档案管理制度

时间：2023-05-17 15:40:09 制度我要投稿

档案管理制度范文

　　在学习、工作、生活中，很多场合都离不了制度，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是小编收集整理的档案管理制度范文，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

档案管理制度范文

档案管理制度范文1

　　1目的

　　为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

　　对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

　　2范围

　　本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。

　　本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

　　3职责

　　各过程管理部门职责：

　　负责确定所管理的过程的文件需求。

　　负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

　　负责过程管理文件的组织编制。

　　负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。

　　负责文件更改内容等。

　　生产部职责：

　　负责管理手册的编制。

　　负责体系的认证和日常维护管理工作。

　　各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

　　各部门负责本部门记录的建立与管理。

　　4程序内容

　　确定文件种类

　　为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

　　外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准;上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。

　　综合管理体系文件

　　a.方针、目标和指标;

　　b.实现方针、目标和指标的策划;

　　c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

　　资料和记录

　　相关的资料包括但不限于：

　　a.各类分析/评价/统计数据;

　　b.特种设备及其附件的安全技术监察资料;c.建设项目可行性研究报告、HSE预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见;

　　d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录; e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;

　　f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南; g.危化品应建立一栏三卡

　　h.设施的设计、运行技术资料;

　　i.供应商和承包商档案;

　　j.作业许可证等;

　　k.其他资料。

　　提出文件的编制和修改需求

　　公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。

　　过程负责人确定所管理的过程的文件需求。指定编写人

　　如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。管理手册由生产部负责编制;部门各过程管理类文件由过程负责人负责组织编制;

　　进行编写

　　按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：

　　a.目的：明确编制本文件要达到的目的

　　b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围

　　c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇

　　d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录

　　i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图文件的编号按如下要求：

　　记录编号

　　文件层别号

　　文件类别

　　公司代号jP

　　其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03等;

　　文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。

　　例子：

　　文件编号：jP-AQ-0201《法律法规标准规范管理程序》表格编号：编号jPL-AQ-0201/01，其中01表示对应程序的第一张记录。

　　所有文件必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。

　　评审和审批

　　文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交

　　相关部门主管审阅会签，并由文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字;如果不同意将文件返回文件编写人，待修改完毕后再批准。

　　文件审批权限。

　　a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。b.过程管理文件由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。

　　c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

　　发放控制

　　生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。

　　各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。

　　各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。

　　使用控制

　　生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态;每季度备份一次电子版文件。

　　管理体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件;不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

　　文件更新

　　文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》，生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。

　　当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出

　　文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。

　　安全记录管理

　　建立记录清单

　　安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。安全记录的使用

　　按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。收集

　　定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。

　　储存、保护

　　记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。

　　保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。处置

　　记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。

　　5相关文件

　　无

　　6相关记录

　　AQ-0202/01文件控制清单

　　AQ-0202/02文件发放、回收记录AQ-0202/03文件更改通知单AQ-0202/04安全记录台帐AQ-0202/05评审记录档案管理制度范文二：

　　为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：

　　1.档案管理的范围

　　本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。

　　2.档案的管理部门

　　公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。

　　接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。

　　3.档案的分类

　　在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类：行政管理、人事管理、财会档案、生产经营管理、技术质量安全管理、基建档案、外来文件、声像档案、实物档案、其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。

　　实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

　　4.归档要求

　　归档的文件材料要完整、系统、准确。

　　归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

　　存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

　　档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的`时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚，字迹工整、清晰，装订整齐。

　　档案盒内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

　　文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

　　归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

　　5.档案的查阅和借阅

　　查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

　　查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。

　　原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

　　借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找;

　　按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，网，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅;

　　要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人;所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写;借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚;

　　档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任;

　　调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

　　6.档案的移交

　　档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

　　7.档案的保管

　　要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

　　档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

　　8.档案的销毁

　　公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁

　　管理制度

　　1.为规范机关及项目部文印管理，提高文印质量，根据有关规定，结合实际，制定本制度。

　　2.文印工作必须坚持“统一管理，分级负责”的原则，公司综合事务部为本公司文印管理职能部门，主管公司处理工作，各部、室、项目办及各项目部负责本部室各自的处理工作。

　　3.公司必须由公司综合事务部统一收发、分办、传递、督办、缮印、用印、立卷、归档和销毁。

　　4.公司行文程序规定如下：

　　根据文件性质和内容，由相关职能部门承办拟稿，部门负责人核稿签字，如多部门联合行文，必须由联合行文的部门会签后送公司综合事务部审稿。属行政序列文件须经行政领导签发，公司综合事务部统一编排字号和登记后，并打印出来。相关职能部门原拟稿人校对后，再缮印、用印和封发，文件底稿加盖公章后由档案室存档。

