文件收发管理制度（精选14篇）
在不断进步的社会中，制度使用的频率越来越高，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。那么你真正懂得怎么制定制度吗？以下是小编帮大家整理的文件收发管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
文件收发管理制度 1
一、总则
1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理
1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：
（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。
（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
三、收文管理
1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。
2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。
3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。
4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。
5、已交办公室存档的.文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。
6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。
7、收文办理工作程序：
（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。
（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。
（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。
（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。
（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。
（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。
（7）注结：文件办理完毕，应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。
四、保密文件管理
1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。
2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。
3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。
4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
五、文件的销毁
1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。
2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。
六、附则
1、本制度由公司办公室负责解释。
2、本制度自发文之日起实施。
文件收发管理制度 2
文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理
一、收文的管理与公文的签收
1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。
二、公文的编号保管
1.文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
三、公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。
四、文件的传阅与督办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的`文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。
4.文件阅完后应交收发员切忌横传。
5.总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。
6.按照阅文范围。一线员工。一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由总经办通知到单位阅文。
五、发文的规定
1.公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公室。各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密x字、政x字发文。各分公司团体文件由总经办批转。
3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
六、发文的范围
1.凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.总经办、行政办公室下发文件主要用于：
(1)公布公司规章制度
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件
(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项
(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定
(5)发布相关奖惩决定和通报
(6)其他相关重大事项
3.总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定
(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。
5.各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
七、发文程序规定
1.总经办、行政办公室同意发文后，主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿
2.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写
3.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级
4.总经办应根据董事长和总经理有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿
