档案管理制度【热门】
在学习、工作、生活中，很多地方都会使用到制度，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。你所接触过的制度都是什么样子的呢？下面是小编收集整理的档案管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
档案管理制度1
物业公司员工培训档案管理
员工培训是一项繁杂、艰巨、长期的工作,这就要求我们负责培训工作的各级干部员工,必须认真负责地做好员工培训档案的.归档和管理工作。
1.0由各部门(各子公司、各管理处)建立员工个人《员工培训档案》(表格or-004),将该员工参加的所有培训,按《员工培训签到表》(表格or-005)所列内容,详细填写,作为员工晋升、调薪、年度考评的条件之一。
2.0除非该员工离职(或被辞退、除名),否则该员工的培训档案将长期保存,并随该员工在本公司内部工作单位的调动而调转。
3.0无论那一种类培训,从培训申请到考核结束,各部门(各子公司、各管理处)培训负责人每次都应认真做好培训记录,按规要求填写相应记录表格,在培训结束后归档备查。
4.0培训记录至少保存一年(员工个人员工培训档案除外)。
5.0教育培训部负责建立各部门(各子公司、各管理处)负责人的培训档案。
档案管理制度2
第一条、根据国家政策和法律法规及集团公司管理制度的相关规定，为了规范管理安全生产档案，加强痕迹资料的管理，认真执行各项规章制度，结合万隆公司的实际情况，特制定本制度。
第二条安全生产档案的建立
（一）收集整理企业法定证照，企业负责人、安全管理人员、特种作业人员上岗资格证照，从业人员登记表及上岗证。
（二）收集整理安全生产机构设置文件，逐步建立安全生产责任制，层层签订的安全环保责任书。
（三）收集整理各项安全管理规章制度、安全操作规程和相关应急救援预案。
（四）收集整理各项规章制度的资料、记录等：
1、按照安全生产教育培训制度的要求收集整理教育培训记录及资料，包括送出去和企业自身进行的安全培训教育、考核、持证情况等；
2、按照安全生产例会制度建立各类各次会议的记录档案；
3、按照安全生产检查制度建立安全检查档案，包括企业负责人、各级领导和安全管理人员的检查记录；
4、按照设备设施管理制度建立设备设施档案，包括生产厂家资质、出厂合格证、使用说明书、安装资质证明、检测检验合格证明以及操作使用、点检、维护、修理等资料和记录；
5、按照危险源管理制度建立危险源管理档案，包括危险源的识别、评估分析、管理、监控的记录和资料；
6、按照隐患排查与整改制度建立隐患排查治理档案，包括排查、
治理、验收等记录和资料；
7、按照劳动防护用品管理制度建立劳动防护用品档案，包括劳动防护用品的购买、仓储、发放、使用、管理的记录和资料；
8、建立安全、环保投入资金的提取、管理、使用档案；
9、按照伤亡事故管理制度建立事故调查处理档案，包括事故调查的记录、笔录、处理过程、事故报告、结案批复等；
10、其他有关安全生产的档案资料。
第三条安全生产档案的管理
（一）本机构的安全生产档案，由安全环保科办公室负责收集、整理、保管；车间、班组的安全教育培训、安全检查和隐患整改等资料，统一整理交由安全环保科保存。
（二）存入安全生产档案的资料，要分类整理，按照时间先后编写页码，制作目录，成套成盒保存，不得杂乱无章。
（三）安全生产档案系保密资料，除有关政府主管部门在依法检查时可以查阅外，其他无关人员，外界人员均不得借阅。若因工作需要查阅的，须经单位主要领导批准。查阅结束后，档案管理人员应及时收回档案室保存。
（四）档案室应随时保持通风干燥，严防虫蛀、鼠咬、严防潮湿、水浸，严防火灾，应设防火警示标志，建立用火制度。发生火灾时，应首先将档案资料安全转移。
第四条违反本制度的责任
（一）未按本制度第二条规定建立安全生产档案，具有下列行为的，责令限期改正，逾期不改正的.，处以100元以上500元以下责任扣款，仍不改正的，按管理权限给予警告、记过、留用察看，直到辞退或开除的处分。
1、未建立安全生产档案的；
2、安全管理活动无记录的；
3、记录不规范、不完整的；
4、设备档案不完整又不收集的。
（二）未按本制度第三条规定管理安全生产档案，具有下列行为之一的，责令限期改正，逾期不改正的，处以100元以上500元以下责任扣款，仍不改正的，按管理权限给予警告、记过、留用察看，直到开除的处分。
1、档案管理混乱，未归类保存的；
2、未按保密规定，丢失档案资料的；
3、档案室未建立用火制度，未设防火标志的；
4、因管理不善造成虫蛀鼠咬、残缺不齐的；
5、因管理不善造成水浸、受潮的；
6、不重视档案资料管理的。
档案管理制度3
(一)档案工作制度
1、档案工作是测绘管理工作的一部分,须有一名领导分管。
2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报,以便及时了解档案工作动向,掌握房产测绘档案工作。
3、档案工作由分管领导负责,对档案员进行业务指导,在档案移交时检验案卷质量。
4、遵照“集中统一管理”的原则,测绘档案应集中存放在测绘档案室,实行统一管理。
5、根据国家有关档案管理的规定,结合单位档案工作的实际适用测绘实际的保管期限表、归档范围等。
6、建立以档案员为骨干的档案工作网络,定期检查。
7、编制各种检索工具、参考工具,积极为测绘管理提供便利,及时做好登记和统计工作。
8、档案人员应加强学习,不断提高思想觉悟和不断更新业务知识,使测绘档案工作更趋规范化、科学化。
(二)档案工作人员岗位责任制
1、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国的档案法》和《保密法》规定的各项条款,依法办事;认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。
2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作,努力提高案卷质量。
3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况。
4、做好档案的利用服务工作,编制多种检索工作和参考资料做到调卷及时迅速、准确无误。
5、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全防护工作,维护国家的档案不受损失。
6、刻苦学习档案业务知识,提高业务能力和学术水平,努力实现档案管理科学化、现代化。
7、遵守保密制度。未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案的机密和内容,确保档案机密的安全。
(三)档案资料归档制度
1、凡是委托测绘的成果及图纸、草图等均属归档范畴。
2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是档案员的任务之一,应列档案员的职责范围,建立岗位责任制,同时搞好档案集中和统一管理工作。
