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商务信函中英文范文

信函 时间:2017-07-02 我要投稿
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  商务信函的要求

  一 完整

  在写信时,为了避免传输错误信息,务必使书信的基本内容“按部就班” 、完整无缺。

  例如,在信文中提到收到对方来信,或是在末尾落款时,不可一笔带过,而应准确到具体日期。一般要求写明何月何日,必要时还须写明何年何月何日何时。

  在书写信封时,双方的邮编不可缺少。另外,在书写收信人及发信人地址时,要力求其完整,而不宜采用简称。惟有如此,方能确保书信被及时送达,或是因故被退还时不至于丢失。

  二 清楚

  书写信函时,必须使之清晰可辨。要做到这一点,须注意以下四个方面:

  (1)字迹要清楚,切勿潦草、乱涂乱改。

  (2)要选择耐折、耐磨、吸墨、不、不残、不破的信纸、信封,切勿不加选择,随意乱用。

  (3)要选用字迹清楚的笔具与墨水。在任何时候,都不要用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信,红色、紫色、绿色、纯蓝等色彩的墨水也最好别用。

  (4)在书信里叙事表意时,要层次明、条理清,有头有尾,切忌天马行空、云山雾罩,令人疑惑丛生,不知所云。这是写商务信函要特别注意的一点。

  三 简洁

  写信如同作文一样,同样讲究言简意赅、适可而止。在一般情况下,写信应当“有事言事,言罢即止” ,切勿洋洋洒洒、无休无止。

  当然应当避免为使书信简洁而矫枉过正,走向另一个极端,过分地惜墨如金,而使书信通篇冰冷乏味。

  四 正确

  在写信时,不论是称呼、叙事,还是遣词造句,都必须做到正确无误。

  在信中,杜绝出现错字、别字、漏字、代用字或自造字,也不要为了省事,而用汉语拼音或外文替代不会写的字。

  在书写收信人姓名、地址、职务及尊称时,不允许出现任何差错。

  书写信封时,在收信人姓名之后书写的称呼如“同志” 、“先生” 、“小姐”等等,是专供邮递员或带信人使用的,而并非是发信人对收信人所用的称呼,因此像“大人” 、“爱妻” 、“小弟”之类的私人称呼,是不宜出现的。

  五 礼貌

  写信人在写信时,要像真正面对收信人一样,以必要的礼貌,去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法,就是要尽量多地使用谦词与敬语。

  例如,在信文前段称呼收信人时,可使用诸如“尊敬的” 、“敬爱的”一类提称词。对对方的问候必不可少,对对方亲友亦应依礼致意。在信文后段,还应使用规范的祝福语,等等。

  商务信函的格式

  商务信函主要是为开展业务而用的,其格式与一般书信有所区别,主要有:

  一 称谓

  商务信函的称谓应郑重,私人信函中过分亲昵的称呼在这里是不适用的。

  对于相对熟识的人,你可以称“ × × × 先生”或“ × × × 女士” ,对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅指通信联系而从未谋面的情形。西

  方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的” ,我国习惯上加“尊敬的”一类词。

  商务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的,此时的称呼可以有以下情形:只称其为“先生”或“女士”(或“小姐”) ,且在前边加上“尊敬的”一类字眼以职务相称,如“经理先生” 、“编辑女士” 、“主持人小姐”一类均是。此外,这种情况下不能用太过泛泛的称谓,否则可能收不到良好效果,比如称“有关人士台鉴” ,“有关人士”就可能觉得与己无关而搁置一边。当然,如果能够通过一些渠道打听清楚你要联系的人的姓名,要更好一些。

  二 结尾

  结尾的落款要求和开头相对应,开头是哪种关系程度的称呼,落款也应是相应的程度。比如,称呼是连姓带名的“ × × × 先生” ,落款就是连姓带名的“ × × × ” ;称呼是不带姓的“ × × 先生” ,落款就不带姓。大企业、大单位的商务信函往往是打印的,但落款处还要有亲笔签名。

  三 信笺和信封

  一般的企、事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的业务活动来说,对此两项也有比较严格的要求。一般来说,信笺、信封都应有单位的名称、徽标以及地址、电话,样式上应稳重而具有吸引力,质地上尽可能优良,印刷上尽可能优美,借以表明单位的实力和形象。

  中文商务信函范文

  xx市兴达贸易有限公司:

  贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中,所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事,深表歉意,此事已引起我方高度重视,现已就此事进行调查。

  经有关邵门查实:我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌,出厂时,经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂,是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失,我公司再次深表歉意,并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度,以及公证人证明和检验证明书,我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。 对此,我们将引以为戒,查找工作中存在的问题和不足,制仃改正措施杜绝此类事件的发生。 希望能够得到责公司谅解,继续保持良好的贸易往来关系。

  候复

  xx市光明家具有限公司

  英文商务信函范文

  20 May 2003(Date Line 日期)

  Kee & Co ., Ltd

  34 Regent Street

  London , UK(Inside Address 收信人地址)

  Dear Sirs :(Salutation 称呼)

  We have obtained your name and address from Dee & Co . Ltd , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us .

  We have been importers of shoes for many years . At present ,we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations .

  If your prices are competitive we would expect to place volume order on you .We look forward to your early reply .( Body 信文)

  Yours faithfully(Complimentary Close 客套结束语)

  Tony Smith(Signature Block 签名栏)

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