工作;

  6、负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作,合理使用,降低材料消耗;

  7、协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。

  行政前台的工作职责 4

  1、电话接听及转接,来访宾客的接待;

  2、公司快递资料的接收、转发、登记;

  3、公司资产保管和领用发放,各类行政费用的.结算;

  4、公司办公区环境卫生维护,保证办公设备的正常运转;

  5、起草、传达行政通知及相关文件,协助组织公司各种活动和会议;

  6、负责每月考勤的统计;

  6、公司档案的整理、保管和领取登记;

  7、完成领导交办其它的临时工作内容。

  行政前台的工作职责 5

  1、负责公司总机电话的转接工作,熟悉各分机号码,对未能联络上的电话,记录在案并及时转告、负责来访人员的登记、接待。绝不允许前台空置无人,如有特殊情况,找人接替。

  (1)对来访人员,礼貌的了解基本情况后,请来访者到会议室稍坐,及时联系其要找的人。

  (2)对面试人员,请面试人员出示招聘简历,带到会议室等待,准备好招聘信息表,并通知相关部门领导进行面试。

  (3)接待公司的重要客人或者总经理的朋友等,将其带到总经理办公室,准备好茶、热水及杯子,来宾就位后上茶(根据客人喜好准备茶、咖啡、白水),随时关注来宾是否需要加水,会客完毕后将桌子清理干净(如有吸烟者,准备烟缸,会客完毕后将烟缸清洗干净)

  2、保证行政电子设备的正常使用,包括:打卡机、传真机、复印机等,若出现故障,及时联系供应商,饮用水的订购;员工考勤休假情况的监督与管理,并协助人事进行面试通知、招聘接待及员工入、离职等手续;

  3、日常办公用品、桶装水、工作餐的统计、预订、数据汇总和分摊费用;

  4、打印、复印文件和管理各种表格文件,管理办公用品,管理打印机、传真机、等办公器材;

  5、负责公司领导及需安排午餐客户的午餐预定;

  6、办理新员工工卡、考勤的`指纹预留,负责员工考勤管理、外出登记管理及统计、协助HR部门制作考勤;

  7、公司进行培训、或者召开会议时,须提前到会议室,做好准备工作。包括设备(电脑、投影仪、灯光等)的检查,会议座椅的摆放和清洁等;会议结束后,将会议室回归整齐。

  8、其它行政一般事务,并兼职人力资源助理工作。负责每月办公用品申购汇总,办公用品采购,并对办公用品的领用、发放、出入库进行管理。入职员工办公用品的领用及座位安排

  9、负责公司新进员工办公地点、办公桌椅、门卡、电话、办公用品等前期准备工作以及离职员工的交接工作;

  10、负责与大厦物业、办公设备供应商等协调联系,以维护办公室环境卫生,保障良好的办公环境和办公设施正常运转;

  11、负责员工日常及差旅报销单的初审及上报工作;部门各项费用统计、结算、支付、报销;老总手机充值;更新管理员工通讯地址和电话号码等联系方式;印名片、绿植租摆的预定及与物业的费用对账结账;

  12、负责办公室行政秩序管理,包括办公设备维护、办公家具摆放、办公环境整洁、人员着装等;

  13、负责组织安排公司例会、办公会议或会同有关部门筹备公司其它会议及有关重要活动

  14,负责董事长、总经理及本部门有关文件的打印、复印、传真收发事务;为总监级别以上员工提供文件录入、打印、复印,邮箱管理等行政秘书工作;

  15,负责与其他部门的协调工作,做好信息的上传下达;

  16、负责公司信件、包裹、报纸等东西的收发与转交,收件或寄发快递时,均要做好登记工作,避免快件丢失;统计当月快递发放明细,核对快递公司对账单,报销相关费用。

  17、负责公司员工出差/公司来访客户所需机票、火车票及宾馆预订;

  行政前台的工作职责 6

  1、负责公司前台接待及电话接转;

  2、收发传真,复印文档,收发信件、报刊、文件等;

  3、及时更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系信息;

  4、受理会议室预约,协调会议时间,下发会议通知,布置会议室;

  5、负责订水、订报,信件、包裹的安排及与快递公司的.联系;