3、在工作中形成的具有保存价值的文件资料,均应整理立卷后归档,由档案室统一管理,不得分散在部门或个人手中。
4、每月底以前,档案员必须将上一年度档案材料按要求整理立卷归入处室档案,并将其档案材料存放档案室。
5、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录,做好向档案室移交的准备工作。
6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收,移交时应履行移交手续,填写移交清册。
(四)档案库房管理制度
1、努力创造条件实现档案现代化管理,使库房管理更趋科学化。
2、库房由档案人员负责管理,并负责每天检查门窗电的开关情况。
3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件,并每月检查一次,发现问题及时处理。
4、明确各类档案的界限,实行分类分柜存放保管。
5、库房必须具有专用橱柜,并被有必要的安全保护设施,以确保档案的安全。
6、非档案室工作人员不得进入库房,查阅档案不得在库房内进行。
7、库房内不得堆放其他物品,以保证库房的整洁。
(五)档案保密保卫制度
1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。
2、档案室设专用档案库房,配置专用档案橱柜存放档案。
3、档案室内应设置阅览档案室,建立监阅制度,防止失密、泄密。
4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理,钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时,必须办理交接手续。
5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家,或探亲访友,或出入公共场所。
6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料,不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密;不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。
7、非档案人员不得进入库房,不得在库房中接待亲友。
(六)档案资料借阅制度
根据《档案法》和有关规定,特制定本制度。
1、外单位查阅档案,应持单位介绍信。
2、查阅各种档案必须在查阅室进行,未经同意,不准私自带走。
3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的档案,应经单位领导同意。
4、档案严格控制借出,如确因工作需要,应经本单位领导批准,借出时间一般不得超过三天。借阅期间,要确保档案的安全。
5、利用档案者,必须注意保守机密,不得任意泻漏和向外公布。
6、查阅档案,必需注意保护档案不得在文件材料上圈点。批注、勾画、污损,更不得拆卷抽取;撕毁原件,违者将依据《档案法》规定追究责任。
7、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例,利用者责任向档案室提供信息反馈。
(七)档案销毁制度
1、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。
2、凡需销毁的档案必须编造清册,并撰写包括:本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。
3、销毁档案时必须有两人以上进行监销,在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期,并需签名盖章以示负责。
(八)档案保管制度
1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号,档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐,
重点档案和一般档案要分别保管并定期检查,对破损和模糊不清的档案、资料及时修复和复制。
2、认真落实档案库房的八防措施。库房内严禁吸烟和存放易
燃品,库房内外放置灭火器材,以应急需;库房门窗要装置防盗设备,及时关开、上锁,钥匙由专人专柜保管,不得随身携带;经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生;注意观测库房温湿度,尽量控制在规定标准;每年四月份放置一次杀虫剂,并视情况及时采取措施,防止鼠咬虫蛀。
3、对档橱、架要经常进行保养,防止锈蚀,保持美观清洁。
4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查,并作记录。
(九)档案统计与汇报制度
档案统计,是掌握情况,分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作,特制度如下统计制度。
1、办公室要指定专人兼管档案统计工作;负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作;负责上级档案部门需要的'各种报表的填报工作。
2、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础,应结合实际,做好各项原始材料的登记,主要包括下述内容:卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。
3、建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据,按上级部门的要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。
4、上级档案部门需要的各类报表,要按时间要求,准确无误地报出,所报各类数据不得弄虚作假。
5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行,随时保证档案与帐目相符;每年底对本年度的各类数字要进行综合统计,形成完整的统计资料。
档案管理制度4
1.目的
通过对防火档案进行规定,确保商场的安全性。
2.适用范围
适用于商场各类防火档案的管理。
3.主要职责
严格按规定执行,确保商场的安全性。
4.内容
商场物业需根据政府规定建立完善的防火档案,并予以妥善保管。
4.1物业商场物业分管的档案
4.1.1各级防火组织及其成员名单。
4.1.2各部门防火责任制。
4.1.3商场各项消防安全管理制度。
4.1.4公安消防部门的来文。
4.1.5消防安全检查记录。
4.1.6员工消防安全培训教材。
4.1.7消防演习计划、记录。