5.经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责
6.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚
7.文稿审核总经办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发
8.经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室打印
9.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名
10.文件打字后，由总经办派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。
八、文件的借阅和清退
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意，对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅。
借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
总经办收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。一般为月底一小清季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
文件的立卷与归档范围
1.凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档
(1)上级部门来文包括上级对本部门报告、申请的批复
(2)总经办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等
(3)高层会议、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录
(4)总经理办公会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等
(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品
(9)单位日志和大事记
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
九、立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。
2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的销毁
1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，总经办应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。
2、经审核同意销毁的文件，应在总经办收发员文书和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。
文件收发管理制度 3
一、收文处理
每次收文之后，首先要与发文通知单对照检查，看所收文件是否与通知单上所印文件种类、数量相同，如有不符，应及时向发文机关查询。
二、发文处理
(一)发文范围。文件的发放，要严格按文件特定的发放范围和份数发放。主干线文件的发放范围是市委常委、市政府、市人大、市政协、市纪检委、市委各部办委、各党委。上级文件的发放范围，主要是市人大、市政府、市政协、市纪检委。
(二)发文程序。凡经市委办公室下发的.文件，都由通信员亲自送到各单位。
三、文件日常管理
文件登记、分发、传阅后，要实行归类管理。要留出三份文件存档。剩余文件存入柜内，以备查用；领导阅后文件要通过筛选，留有批示文件，其余销毁。
四、文件的清缴与销毁
文件清缴一年两次。上半年的文件在七月中旬清缴，下半年的文件在下一年的二月中旬清缴，清缴期为十至十五天。每次清缴文件时要下发文件清缴单。文件的销毁一年两次，上半年、下半年各一次。每次清缴文件结束后，对需销毁的文件，用专车专人送到指定地点销毁。
五、文件借阅
(一)借阅文件要认真登记。
(二)绝密级文件，仅在阅文室借阅。未经主管领导批准，不准将文件带出阅文室。
(三)文件借阅后三日内要追回。
文件收发管理制度 4
1.目的：为适应当前信息系统管理需要，充分节约纸张办公，公司文件采用山西四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。使文件能及时传递到使用场所，确保文件的适用性、有效性，防止失效或作废文件的使用。
2.适用范围：适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。
3.职责
3.1董事长负责批准企业综合管理手册。
3.2总经理负责批准各系统管理分手册。
3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批，管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。
3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理，负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。
3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写，组织文件接口讨论，负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作；定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性，负责山西四建网站及飞信平台上发布的.电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。
3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档，并组织实施与管理。
3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求，尽量在网络中查找，并下载，由企业管理部上传到山西四建网站，资源共享。质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。
3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理；
3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址，并及时将文件传递到文件的使用场所。
文件收发管理制度 5