  6、负责各级主管交办出差安排等各项工作;

  7、完成上级交给的其它事务性工作。

  行政前台的工作职责 7

  岗位职责:

  1、起草、传达行政通知、相关文件或备忘录;

  2、负责公司印章的管理和车辆的管理工作,包括用章车辆调度、使用,确保车辆及人身的安全;

  3、负责公司办公日常管理工作、综合服务工作、突发事件的处理工作,确保后勤保障到位,工作顺畅和环境优雅;

  4、协助组织公司各种企业文化活动和会议;

  5、负责工会工作、外联事宜等;

  6、完成领导安排的'其他临时工作。

  任职要求:

  1、大专以上文化水平,管理类专业毕业优先;

  2、熟悉计算机操作;

  3、工作热情积极,热爱本岗工作;

  4、有较强的工作责任心和上进心;

  5、具有团队合作精神,善于沟通,有较强的工作协调能力。

  行政前台的工作职责 8

  1、前台区域的管理,保证前台区域干净整洁,文件摆放有序;

  2、接待访客并保证记录完整、准确;

  3、接听电话并转接,记录相关请求并追踪反馈;

  4、按要求预定会议室并提供会议相关其他支持;

  5、协助客户新员工办理门卡以及工牌;

  6、接收快递并通知客户员工按时领取;

  7、日常消耗品的采购(包括办公用品、茶水间消耗品等);

  8、对办公用品的领入、发放、变更进行记录;

  9、办公室清洁、绿植的审查;

  10、协助支持主管或客户需求的.其他事项。

  行政前台的工作职责 9

  任职资格:

  1、中专(普高)以上学历。

  2、有良好的服务意识,待人亲切有礼、谦虚。

  3、有端庄的外表,丰富的内涵。

  4、有积极上进的学习心态。

  5、性别只限女性,年龄20岁至28岁之间;身高158CM至168CM之间。

  岗位工作概述:

  1、负责来访客人的.接待,保持良好的礼节礼貌。

  2、负责总机电话的接听、转接,并做好来电咨询与重要信息的记录工作。

  3、负责公司传真件的收发工作。

  4、负责公司文件、信息和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

  5、负责记录公司相关会议纪要并存档。

  6、负责前台或接待区域的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净;积极协助公司办公区域的卫生清洁工作。

  7、负责做好公司文化专栏的拟稿、张贴;公文、信件、邮件、报刊杂志的分送工作。

  8、负责按照公司印信管理规定,保管部门印章,并对其负责。

  9、负责办公室储藏室物品的保管工作,做好物品出入库的登记。

  10、负责做好公司膳食费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

  11、负责统计每月员工考勤、备案并交财务部。

  12、负责管理好员工人事档案资料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

  13、负责管理办公室各类财产,合理使用并提高财产的使用效率。

  14、负责提出改善部门管理的建设性意见,为部门发展创造有利因素。

  15、有效利用自身工作经验,积极参与公司重大项目的特定安排,体现个人价值。

  行政前台的工作职责 10

  1、负责公司前台接待及电话转接,接待来访客人;

  2、收发传真,复印文档,收发信件、文件等;

  3、文档资料整理存放,报刊管理;

  4、协调会议时间,下发会议通知,布置会议室;

  5、预定火车票、飞机票;

  6、办理新员工工卡,负责员工考勤管理、统计;

  7、负责日常办公用品采购、发放、登记管理,固定资产管理;

  8、维护公司日常办公秩序和办公环境;

  9、与物业等相关部门的'沟通工作;

  10、完成领导安排的其他临时工作。

  行政前台的工作职责 11

  1、负责公司前台接待及电话接转;

  2、收发传真,复印文档,收发信件、文件等;

  3、及时更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系信息;

  4、负责订水、信件、包裹的安排及与快递公司的`联系;

  5、完成公司投标文件的制作;

  6、员工关系、社保核对等人事事务性工作。

  7、完成上级交给的其它事务性工作。

  行政前台的工作职责 12

  1、负责公司前台接待及来访客人接待工作;

  2、负责公司复印文档,收发信件、报刊、票务费用缴纳、公司绿植、清洁公司对接等;