4.1.8火警、火灾事故的调查处理资料。
4.1.9消防工作年度总结报告。
4.2.0奖罚记录。
4.2.1其他有关消防资料。
4.2工程部分管的档案:
4.2.1各种消防设施器材的布局平面图。
4.2.2各种消防设施器材的技术资料。
4.2.3自动报警系统的检测资料。
4.2.4自动喷淋系统的检测资料。
4.2.5防排烟设备、防火门、消火栓等到防火器材的检测资料。
4.2.6供水系统的检测资料。
4.2.7避雷装置系统的.检测资料
4.2.8危险品使用、保管安全制度及资料。
4.2.9动用明火作业的申请及作业记录资料。
4.2.10电气设备的开关、线路及照明灯具的检修资料。
4.2.11更改消防设施的报告、批文及作业记录等资料。
4.2.12其他消防器材设施方面的资料。
档案管理制度5
一、努力学习档案管理业务，严格执行档案管理制度、规定和规范。
二、负责各类档案的'收集、整理、立卷、归档工作。
三、负责档案的保管、借阅、回收工作。
四、负责对各科室档案资料管理的检查指导。
五、严格遵守档案管理和保密制度，不得造成档案的毁损、丢失、泄密，不得擅自提供、复制档案，确保档案的安全。
六、完成其它工作任务。
档案管理制度6
（一）总则
1、为了加强师资管理，及时发现人才培养人才，不断搜集、积累教师业务水平情况，对教师教学科研水平进行考核，必须建立健全教师业务档案，充分发挥业务档案在对教师进行考核、评估、晋升、奖惩方面的作用，特制定本办法。
2、教师业务档案主要收集和记载教师在教育教学、科研活动中形成的主要成果材料（教学任务完成情况、教学水平、教学效果、科研论文、专著、教材等以及对这些材料的评价，专家的学术鉴定材料、图片等）。
3、对教师业务档案的认真收集、整理是加强教学，科研管理的重要举措之一。
（二）业务档案搜集
1、建立健全业务档案材料的搜集整理制度，材料要全面、完整、准确，由专人负责管理。
2、通过各种渠道收集教师任课、进修、观摩教学、改革教学方法、科学研究等成果、学术活动、外语状况、计算机情况、学术水平鉴定及参加有关会议总结等材料。
3、对归档材料要验证真伪和完整与否，要求用黑钢笔或黑水笔填写，书写字迹工整，不得用铅笔、圆珠笔填写。
（三）业务档案材料的管理
1、对材料收集整理时档案管理的基础工作，是政绩材料向档案转化的重要步骤，这是项经常性的工作。对接收来的材料，按理卷的要求进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，大致分为六类；
（1）个人基本情况：包括登记表、学历及职称复印件、奖惩复印件等；
（2）教学活动，包括任课、进修、观摩、改革教学方法、更新教材、改进实验方法、设备、措施等；
（3）学术活动，包括参加学术研讨会议、学术交流，学术任职等（具有复印件）。
（4）科研活动，包括教学资料编写，科研论文，著作科研成果的.登记及复印件；项目的立项运作，完成的情况；
（5）计算机、外语考试、培训学习情况（证书复印件）；
（6）教学竞赛获奖证书、教案、反思及专家评课资料，业务上的工作奖励、鉴定、评语等据实记载（证书复印件）；
2、对档案材料的整理工作要求及时准确，利于考核、考查材料的准确程度及学术价值；
3、业务档案的使用，要确定阅档人员范围，建立业务档案传阅制度。
档案管理制度7
1、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。
2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。
3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。
4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。
5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。
6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。
7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
8、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。
9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的'贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。
10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。
11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。
12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。
13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。
14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。
15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。
16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。
17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。
18、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。
档案管理制度8
1.目的
规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。
2.适用范围
适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。
3.职责
公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。
4．程序
4.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的个人
档案袋，电子档案以HR信息管理系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的.信息资料。
4.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：
身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。
