公司的电子文件管理制度
电子文件的两个基本特征：
第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
公司的电子文件管理制度（通用5篇）
在不断进步的社会中，制度起到的作用越来越大，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。什么样的制度才是有效的呢？以下是小编收集整理的公司的电子文件管理制度（通用5篇），仅供参考，大家一起来看看吧。
公司的电子文件管理制度1
一、目的
适应信息化建设的需要，规范公司在各项工作中所产生的电子文件与电子档案的管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性。
二、范围
适用于公司在各项工作过程处理活动中产生的电子文件和电子档案管理。
三、定义
电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖电脑等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件夹。
电子档案：指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
四、管理要求
1、公司通过使用防火墙、工作人员密码及防病毒软件，保护其IT系统免遭破坏和非法使用。
2、工作人员不得向计算机中添加任何软件，未经管理员允许不得卸载办公软件，
3、存放服务器的房间要上锁，服务器和设备要有专人管理。
4、电子文档更新必需拷贝文档保持一致，并且所有的文件发放记录应保留书面签字不得以电子形式保留。
5、必须备份数据，确保即使主要IT系统瘫痪，记录不丢失。
6、数据可以用不同的方式备份，如光盘、可移动硬盘。
7、计算机系统每日创建或更新的关键数据应每日备份。
8、所有软件都应至少进行一次完整备份以作出保护。
9、系统数据应至少每月备份一次。
10、每日备份应在办公时间以后，计算机使用率较低的情况下进行，备份数据应储存在大容量硬盘中。
11、备份数据应由子系统管理员放在安全可靠的地点，所有软件完整备份和每月备份媒体应存放在异地备份文件室。
12、工作人员定期更改密码。
13、除非授权，否则不能随意添加员工进入IT系统。
公司的电子文件管理制度2
一、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。
二、本单位应明确电子的文档管理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监督、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作服务。
三、本单位在对电子文件计算机逻辑归档的同时，应搞好相应的纸质档案的物理归档。
四、本单位向档案馆移交的电子文件一式三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存；接收入库的电子文件，每两年抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题及时补救，确保电子文档的绝对安全。
五、加强电子文档的保管、保密防范措施，销毁归档的电子文档，需经本单位领导批准，有关业务部门和档案部门审核，编制销毁清册，确保载体与信息彻底销毁。
公司的电子文件管理制度3
1
4.3.1
公司的电子文件管理制度4
电子文件的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。电子文件整理包括两个层次：
1、对分类、排序的组织。
就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、的合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的着录标引应由归档人员来完成。着录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案管理和利用。在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。因此保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。
2、组织建立数据库。
首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子文件的登记。电子文件的整理是电子档案管理和利用等工作的基础。
与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。无论在任何条件环境下，都要做好备份工作。
公司的电子文件管理制度5
电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档就要做一些辅助和认证工作，要与纸标识件结合归档。归档工作的主要内容有：
1、确定电子文件的归档范围。
这是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。按国家档案局的规定，电子文件归档范围与纸质文件归档范围相同。目前，鹤山市档案局制订的《电子文件管理办法》规定：机关、企事业单位、团体在工作制订成的，有保存价值的电子文件都要整理归档，列出了文字类、图表类、声像类等电子文件的收集内容和质量要求，确保电子档案的齐全与完整，为电子档案管理提供了最可靠的基础保证。
2、规定归档时间。
电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档(称阶段归档)，可视其具体情况而定。目前，鹤山市规定科技档案要在工程竣工验收后一个月内归档，其它门类档案一年归档一次，电子文件的归档应与纸质文件归档同期进行。
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