  3、负责协助市场部负责人进行市场信息整理、商机跟进与统计、市场商务等

  4、配合综合部进行人员招聘的`接待和面试引导;

  5、负责公司网站维护、网络软文发布、信函营销、微信公众号宣传等工作;

  6、协助部门开展员工活动和企业文化建设;

  7、完成公司领导和部门领导临时安排的工作。

  行政前台的工作职责 13

  1、负责前台电话接听及转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员;

  2、负责来访客户的`接待、基本咨询和引见;

  3、负责面试人员的登记、接待并通知相关部门面试;

  4、负责公司食堂报餐;

  5、完成领导安排的其他行政事务。

  行政前台的工作职责 14

  1、负责前台日常工作,电话的转接听、各类信件快递的'收发、前台物资的管理维护、人员来访接待等。

  2、负责集团公司的聚餐宴请接待,提供专业的服务工作。

  3、协助行政办完成集团行政日常工作,如员工活动组织举办、办公设施设备的巡查等。

  4、完成上级交办的临时性工作。

  行政前台的工作职责 15

  1、负责来访客人的接待、登记、基本咨询。

  2、负责公办公规范、网络等管理,对异常情况给出改善建议并监督执行。

  3、负责公司用电、用水、电话、通信、绿化等管理工作。

  4、收发各类文件、信函,收集各部门的有关资料、会议记录等交档案室存档。

  5、负责考勤管理,发现员工考勤异常,及时提出改善意见并跟进处理。

  6、协助建立员工档案,、员工关系等常规人力资源工作。

  行政前台的`工作职责 16

  1、负责公司日常的来宾接待及快递管理;

  2、负责客户来访时指引及会议内勤服务;

  3、负责公司车辆管理及司机出车时间管控;

  4、负责公司司机的薪资考核及考勤;

  5、负责公司出差时住宿、交通、酒店等订票管理;

  6、完成领导交办的其他行政总务类事宜。

  行政前台的.工作职责 17

  1、负责电话的接听及转拔,做好重要事件的记录与传达;

  2、负责来访客户的接待指引,会议安排与会议记录;

  3、协助策划组织公司各种活动,做好公司的宣传工作;

  4、负责卫生安全、快递收发、订水订票、办公用品的'采购与管理工作;

  5、上级领导交付的其它临时性工作。

  行政前台的工作职责 18

  1、负责及时、准确接听转接电话,如需要,记录留言并及时转达;

  2、负责接待公司来访客人并及时准确通知被访人员;

  3、负责会议室的预定、管理、服务工作;

  4、负责收发公司邮件、报刊、传真和物品,并做好登记管理以及转递工作;

  5、负责机票及火车票的准确预定;

  6、负责前台区域的环境维护,保证设备安全及正常运转(包括复印机、空调及打卡机等);

  8、协助行政主管完成其他行政事务性工作;

  10、完成上级主管交办的'其它工作;

  行政前台的工作职责 19

  1、负责办公用品管理、考勤管理;

  2、公司内部会议的会务安排工作;

  3、公司内外文件资料的`收发工作,按文件要求及时报送和分发;

  4、负责公司员工招聘、考勤、入职离职手续办理;负责组织公司旅游和员工生日及节日活动;

  5、负责公司的档案管理及各类文件、资料的鉴定及统计管理工作;

  6、协助技术部门投标等事宜。

  7、上级领导交办的其他事情。

  行政前台的工作职责 20

  1、负责公司客户来访、面试、培训人员的接待与安排,熟悉基本商务礼仪,公司企业文化,遵守以及监督各部门日常规章制度和管理条例的'遵循。

  2、负责收发公司快递,文件,复印、传真和打印等设备的使用与管理工作,合理把控公司办公成本,降低材料消耗。

  3、负责日常办公用品采购、发放、登记管理,办公室设备管理;并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。不定时检查用品库存,及时做好后勤保障工作。

  4、具备组织和策划团队活动能力,能够配合公司置办生日会以及策划各类户外活动。

  5、负责公司前台、咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放,职场环境的优化工作,做好细节问题;

  6、协助上级进行内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务。全力推行办公室6S规定,监督各部门保持良好的办公环境。

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