4.3 员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构进行代保管
本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加中国共产党、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。
4.4 档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的动态变动材料收录入个人的纸
质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。
4.5 本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。
4.6 调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理
部经理批准。
4.7 所有调阅档案，均需登记备案。
4.8 离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员
档案应妥善保管三年以上销毁。
档案管理制度9
1为规范档案管理，充分发挥档案作用，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。
1.2本制度适用于公司系统各单位，公司下属单位可结合实际，制定本单位的档案管理制度。
1.3公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。公司档案室负责集中管理全公司各种类和载体的档案，各部门负责本部门资料的归档和管理工作，人事部负责人事档案的管理工作。
1.4公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任制。各部门及有关人员按照其岗位职责，负责本岗位在工作中产生的各类载体材料的归档工作。
1.5部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整理，填写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。
1.6公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责，任何人不得拒绝归档，对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。
2文件材料的归档
2.1归档范围
凡公司在各项工作活动（包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等）中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围，包括但不限于以下内容：
2.1.1发文、收文(上下级单位和外单位的来文)。
2.1.2会议材料：由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料，包括会议指南、会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等，以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料。
2.1.3各类统计报表、统计资料，生产经营简报、月(周)报。
2.1.4公司规划、经营分析、财务分析等专题材料。
2.1.5合同协议文本包括合同协议（正本）、合同审批（会签）表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
2.1.6调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料。
2.1.7科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、鉴定报奖、推广应用等材料。
2.1.8基建项目材料包括公司基本建设项目前期材料、设计、施工、监理、竣工和验收文件图纸等材料，以及使用、维修、改建、扩建等材料。
2.1.9会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移交清单等。
2.1.10上级视察、对外交流、工作组调研、党政工团等各项业务管理与活动中产生的文件(交流)材料、报告、录音录像及照片等。
2.1.11上级或其它单位颁发、赠与的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗，以及上级领导或名人的题词、书画、签名留念册等。
2.1.12公司及各部门负责印制的对外宣传材料、印刷品、音像制品等。
2.1.13依靠传播媒体展现的、有保存价值的，以特殊载体或电子形式存在的有保存价值的网站文件、电子邮件、多媒体文件、程序文件、结构性文件等。
2.1.14电力营销过程中形成的具有保存价值的各种资料和记录。
2.2归档文件材料来源
2.2.1公司内部形成的文件材料。
2.2.2公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件材料。
2.2.3公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。
2.2.4公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料。
2.2.5公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料
2.2.6公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材料。
2.2.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。
2.3归档文件材料载体
归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
2.4归档时间
2.4.1管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
2.4.2科研课题、基建项目、信息化项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
2.4.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
2.4.4公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
2.4.5会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案室移交。