1、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。
2、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。
3、凡本公司外发的'文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。
4、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。
5、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。
6、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。
文件收发管理制度 6
一、编制目的
为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。
三、相关职责
1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。
2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。
四、文件收发程序
1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件，均应由综合办公室专人负责开拆、登记。
2.收到文件要及时拆封，及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次，对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等，应立即交总经理阅签。
3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办，并提出拟办意见。
4.经总经理批办的文件，由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的'文件，则由承办部门按规定办理。
5.各职能部门需要发文件，先由各职能部门自行拟稿，经部门负责人审稿，交办公室负责人核稿，再交分管副总经理审核，最后由总经理签发。
6.收到已签发的文件后，办公室专门人员应及时编好文号，确定印制份数，并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时，留二份与底稿一并归档。
7.文件材料一般由各职能部门装订封发，送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明，由综合办公室按有关规定办理。
五、文件轮阅程序
1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的，应将文件送回，待后补阅。
2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的，应经办公室负责人同意，办理有关登记手续，借阅时间一般不超过五天，复印件应妥善保管。
3.文件轮阅完毕，办公室专门人员应及时收集、整理，分类存查，并按规定立卷归档。
六、其他
1.本制度自签发之日起执行。
2.本制度最终解释权归综合办公室。
文件收发管理制度 7
第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。
第二条 根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。
第三条 公文的签收
1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第四条 公文的编号保管
办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。
第五条 公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第六条 文件的传阅与催办
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。
5.办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。
6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。
第七条 发文的规定
1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。
2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。
3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
第八条 发文的范围：
1.凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。
2.集团或各分公司办公室下发文件主要用于：
(1)公布单位规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；
(3)公布单位组织机构变动或人事任免事项；
(4)公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定；
(5)发布有关奖惩决定和通报；
(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；
(7)其他有关重大事项；
3.集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。
第九条 发文程序规定：
1.各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；
2.集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。
4.文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。
5.办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容负责)；
7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；
8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发；
10.经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号送办公室打印；
11.文件打印初稿，应由拟稿人校对，并签名；
12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室文秘分发并检查发文的落实情况，向办公室主任汇报文件抵达情况。
