工程公司档案管理制度

时间：2023-02-22 16:16:56 制度我要投稿

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工程公司档案管理制度

　　在快速变化和不断变革的今天，制度在生活中的使用越来越广泛，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。那么拟定制度真的很难吗？以下是小编整理的工程公司档案管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。

工程公司档案管理制度

　　总则

　　(一)为了加强对工程资料的管理，完善和规范公司管理制度，特制定本规定。

　　(二)本规定适用于公司总部及项目部。

　　一、管理责任部门及相关人员职责

　　(一)人事行政部负责制度的推进以及各部门档案管理体系的建立、优化与督察，并直接向人事行政部经理负责。

　　(二)总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。

　　(三)部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制登记表》、《档案查阅登记表》、《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》，和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。

　　(四)各部门资料员/资料管理员

　　1、制度在部门的执行;

　　2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作;

　　3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期分类整理保存。

　　二、档案分类及归档范围、要求

　　(一)文书档案

　　1.1归档范围：

　　1.1.1、集团资料

　　各类营业证照(营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等

　　公司章程

　　集团公司发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文

　　1.1.2、红头文件

　　公司下发和上报的各类正式行文

　　1.1.3、外来文件

　　各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件

　　1.1.4、会议资料

　　会议纪要利用明源流程存档

　　专题会会议讲义

　　1.1.5、法律文件

　　合同、协议审核;

　　诉讼材料

　　1.1.6、物资采购合同

　　1.1.7、车辆资料

　　公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料

　　1.2归档要求：

　　1.2.1、集团证照资料：由财务部关注各类营业证照更新时间，保证证照及时更新，做好使用登记以及复制登记。

　　1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件及外来相关文件移交行政部;车辆资料直接移交车辆管理员。

　　1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。

　　(二)人事档案

　　2.1、归档范围

　　2.1.1劳动合同、聘用协议;

　　2.1.2一般员工转正、调动、任免、离职、降职文件;

　　2.1.3职称评定材料;

　　2.1.4面试表;

　　2.1.5劳务合同纠纷及处理材料;

　　2.1.6员工培训计划、总结、方案

　　2.2、归档要求

　　2.2.1由人事专员保存于部门档案柜;

　　(三)建设类档案

　　3.1、归档范围(附件：详细列表)，集中于工程部：

　　3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同(协议)。

　　3.1.2预算、结算文件：

　　3.1.3项目核准(立项)阶段

　　3.1.4方案审查阶段

　　3.1.5初设审查阶段

　　3.1.6施工许可证阶段

　　3.1.7预售阶段

　　3.1.8竣工验收备案登记阶段

　　3.1.9产权证办理阶段

　　3.2、归档要求

　　3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交相关的管理人员。

　　3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成后及时将资料整理归类造册，合理保存。

　　3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图(变更图纸)上加盖“变更确认”章。

　　3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交负责人保管。

　　(四)会计档案

　　4.1、归档范围

　　4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证;

　　4.1.2、会计账簿类：

　　(1)总账;

　　(2)现金日记账，

　　(3)银行存款账、银行明细账;

　　(4)辅助账簿;

　　4.1.3财务报告类：

　　(1)年度决算报表(经会计师事务所审计后);

　　(2)月度、季度财务报表;

　　(3)不定期重要一次性报表;

　　(4)审计报告;

　　(5)验资报告;

　　(6)资产评估报告。

　　4.1.4其他类：

　　(1)会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册;

　　(2)银行存款余额调节表、银行对账单;

　　4.2、归档要求

　　4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。;

　　4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后妥善保管。

　　(五)实物档案

　　5.1、归档范围：

　　5.1.1、照片、音像类

　　(1)反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。

　　(2)党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。

　　(3)公司组织或参与的重大外事活动。

　　(4)记录公司重大事件。

　　(5)与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。

　　(6)其他具有保存价值。

　　5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等

　　5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等

　　5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物

　　5.2、归档要求：

　　5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放;数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。

　　5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。

　　三、档案移交、整理、编号

　　(一)移交

　　1.1、各部门档案管理人员在留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。

　　1.2、各部门培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必须将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才给予核报。

　　(二)整理

　　鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜

　　(三)编号

　　(公司)简称+(业务部门)简称-档案类别代码(一级+二级)-年度+顺序号;

　　四、档案的利用

　　(一)查阅

　　1.1、查阅的授权范围

　　(1)总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。

　　(2)部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。

　　(3)普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。

　　(4)跨部门档案查阅需由主管领导批准，并填写借阅单。

　　(5)由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。

　　1.2、档案查阅程序要求

　　(1)权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。

　　(2)权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。

　　(二)借阅

　　2.1、借阅程序要求

　　(1)员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料;

　　(2)各部门档案管理人员员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案查阅登记表》上签字，备查。

　　2.2、档案的归还

　　(1)借出的档案原件，档案管理人员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。

　　(2)档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。

　　2.3、其他规定

　　会计档案原则上不借出。

　　(三)档案复制

　　申请复制档案者完成审批流程后，由档案管理人员调取档案原件进行复制提供给查阅者。

　　五、档案的保管

　　(一)档案的保管期限

　　各部门的档案管理人员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。

　　(二)专项档案的保管规定

　　2.1、公司各部门档案(含会计档案)：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。

　　2.2、电子版档案的传递和保存

　　(1)原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。

　　(2)人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。

　　(3)每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。

　　(三)档案的正式装盒、造册

　　3.1、装订要求：参照统一标准进行。

　　3.2、装盒：人事行政专员于每年固定时间进行上年档案的正式装盒造册及调整工作。

　　(四)档案的存放

　　档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录(分目录)及备考表。

　　装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列。

　　(五)档案意外损毁的处理

　　档案丢失或发生意外损毁时，档案管理人员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报部门经理审核，总经理审批。

　　档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。

　　六、档案的销毁

　　(一)目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。

　　(二)程序及要求

　　2.1、档案管理人员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交部门经理及总经理审核，经总经理审批同意后予以销毁。

　　2.2、正式销毁前档案管理人员应再次进行核对;销毁时应有档案管理员和监销人同时在场;销毁后监销员在销毁登记表上签字确认。

　　2.3、档案销毁情况应做到及时登记。

　　(三)会计档案的销毁

　　3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

　　3.3、销毁会计档案时，应当由至少两人共同销毁并签字确认。

　　3.4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务负责人。

　　3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　七、档案保密制度

　　1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容;

　　2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁;

　　3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容;

　　4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理;

　　5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关的工作;

　　6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地;

　　7、公司领导或与公司利益密切相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露;

　　8、对模范执行本规定者，公司给予表彰奖励;对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将给予行政、经济处罚;对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。

　　本办法自颁布之日起执行。

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