2.4.6审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集整理，在工作结束后的次年6月前向档案室移交归档。
2.4.7合同(招投标)文件在合同办理完毕后三个月内向档案室移交归档。
2.4.8磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
2.4.9电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致。
2.4.10下列文件材料应随时归档
2.4.10.1变更、修改、补充的文件材料。
2.4.10.2公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。
2.4.10.3公司产权变动过程中形成的文件材料。
2.4.10.4其他临时活动中形成的文件材料。
2.5归档要求
2.5.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
2.5.2归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。
2.5.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
2.5.4具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
2.5.5归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
2.5.6归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
2.5.7公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。
2.5.8各部门文书人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。
2.5.9交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
3归档文件的分类和定义
公司档案分为：A文书档案、B生产运行档案、C会计档案、D工程建设项目档案、F审计档案、G照片档案、H合同档案、K科研档案、R荣誉、实物档案、S传媒电子档案、X信息化项目档案、Y营销客户档案、Z招投标档案。
3.1文书档案
文书档案是指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。
3.2生产运行档案
生产运行档案是指企业在电力生产、调度运行中形成的有保存价值的历史记录。
3.3会计档案
会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
3.4工程建设项目档案
工程建设项目档案是指从建设准备阶段到项目竣工验收以及运行维护技术改造过程中形成的、具有保存价值的历史记录。
3.5审计档案
审计档案是指在各类审计活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其它形式存在的.历史记录。
3.6照片档案
照片档案是指企业在社会活动中直接形成的以静态图像为主的有保存价值的历史记录。
3.7合同档案
合同档案是指企业在各类活动中与自然人、法人或其它组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程纪录。
3.8科研档案
科研档案是指在科学技术研究与管理、知识产权管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像等各种形式的历史记录。
3.9荣誉、实物档案
荣誉、实物档案是指企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。
3.10传媒电子档案
传媒电子档案是指企业或者个人在社会活动中形成的、依靠传播媒体展现的、具有保存价值的，以特殊载体或电子形式存在的历史记录。
3.11信息化项目档案
信息化项目档案是指电力企业信息化项目建设过程中形成的具有保存价值的资料和文件。
3.12营销客户档案
营销客户档案是指在电力营销过程中形成的具有保存价值的历史记录。
3.13招投标档案
招投标档案是指在企业招投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的历史记录。
4归档文件整理
公司各种类档案根据公司分类表进行分类,按照公司档案基础业务作业指导书进行整理。
4.1文书档案的整理
文书档案由公司总文书和部门文书在每年的第一季度将次年的文件材料向档案室移交。档案室汇总后按照公司文书档案分类规定进行分类，再按照《归档文件整理规则》DAT/22-20xx的相关规定，以件为单位进行规范整理。
4.2生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案的整理生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案由各职能部门负责收集，保证齐全完整准确后向档案室移交。生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的有关规定进行整理。
4.3合同、招投标档案的整理
合同、招投标档案由合同、招投标主管部门负责收集汇总后移交档案室。合同、招投标档案可归入工程的,按照科技档案进行整理。单独归档的按照《归档文件整理规则》DAT/22-20xx相关规定，以件为单位进行整理。
4.4会计档案的整理
会计档案由财务部门按照财政部《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）的规定整理，保管一年后，连同会计档案移交清册一并向档案室移交。
4.5照片档案的整理
照片档案由各形成的职能部门（包括新闻中心）汇总后向档案室移交，照片档案参照《照片档案管理规范》的相关规定进行整理。
4.6荣誉、实物档案的整理
荣誉、实物档案由有关部门或个人在接收到荣誉、实物档案后向档案室移交。荣誉、实物档案按件为单位整理保管。
4.7审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集汇总，在工作结束后的次年6月前向档案室移交，审计(纪检)档案按《归档文件整理规则》和《纪检监察机关案件管理办法》的相关规定整理。
4.8传媒电子档案由形成部门或个人汇总后统一向档案室移交，按照分类不同分别编号进行整理。
4.9营销客户档案由形成的单位收集、整理、保管。
5档案的保管及利用
5.1公司设立专门的档案库房作为档案的保管场所，档案库房应符合有关规定，达到“八防”要求和温湿度标准，并有专门人员管理，定期检查。