第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，办公室主任签字，并填写文件借阅单，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。
第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条 办公室主任对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十三条 文件的归档范围：
1.凡下列文件统一分别由各公司办公室文秘负责归档：
(1)政府部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复；
(2)集团或各分公司办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
(3)公司及部门各种会议记录；
(4)公司组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等；
(5)有保存价值的来信来访记录及处理结果；
(6)参加上级召开的各种会议带回的.文件、资料及本单位在会上汇报材料等；
(7)政府领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；
(9)工作日志和公司大事记；
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。
第十四条 立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五条 文件的时效性
是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性且无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。
第十六条 文件销毁流程
对于多余、重复、过时和无保存价值的文件（纸张），办公室应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。
第十七条 文件销毁要求
经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和资料分管领导及办公室主任的共同监督下销毁。对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖和作它用。参与销毁文档的员工要在“档案销毁清册”上签字，以示负责，未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。
文件收发管理制度 8
第一章总则
第一条为使机关的公文处理工作规范化、制度化，根据有关文件规定和工作需要，特制定本制度。
第二条办公室文件收发、管理工作在秘书长的领导下进行，由秘书科承担，各专委会和办公室其他科室配合。
第三条办公室秘书科确定专职人员负责文件收发、管理工作。
第四条办公室设立文件收发和保管的档案室。档案室按有关要求配置相应设备。
第五条文件收发、管理工作，必须严格执行《国家保密法》及相关法律、法规。
第二章收文处理
第六条签收。外单位送交的公文，统一由办公室秘书科负责签收。非紧急、特殊情况，不得直接送交市政协领导。签收公文要认真检查包装是否完整，核对投递单上收文单位和编号与文件袋上的收文单位和编号是否一致，逐件清点，发现问题，及时采取处理措施。
第七条登记。秘书科对当日收到的公文要及时逐件进行分类、登记。登记应将公文标题、发文字号、发文机关、密级、份数、收文日期及传递办理情况逐项填写清楚。急件随到随登记，立即分办送阅。收文登记本和存入电脑的文件目录应视同机要件保存。
第八条分送。秘书科对当日收到的公文登记后，送分管领导提出拟办意见。凡涉及到安排市政协领导出席的重要会议、重要活动，送秘书长阅批协调。
第九条拟办。办公室分管领导根据公文内容，提出公文办理意见。需提出办理意见的文件主要是：
(1)上级机关主送本机关、并需要贯彻落实的文件；
(2)本机关所属部门主送本机关的请示件；
(3)平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。有些重要或机密性较强的文件虽不需办理，也要提出阅读分发意见。做好拟办工作，要认真研究来文的内容和发文机关的要求，周密考虑适宜的处理方案，拟办意见应简明扼要。
第十条传阅。需主席、副主席、秘书长阅批的公文及信件，由秘书科及时送交主席、副主席、秘书长阅批，领导阅批后，秘书科及时取回办理。只供阅读的文件，一般先送主要领导、主管领导，再送其他领导。对需要办理的文件，则先送主管领导，再送主要领导和其他领导。特殊情况下，也可按实际需要调整传阅顺序。传阅文件由文件管理人员逐人送取，阅文对象之间不横传。收回阅文夹时，要检查阅文对象是否签字，清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时作的批示，要及时落实或交办。
第十一条批办。政协领导、秘书长对公文进行批示，提出办理意见。办理意见应当简明，并指明承办部门或承办人，紧急公文应注明办理时限。
第十二条承办。凡需要市政协贯彻执行的公文，由办公室或专委会承办。
(一)承办公文应按照即来即办的原则，正确区分轻重缓急有序办理，不得延误、推诿。办理结果要及时向领导汇报反馈。
(二)对需要转发贯彻执行的公文，办公室要根据领导的指示草拟转发文件，并按照发文程序审批。
(三)对只需要知晓内容、了解情况的公文，在公文处理单上签名即可。
(四)公文承办完毕，承办人要在来文处理单上注明承办结果、承办人和完成时间。
第十三条催办。办公室秘书科对领导批示或转交有关部门办理的公文，应当及时催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。对逾期未办的公文，要查明情况和责任。需要催办的公文主要有以下几类：一是需要答复的上级机关对市政协的公文；二是向政协联系工作、商洽事务的公文；三是各县(市)区政协向市政协的请示、报告类公文；四是市政协转交办理，需要对方回复的公文。
第十四条立卷。公文办结后应及时将公文底稿、文印件和有关材料整理立卷。
第十五条归档。公文归档应根据公文的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本机关的主要工作情况，并便于保管、查找和利用。归档文件应设立两套案卷、及时移交档案室。
第三章发文处理
第十六条对以办公室名义制发的文件，要认真做好审核、登记、送印、施印、分装、传递、归档工作。
第十七条公文签发
(一)《政协株洲市委员会文件》、《中共政协株洲市委员会党组文件》，经秘书长审核并签署意见后，由主席、党组书记或其授权的常务副主席、党组副书记签发。涉及其他副主席分管的工作，须经分管副主席审阅后，再签发。
(二)经常委会议和主席会议通过的向市委、市政府提出的建议案，经秘书长或分管副秘书长审核后，由主席或其授权的常务副主席签发；转送有关部门的`调查、视察报告，经分管副秘书长审核，分管副主席审阅后，由秘书长签发。