　　5.各类的拟稿、修改和签字必须使用钢笔，不准使用元珠笔和铅笔。经修改后的底稿，如果稿面较乱，必须由拟稿人或承办部门清稿后交付签发和打印。

　　6.上行文的呈办，下行文的执行、检查，均由拟文部门负责。

　　7.公司设立档案室，统管各类文件。实行文件立卷归档制度。档案管理人员负责并及时地对各类文件进行分类、标引、立卷、存档。

　　8.凡公司和各项目部在各项工作中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应及时交档案室统一归档。

　　9.严格履行文件阅办手续。凡需借阅、传阅文件，均须及时签字、登记。档案管理人员须敦促限期归还。

　　10.外单位人员需查阅本公司案卷，必须持介绍信。查阅一般性案卷，由综合事务部部长审批;查阅重要和重要资料须经公司总经理审批。

　　11.归档和资料的复印或复制，必须经分管领导审批，并要在档案管理人员的监督下完成复印或复制工作。

　　12.严格保密制度，严守国家机密。凡属机密文件，承办部门或个人不得擅自带出分散保存，一律交档案室集中保管。密级文件未经上级批准，不允许复制。根据上级机关的要求和安排，人员应按时上交标密文件。

　　13.有关的具体处理办法，按《处理办法》执行。

　　文档管理制度

　　1.目的

　　为加强公司的档案管理，安全有效地保管和利用档案，特制定制度如下：

　　档案管理包括公司所有的文档、技术、设备、财务和人事等文本、图表和声像等不同形式的资料。

　　本公司所有职工有保护义务。

　　2.行文条例

　　公司行文由发文部门拟办后呈部门负责人核稿，一般情况下报总经理签发，最后送至综合事务部打印发文。

　　公司收发各类文件，根据文件性质，报总经理批示办理，并及时做好文件的登记、归档工作。

　　公司领导不在时由指定的负责人负责各类行政性文件的签发、批示。

　　3.管理

　　工作人员在工作中形成的各种材料应及时移交至本部门，集中管理，个人不得据为己有。

　　各部门的工程技术资料一般按年定期汇总移交至综合事务部管理，综合事务部根据文件资料性质，定期汇总存档。

　　公司举办重大活动应通知档案管理人员参加，收集活动中的材料，集中管理。

　　财务资料由财务人员按规定管理。

　　各种资料应建立电子文档，实行电子化档案管理。

　　销毁档案必须经过总经理认可，才可以销毁。禁止管理人员擅自销毁。

　　禁止个人将公司档案及复印件送他人或出卖。第4/5页

　　公司对保密档案，落实专人妥善保管。

　　综合事务部应严格按档案性质、类别、保存年限来处理档案，意见先报公司总经理。

　　4.责任

　　有下列行为者，将根据公司有关规定和国家法规，给予责任行为人行政、经济处罚，情节严重的，给予解聘直至追究法律责任。擅自涂改档案。

　　未按规定办理档案登记，擅自拿走档案。

　　未按规定向他人提供档案。

　　损毁、丢失属于公司所有的档案。

　　档案管理人员玩忽职守，造成档案损失。

档案管理制度范文2

　　第一章总则

　　第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。

　　第二条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。

　　第二章档案归档

　　第四条归档范围

　　通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理、工程验收、工程报批资料等。

　　合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。

　　设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备;生产部设备、工程部设备、Qc部设备等。

　　员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。

　　产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告、产品重大质量事故资料等。

　　检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等;

　　批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。标准操作规程。

　　验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、Qc设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。

　　行政类文件：

　　行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等;

　　各类。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复;

　　各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等;人事任命、劳动纠纷等;

　　各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等;

　　所有加盖公章的文件复印件;

　　在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的'历史记录。

　　第五条归档时间

　　各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时内到档案室办理归档手续;设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档;

　　员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续;

　　计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续;

　　供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的

　　资料到档案室办理归档手续;手续;

　　验证文件随时产生随时归档，验证主计划按年度归档，于每年月25记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次;批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档

　　日之后2月5日之前到档案室办理归档手续;其他文件每周一集中归档一次。

　　未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节

　　轻重予以相应处理。

　　第六条归档份数

　　原件全部归档，并注明份数、出处。

　　使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

　　第七条归档要求

　　由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。文件必须通过系统整理后再归档。

　　文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。

　　第八条归档手续

　　各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。

　　第三章档案的收集与整理

　　第九条档案的收集

　　由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。

　　由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、

　　全面的整理。

　　收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。

　　第十条档案的整理

　　档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：

　　7、8、9位代表流水号001～999。、6位为档案柜号。、4位为二级分类的编号。、2位为一级分类的英文缩写。

　　第四章档案建档

　　第十一条分类梳理

　　归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。第十二条档案专用章

　　所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。第十三条档案编号章档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。第十四条检索目录

　　所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。

　　第十五条电子备份

　　重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

　　第五章档案使用和归还

　　第十六条档案使用

　　文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。

　　借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准;十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。

　　借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。

　　借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签;五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续;原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查;

　　外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准后方可使用。

　　按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案;违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款;造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

　　第十七条档案归还