5.2档案库房建立统一的台账，做到账物相符。档案人员应熟悉库藏档案情况，根据利用者需要，通过各种手段积极开发档案信息资源，开展如文件汇编、大事记、组织沿革、深层次编研等各种信息服务工作。
5.3凡本公司的职工，均可在档案室或公司网络上查阅与本部门业务有关的档案信息资料。
5.4查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必须经部门领导批准，专人负责查阅。会计档案需经财务部门领导批准由财务人员查阅。
5.5公司各种类档案原则上只能在档案室查阅使用，不得外借，如确因工作需要，需经部门领导批准。借出的档案不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得带出公司外，更不得划道、填字，涂改、损坏档案。
5.6外单位人员查阅档案，一律凭单位介绍信，经部门领导批准方可查阅。
5.7利用档案的人员要填写《档案利用效果登记表》，主动提供档案利用效果，及时反馈档案利用信息。
5.8档案管理纳入办公自动化系统，利用信息化系统和各种现代化手段，做好档案信息资源的开发利用工作，努力实现档案信息资源的共享，为公司各项工作提供高效与便捷的服务。
6档案的鉴定和销毁
6.1根据国家有关部门的规定，公司的各类档案可分为永久、长期、短期三种。会计档案分为3年、5年、10年、15年、20年、25年等。
6.2文件材料一经立卷归档后，未经批准和办理正式手续，任何人不得擅自销毁。
6.3对到期档案的鉴定工作，应在公司分管档案负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，对档案进行鉴定，提出鉴定意见。
6.4经鉴定需要销毁的档案必须填写《销毁档案清册》，由公司领导审查批准后到指定场所由两人以上进行监销签字。销毁会计档案，公司负责人要在《会计档案销毁清册》上签署意见。
7监督指导
7.1制定公司档案管理标准、制度和规定等。
7.2对公司各部门文件材料的归档整理移交工作，进行业务指导。
7.3对公司所属各单位的档案管理工作进行业务指导和监督检查，组织开展业务协作、交流活动。
7.4组织公司所属各单位的评估工作，促进公司系统档案工作管理水平的提高。
8附则
8.1本制度由公司行政部(办公厅)负责解释。
8.2本制度自颁布之日起施行。
档案管理制度10
1、收集：负责收集、接受本机关文书、专业、科技、会计档案及文件资料，要求门类齐全，对本机关的全部档案实行集中统一管理。
2、整理：分类、卷内排列准确，编号无误，装订整齐美观。
3、保管：维护档案安全，做到不失密、不泄密，切实做好防火、防水、防盗、防虫、防尘、防潮、防晒、防高温、防鼠、防破坏“十防“工作，采用先进的保护设备和保护技术，延长档案寿命，对破损和变质档案要及时修复和复制。定期对库房保存档案的状况进行全面检查。
4、鉴定：判定档案材料的存毁与取舍，重点保护有长久保存价值的档案，对无保存价值的档案予以销毁。
5、统计：对库房档案的数量进行登记与统计（包括总藏量、收进、移出、整理、鉴定与销毁的'登记与统计）。档案人员情况统计、档案设施、经费、信息反馈登记与统计，对登记和统计数字进行综合分析。
6、检索工具：做好案卷文件目录、分类目录、人物卡片的输入工作。
7、编研：汇编档案文集（全宗说明、大事记、组织沿革、基础数字汇集），编写档案参考资料及编辑公安史志、年鉴。、
8、利用：明确服务方向，端正服务态度，掌握档案资源信息和档案需求信息，掌握利用工作的规律，不断改进利用工作，加强档案利用宣传，扩大档案工作影响，为领导决策服务，为维护社会稳定工作服务。
档案管理制度11
一、定期把各部门上交的具有保存、查考、利用价值的各种载体形式的历史记录收进档案室。
二、室藏档案、资料要分类单独存放，档案柜、架等要排列整齐、美观。
三、档案收进、整理、利用要详细统计，并做到数字准确、真实。
四、查阅档案要严格履行手续，阅完经核对无误后，及时入库。对借出的档案要按期限及时归还。
五、室藏档案、资料要每半年清点一次。
六、要加强对档案的.安全工作，制定"八防"，配齐防火、防盗、防虫等设备，室内严禁吸烟，确保档案资料万无一失。
七、档案室由档案干部专人管理，查档人员及其他人员不得随便进入。
八、对应该立卷归档的材料必须由幼儿园各部门收集齐全，并进性整理，定期交档案室集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。
九、归档范围：凡是幼儿园工作活动中形成的能反映本园工作活动，具有查考利用价值的文件、材料、图片等均属归档范围。
十、归档时间：各部门应在每学期放假前将本学期的文件材料收集齐全，按照归档要求整理好，移交幼儿园档案室。交接双方根据交接目录清点校对，并履行签字手续。
十一、归档要求：
1、归档的文件材料要字迹清楚工整，一律使用碳素墨水或黑色水笔书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、彩色笔、复写纸，普通打印、复印撰写和批示文件材料，必须用复印机复印，喷墨或激光打印机打印的正规影印件。
2、归档的文件材料要保持他们之间的历史联系，区分保存价值，科学的立卷、分类、编目。
3、档案标题要简明确切，保管期限划分准确，便于保管和利用。
十二、本制度从20xx年9月2日起执行。
三河镇清平幼儿园
20xx.9
档案管理制度12
一、工程技术资料:
1、项目取得资料(批文等);
2、各类建筑许可证;
3、各类图纸;
4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;
5、物业接管验收记录;
6、其他合同、资料。
二、客户资料:
1、前期服务协议;
2、交房清单;
3、业主(客户)入住验房表;
4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、[改建、增设]申请、人员出入登记、装修违规记录);
5、家庭情况登记;
6、租户资料。
三、维修资料:
1、任务单;
2、报修、约修记录。
四、安全维护管理资料:
1、值勤记录;
2、交接班记录;
3、物品出入登记;
4、外来人员出入登记
5、车辆管理资料(包括情况、出入登记)。
五、设施、设备管理资料(包括消防):
1、购销合同;
2、安装图纸;
3、说明书;
4、养护计划;
5、运行、维修、养护、巡查记录。
六、绿化管理资料:
1、图纸;
2、承包合同;
3、养护工作计划
;4、检查记录。
七、环境卫生管理资料:
1、工作计划;
2、检查记录。
八、社区文化资料:
1、活动计划;
2、活动通知;
3、活动图片。
九、业主反馈资料:
回访记录、投诉记录、维修回访记录。
十、行政文件资料:
1、规章制度;
2、总结、通知、通报、决定等相关文件资料。
十一、业主委员会资料:
1、筹备、成立等文件资料;
2、会议纪要、决议等。
十二、财务管理资料:
各种收费资料(包括综合服务费、日常维修费、车辆管理费等报表、单)。