(三)《政协株洲市委员会办公室文件》、《政协株洲市委员会办公室便函》、《政协株洲市委员会办公室专报》，经分管副秘书长审核并签署意见后，由秘书长签发。
(四)市政协与市委、市人大、市政府联合发文，经分管副主席或秘书长审核并签署意见后，由主席签发；市政协办公室与市委办公室、市人大办公室、市政府办公室联合行文，由分管副秘书长审核并签署意见后，由秘书长签发。
(五)各专委会需以办公室名义发的文件，应送办公室按程序签发。
(六)签发文件或修改文稿一律使用钢笔或毛笔，要签署本人的姓名、意见和时间。文件起草人、核稿人、翻译人、打字员、核对人员也要在文件底稿上签名。
第十八条登记。秘书科要设立专门的发文登记本，对已经领导审签的文稿进行登记。登记的项目有：发文字号、文件标题、秘密等级、分发范围、印刷份数、送印日期。登记前，应仔细检查领导签发的手续是否完备，文件版式格式标注的项目有无遗漏和差错，附件是否齐全，办文程序是否正确。
第十九条送印。对拟印的文件作好登记后，文件起草单位要及时送文印室，付印时要履行文稿交接手续。文稿的校对工作，由文件起草单位负责。
第二十条施印。除会议纪要和有特定版头的普发性文件以及铅印的文件外；其他文件都应加盖相应的印章。文件施印必须压盖文件署名和成文日期，印痕平正。
第二十一条传递。文件的传递可根据不同情况，分别采用内送和外投的方式，发办公室领导和内部单位的文件一般采用内送方式；受文单位较远的采用外投方式，一般通过邮政部门投递到受文单位，也可由文件起草单位派专车、专人直接送达。
第二十二条归档。文件发出后，文件管理人员应将领导批示、文件底稿和若干份数正式文件以及其他必须归档的资料及时收集整理，定期归档。
第四章文件管理
第二十三条文件的阅读传达。文件的阅读传达应严格按发文机关的要求执行。如需扩大阅读传达范围，必须经发文机关批准。
第二十四条文件的复制。因工作需要翻印或复制上级机关发给的文件，须经文件制发机关同意，并请示保密机关。经批准同意翻印或复制的文件，翻印件和复制件上要标明翻印、复制机关的名称。翻印，复印的文件按正式文件一样管理，不得任意扩大阅读范围。
第二十五条文件的汇编。汇编上级机关的秘密以上文件需向上级机关写出书面请示，并附上汇编文件的目录，经发文机关批复授权后方可汇编。经批准汇编的文件，汇编本应按编入文件的最高密级标注密级，并按机要文件进行管理。汇编文件只发组织，不发个人。
第二十六条文件的清退、销毁。文件管理人员每年要对上年度的文件进行清理，要按要求清退并写出书面报告。对上交、归档以后余留的文件，要进行登记整理，经有关负责人批准后，到保密部门指定的地方销毁。
文件收发管理制度 9
一、文件收发管理
单位所有的公文归口办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。
(一)公文的签收呈办
1、签收：办公室人员应按时领取文件和信件。
2、呈办：凡收到的文(函)件(包括领导带回的会议文件)，应及时登记、呈送、拟办、传递。对收到的文(函)件，由分管的副主任提出拟办意见后，再行传递。属急件的随收随呈，及时办理。
(二)公文的.保密。
对“三密”文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所和宿舍，不在保密室外过夜。并做到日清、月查、及时清退。
(三)公文的借阅承办。各科室及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。
二、内部拟文
(一)行文规则
1、行文应当确属需要，注重实效，坚持少而精。
2、向上级请示问题，应当一文一事;不应当在非请示公文中夹带请示事项。
3、向区直有关单位的重要行文，应当同时抄报区委老干部局。
4、与我单位不相隶属机关之间一般用函行文。
5、与其他同级单位间必要时可联合行文。
(二)制发程序
主办科室承办人拟稿→科室负责人核稿→分管主任审核→主任签发→办公室校核公文格式并登记→编号→承办科室校对→打愈装订→办公室盖章→封发。
(三)公文起草
1、起草公文一律用蓝黑或碳素墨水书写或在微机上直接录入打印，不得用红色墨水、圆珠笔和铅笔书写，草拟文稿首页一律使用发文稿纸。字迹要工整，稿面要清晰。修改文字要运用标准修改符号，不得书写在装订线以外。
2、科室完稿后，一律用蓝黑或碳素墨水填写拟文稿签，全稿按管理权限或分工逐级送领导审签，拟稿者按审签意见进行修改、定稿。做到行文体式得当，行文要素齐全，审签程序规范，意思表达准确。
(四)公文校核与校对
1、公文正式印制前，由办公室对公文的审批手续、文件格式以及文字表达、主题词等进行校核，确定发文字号、印发范围和印制份数。
2、公文的印制与校核由承办科室负责，校样要与原稿一致。公文印制好后，承办科室要及时将文件、原稿及电子版交办公室保存。
(五)公文装订、传递
1、公文装订、封发由办公室或承办科室负责。
2、需及时下发的会议通知和上报的重要报告、请示，经中心领导签批后可通过传真下发、上报。
3、公文上报下发应发给组织，一般不发给个人。
文件收发管理制度 10
1、收文制度：
（1）签收。上级机关或外单位专人送来的收文，由校办工作人员签收：
到上级机关领取收文，由领取人签收：签收人应将收件及时移交校办。
（2）拆封。拆封由校办工作人员办理，其他人员未经同意不得私自拆封。
有具体领导“亲收”的信件，应交领导自己办理。密件必须由校领导拆封。
（3）批办。由校长根据收文的`内容和要求作出批示。
（4）传阅。传阅范围由校长确定，再由校办工作人员调度传阅工作。
（5）归卷。文件阅办完毕后分类归档。
2、发文制度：
（1）拟稿。学校的文件由办公室负责起草和审核，各部门的文件由各部门负责起草，并送分管领导审核。
（2）签发。各部门的文件及时送交校长审核签发。
（3）发文。文件经领导签发后，由校办进行统一编号发文。
（4）归卷。所有发文的底稿及正式文件进行归档。
文件收发管理制度 11
一、学校的文件由办公室负责起草和审核，学校校长签发；学校各部门的文件由各部门负责起草，校长办公室审核，校长签发。
二、文件签发后，送办公室统一安排打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章
一、学校的'文件由办公室负责起草和审核，学校校长签发；学校各部门的文件由各部门负责起草，校长办公室审核，校长签发。
二、文件签发后，送办公室统一安排打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。おお
三、上级来文（除所领导亲收者外），均由办公室专人负责拆封登记，附文件阅批卡后，，然后送主管学生领导阅，再根据主管领导意见具体安排落实并存档。
四、机要文件应按照机密程度及传阅范围规定穿越，不得随意扩大范围。收发、传递、保管、归档要严格按照保密规定执行，做到切实行动。
五、规定传阅的文件，阅后交办公室专人归档，其他人员不得扣压或丢失，需用时，应履行借阅手续。
六、电子公文一定坚持每天上、下午两次查阅，并及时存档备份。急件应及时打印并报主管领导阅办。