●资料整理、归档:
按照市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。
●档案借阅:
文档查阅须经档案管理部门负责人批准。
●档案的.销毁:
根据文档的保存期限,定期对过期和作废的文档进行清理,防止文档资料堆积和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。
档案管理制度13
1、认真贯彻执行**市城建档案归档制度,建立工程施工技术档案。
2、配备专职工程档案资料员,负责工程施工档案资料的编制、填写、收集、整理、装订与保管和竣工资料的'复印装订与移交工作。
3、工程施工档案资料,随工程进度同步收集与整理,并做到及时齐全与完善,按类别装订存放保管。
4、原始资料的记录做到准确齐全,任何人不得随意涂改工程档案资料和弄虚作假。
5、所有投入使用的材料或半成品、成品的构件均必须有检验合格证明,并存入工程档案备查。
6、所有资料的交接、借出均办理手续和进行登记签证。
7、竣工图严格按档案馆有关规定绘制。
8、工程档案资料在保管过程中将做好防潮和防腐工作,以免纸张变色和发霉。
9、在工程施工过程中,对重点部位、难点工艺,要用摄像机和照相机拍摄施工过程,留下摄影资料。
10、所有技术资料采用符合规定的统一格式填写,会签盖章及时齐全。
档案管理制度14
档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的`请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
档案管理制度15
第一条为保证各类档案完整性、规范性、安全性，结合国家档案局第10号令和xx市档案有关规定，根据公司档案工作制度，制定本制度。
第二条档案由总经理指定专人依据本制度履行管理职责，人员名单报总部政务处备案。
归档范围实行确认制，即档案部门首先根据办事处的权责体系及相关规章制度起草各部门文件材料的归档范围，经与各部门讨论修改，并呈办事处领导审核确认后，形成《归档范围及保管期限表》。档案部门以确认通过的归档范围作为各部门档案收集是否齐全的依据。《归档范围及保管期限表》详见附件。
（一）归档文件材料必须为原件，一般一式一份（套），因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
（二）归档文件材料必须齐全，即按照归档范围应归档的文件材料全部归档。
（三）归档文件材料必须完整，即每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、荣誉档案与说明荣誉档案的通报等文字材料、纸质件与电子件完整。
（四）归档文件材料必须准确，即归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，纸质件与电子件内容相符。
（五）归档文件的载体材料和书写材料须符合耐久性要求，如有装订应使用不易生锈的装订材料。
（六）归档文件材料应事先经由各归档部门进行初步整理，依次编订件号和页号，并填写《档案移交清册》。
外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档；声像档案归档前，应由归档部门进行检验，保证载体清洁、耐久和内容真实、可读，归档的数码照片要求是精度在300万像素以上的JPEG或TIFF格式文件，音频材料为WAV或MP3的格式文件，视频材料为MPEG或MPEG-2的格式文件，并附相关文字说明。
档案由档案部门集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档，归档时间实行定期归档与随时归档相结合的原则：
（一）党群工作、经营管理工作、行政管理工作中形成的文件应在第二年一季度向档案部门移交。
（二）科研开发、项目建设文件应在项目鉴定、竣工验收后三个月内由向档案部门移交。
（三）磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。
（四）办事处取得的各类证照由本单位证照部门负责保管、统计和利用。
（五）部分专业档案（如人事档案、会计档案、审计档案）由相应部门单独负责归档管理，一般随时归档。
档案部门对接收的文件进行检查，将不符合要求的文件退回原部门重新整理。符合要求的文件，交接双方在《档案移交清册》上签字，该表一式两份，归档部门和档案部门各留一份，以备查考。
（一）以“件”为单位整理，一般每份文件材料为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册为一件；来文与复文为一件。
（二）以“案卷”为单位整理，在按件整理的基础上，综合管理类档案按职能进行组卷；科研开发、项目建设档案按课题或项目分专业、分阶段进行组卷；设备仪器类以单台（套）设备仪器组卷，随机文件较多时可按照部件、组件分别组卷。
（一）凡是反映办事处主要战略发展、经营管理、行政管理和基本历史面貌的.，有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）凡是反映办事处一般工作活动，在较长时间内有查考利用价值的文件材料，保管期限为30年。
（三）凡是在较短时间内对办事处有参考利用价值的文件材料，保管期限为10年。
根据文件内容，档案的密级一般划分为绝密、机密、秘密和普通，其中涉及中国华信利益的商业秘密档案划分为核心商密、普通商密。
当年办完的文件应当年立卷；跨年度的请示、批复，来函、复函应一并归入复文年立卷，没有复文的归入请示年立卷；跨年度的会议文件，归入会议开幕年立卷；跨年度的条约、条例、规章、制度等归入公布或批准年立卷。
（一）归档文件一般按类目体系及时间先后顺序排列，带文号的公文、纪要、简报等文件材料按文号排列；成套性文件材料集中排列，如会议材料、统计报表、大事记等；单份文件排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；
（二）归档文件如需装订，需注意装订材料应符合档案保护要求，装订方式应能较好地维护文件的原始面貌，装订时，将件内的各页按一定方式对齐，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
编写页号以独立案卷为单位，每卷单独编号，单面文件材料编在页面右上角，双面文件材料正面编在右上角，背面编在左上角，折叠后的图纸一律在右上角，编写页号从“1”开始；案卷封面、卷内备考表不编写页号。
1、办事处档案按照总部规定一级类目分为以下几大类：
党群工作类[01]、行政管理类[02]、经营管理类[03]、生产技术管理类[04]、产品管理类[05]、基建类[06]、设备仪器类[07]、会计档案类[08]、人事档案类[09]、特殊载体类[10];