文件收发管理制度 12
一、公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序；
二、酒店的收文，由保密室签收登记，总经理的收文由酒店总经理签收，属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自拆封；
三、公文登记后，由总经理室根据总经理的批示转交各位领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由保密员送交，并经登记，签收后才可送交；
四、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到保密室阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还，秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室；
五、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压；
六、各部门均实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的.公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事；
七、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷，当年文件应于第二年第三季度移交完成；
八、各级干部调动时，应将文件（含保密记录本）清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送保密室登记保管；
九、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由酒店总经理室定期销毁，销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销，秘密级以上文件，不准作废品处理，一律集中按有关规定处理。
文件收发管理制度 13
为规范文件管理，提高工作效率，使收发文工作规范化和程序化，特制定本制度。
一、收文
1、签收上级部门或兄弟部门来文，均由负责公文收发的人员统一签收拆封。
2、登记收发人员签收拆封以后，应用专用簿式本进行登记，登记来文机关、主要内容后送分管办公室领导签署批阅。
3、批办分管办公室领导根据分工送相关领导审阅。并及时将文件呈传各领导阅示或阅知。
4、承办根据主批领导签批的.指示，收发人员将文件送有关人员或部门承办，并督促其从速办妥。
5、归档办理完毕的来文，均应归档。
6、销毁没有存档价值和备查必要的来文来信，或已办结的来信，均可在年终经过主管领导鉴别后进行销毁，并登记。
二、发文
1、拟稿由分管领导指定专人或与某项工作有关的部门撰写，并将拟好的文稿附发文稿纸送主要领导审核。
2、签发审核后的文稿，经主要领导、分管领导、经办人签字后，方可签发。
3、制发文件经签发后，方可正式打印、盖章、装订。
4、归档文件加斧章后，需一式两份连同原稿送综合办公室负责公文收发人员归档。
文件收发管理制度 14
办公室是全校公文处理的管理部门，负责全校收发文的管理。
一、收文办理
收文的办理程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办、回复、归档等。具体办理规范如下：
（一）办公室文秘工作人员每天负责对全部来文（纸质、电子）进行签收、登记，收文登记应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期、办理意见等情况逐项填写清楚。登记后由办公室主任阅文并提出拟办意见后呈送校领导阅批。
（二）阅办文件由办公室文秘人员按下列程序处理：
1、校长阅示。所有来文一律先呈送校长阅批。党务来文由党委书记阅批。
2、分管校领导阅处。根据校长或党委书记的批示，按照分工送有关校领导阅处，有关校领导要当日阅处（如需传阅，应交由文秘送下一位校领导阅处）。急件即送批办，校长外出遇有急办件时可由办公室主任先送分管领导阅处并说明情况。
3、有关处室阅办。根据校领导的批示交有关处室办理，有关处室负责人应按时完成公文办理工作，并及时将办理结果反馈给办公室。
4、存档。有关处室办结后，应将文件送办公室文秘人员。文秘人员将文件交办公室主任签字确认后按规定存档。
（三）传阅件原则上按校领导的排序由前向后递送，传批件按校领导的排序由后向前递送。遇有领导出差，可先送下一位阅文领导。文秘人员应随时掌握公文的去向并做好记录，避免漏传、误传和延误。
（四）文秘人员要督促承办人公文办理工作，确保公文按时办结。
（五）文件传阅过程中不准横传，一律由文秘人员负责传递。
（六）文秘人员必须高度重视网发文件的收文工作，每个工作日不定时浏览市教育局办公平台及时收发文件，急件要做到随收随送。
二、发文办理
（一）凡以我校名义印发的公文，都要按拟稿、审稿、核稿、领导批示、签发、登记、印制、用印、分发等程序办理。
（二）拟稿审稿。由主办公文拟制的处室负责，要求符合国家有关法律、法规和政策规定，操作简便可行，文种使用恰当，内容准确全面，结构简洁完整。拟稿完成后由拟稿处室负责人审稿。
（三）核稿。审稿完成后交办公室主任核稿。办公室主任外出时由副主任负责。
（四）批示。审稿完成后由分管校领导批示或签发。
（五）签发。以本校名义印发的上行文，一律由校长签发；以本校名义印发的平行文或下行文，一般性业务工作由分管校长签发，涉及干部任免等重大事项由校长签发。
（六）发文登记。发文登记由办公室负责文秘的同志负责，包括填写发文字号、记录签发人、按经校领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。发文登记前应进行复核，重点是检查审批、签发手续是否按规定程序办理，是否完备，附件材料是否齐全。
（七）复校。复校由办文的同志负责，办文的'同志负全面校对责任，包括文字、格式、内容等。
（八）分发。分发由文件主办处室负责文件的装封、分发。办理完毕后，由主办处室将文件一式二份连同拟稿单交办公室存档。
（九）严格以下发文程序：
1、处室草拟公文未经处室负责人核稿的，办公室退回拟文处室核稿。
2、公文签发后未经发文登记和复校的，办公室不予印制，送由办文处室复校。
3、未完善手续的公文，办公室不予用印，退回办文处室完善手续。
4、严格控制校内发文数量，一般性日常通知、活动方案等以xx中学函的形式下发。
三、监督管理与责任追究
办公室负责行政文件落实的监督管理，组织科负责党委文件落实的监督管理，收发文不及时或领导审批、阅处延误，造成工作被动的，报请学校办公会研究，视情节给予扣除相关责任人当月10%―30%绩效工资处分，造成严重后果的扣除相关责任人当月绩效工资。处分情况向全校公示。
四、本制度解释权归学校办公室。
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