2、二级类目编号方式与《归档范围与档案保管期限表》中的二级类目序号一致，如“1、2”、“1、3”等。
机构代码具有唯一性，一个代码对应一家公司，由总部办公厅统一编制。机构代码不随公司更名而改变，如办事处注销，其代码也不再重复使用；
保管期限以英文大写字母进行标示，即A：永久；B：30年；C：10年；
类目号包括各级类目，一级类目以外的各级类目编制、档号中体现几级类目，由各单位根据实际情况自行制定；
件号（流水号）为文件排列顺序号。档案号中件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。件号原来为3位，现在统一为4位。
根据档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—20xx）,修订编制格式，具体调整为下列样式：
1、归档文件经过整理编号后，应在每份文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容；
2、归档章设置机构代码、年度、保管期限、机构或问题（即类目号）、件号、页号等必备项，规格一般为长45mm、宽16mm，分为均匀的六格。归档章在使用中，外框颜色一律使用红色，归档章内容，颜色一律使用黑色。样式如下：
文书档案盒背脊填写方式与归档章填写方式保持一致，起止件号填写档案盒内起始与终止的件号，各单位可参照执行。
（一）根据盒内文件排列顺序依次编制《归档文件目录》，一式两份（一份随卷，一份单独存放备查）。
（二）填写《盒内备考表》，简要说明盒内文件的件数、页数，以及整理、保管和利用过程中出现的各种问题，如文件缺损、字迹褪色、借出、销毁等，每次说明的内容经办人要签名并注明日期。
（三）依次将《归档文件目录》、归档文件、《盒内备考表》装入档案盒，并填写档案盒封面与盒脊的相关信息。
（四）档案存放应依据档案载体选择档案柜架，普通档案装盒上架的排列方式为应自上而下、从左往右；底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁装具；重要档案应异地备份。
对已到和超过保管期限的档案，由档案工作人员编制《档案鉴定清册》，并向公司有关领导提出鉴定申请。鉴定工作的内容主要有：
成立专门的鉴定小组，鉴定小组由档案工作人员、归档部门负责人、档案部门负责人和办事处相关领导组成，负责指导、监督档案保存价值鉴定工作及对档案的存毁作出决定。
（二）全面分析文件各方面特征，把握被鉴定文件、材料与其他文件、材料的联系。
（三）要研究办事处长期发展的需求，用发展的观点去预测被鉴定文件、材料的价值。
（一）经过鉴定小组鉴定后，确认无保存价值的文件、材料，方可进行销毁。
（二）档案的销毁、修改保管期限或密级均要在《案卷备考表》中注明，对需销毁的档案要下架存放1—2年，确无异议的，可实行销毁。
（三）需销毁的档案送指定的造纸工厂销毁或在固定的安全场所销毁，特种载体的可以采用物理删除、格式化或焚烧的方式处理，销毁现场应配备两名以上监销人。
（四）待档案完全销毁后，必须在《档案销毁清册》上注明“已销毁”的字样和销毁日期，并由监销人签名后，方可离开现场。
（一）档案利用是指查阅、复制、抄录和借阅公司档案室所保管的档案。
（二）原则上只供办事处内部的在职员工利用，外单位人员借阅档案，须持有单位介绍信，经本办事处相关领导签字批准后方可借阅。
（一）借阅档案需填写《档案借阅审批单》，审批单存根由档案部门保管，借阅单在档案归还后由借阅人保管，作为已归还档案的凭证。
（二）借阅本部门普通档案，需部门负责人签字同意；借阅其他部门经办的普通档案，须经档案部门领导签字同意；借阅机密档案需经办事处相关领导签字同意；绝密档案需办事处总经理签字同意。
（三）手续齐全后，借阅人将《档案借阅审批单》交由档案工作人员，再填写《档案借阅登记表》后方可借出。
原则上借阅的档案应在当日归还，如需延长借阅时间，必须在填写《档案借阅审批单》时预计归还时间，最长不得超过30天。
（一）积极配合各单位借阅档案，主动告知借阅注意事项；
（三）档案出借时，必须填写《档案借阅登记表》，该表也可作为统计档案利用率的依据。
第二十三条档案工作人员必须严格遵守办事处有关保密工作的规定，确保档案安全。
第二十四条借阅、查阅涉密档案，应严格履行领导审批、本人登记手续。
第二十五条利用涉密档案者负有保密的责任，不得将档案带走或转借他人，禁止携带档案外出。
第二十六条涉密档案一般不得复印、摘抄，如确属正常工作需要，需经有关领导批准。
第二十七条档案收回后要及时入柜加锁，不得在外存放。
第二十八条保密期限已满的档案，要及时解密，积极提供利用。
第三十条档案工作人员发现泄密事件要及时报告并采取补救措施，最大限度避免或减轻损失。
第三十一条档案统计就是指运用一系列专门的统计技术与方法，对档案工作领域中的种种现象、状态、趋势等进行量的描述与分析研究，为企业工作决策提供坚实可靠地数据支持。
第三十二条档案工作人员应建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案室库藏情况、年度入出库情况、档案利用情况、档案专兼职人员情况、档案设施设备情况、档案销毁情况等。
第三十三条档案统计工作应保持连续性，坚持可量化原则、科学化原则、真实性原则。
第三十四条统计对象应选择足以反映企业档案工作整体状况的基本方面和关键性因素。
第三十五条具体统计项目的设置、统计方法的使用应力求统计对象有精确具体的描述。
第三十六条根据办事处档案工作量、工作周期、机构状况适当控制统计工作的规模、类型及频率。
第三十七条档案库房只限于档案部门人员进出，其他人员如需进库房须经档案部门负责人同意，并由档案部门人员陪同。
第三十八条库房大门及各档案室、资料室门，存放重要材料的橱、柜等应随时落锁，钥匙应由专人保管，存放在规定地点，不得携带出库。
第三十九条控制库房温湿度，对温湿度的变化情况，每天早晚各一次进行统计，以便掌握库房温湿度的变化规律，将库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度保持在45%-60%的范围之内。
第四十条新接收入库的资料经消毒、除尘后方能入库，严防将蛀虫霉菌带入。
第四十一条对库房调温、吸湿、通风、警报、防火等设备要定期检查保养，每年霉雨季到来之前要做一次大检查。
第四十二条库内严禁明火装置和使用电炉，严禁将易燃、易爆、挥发性、腐蚀性物品带入库房，每天下班前应关好库房门窗，切断库房电源。
第四十三条库房内不得存放与档案、资料无关的其他物件；除尘与防尘相结合，坚持每月小扫一次，每季大扫一次，经常检查加添预防虫害的药品，保持库房的整洁。
第四十四条每年对库房案卷进行一次检查，并做好记录，发现问题及时报告，采取必要措施。
第四十五条本制度由综合部负责解释，任何调整、变更需要经综合部负责人、总经理批准后执行。
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