董事会秘书工作指南

时间：2024-03-08 16:47:38 好文我要投稿

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董事会秘书工作指南

　　一、负责每天、每周、每月的常规汇总工作。

董事会秘书工作指南

　　二、负责起草社联的各项工作汇报。

　　三、负责社联文件的印发(如：策划书、总结书等)。

　　四、负责各项会议的记录工作协调主席健全社联各项规章制度。

　　五、负责各种例会的考勤。

　　六、负责办公室的值班情况及处理相关的日常事务。

　　七、负责传达各项通知，包括口头传达、手机传达等方式(如开会的时间、场地等)

　　八、加强各部之间的联系，搜集同学的意见，及时反馈，取长补短。

　　九、制定社联的工作方针政策，协调和督促各部门履行职责。

　　十、定期的向老师、主席汇报有关工作等。

　　一、值班要求

　　值班时间：周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30

　　值班地点：南山书院社联办公室(南山书院208教室)

　　值班人员：秘书处成员及各部成员

　　(一)值班规定

　　1、值班人员不得无故迟到，早退或旷到，因故不能及时值班需事先向秘书长申请调岗，否则一律按旷到处理。遵守值班秩序，不得吵闹、喧哗，维护社团联合会的形象。

　　2、要保持值班记录本的整洁条理性，认真做好值班记录

　　3、不得把与工作无关的人员带到办公室逗留。不得随意翻看相关资料，不得将同学的个人资料透露给其他人。

　　4、对外来人员及电话需做好接待工作，对于所提问题或要求的工作及时解决，不能解决的要及时传达给秘书长或主席，并做好详细记载。

　　5、值班人员有责任管理和爱护办公室的公物，如有借用，在确定借者身份后方可借出，并做好相关记录(借出物品名称，日期，数量，借出人，归还时间，若在当时没有归还的应催还或移交下一值班人员)，并向办公室汇报。

　　6、作好交接班工作，本班未完成的工作与下一班进行准确无误的交接。值班结束时保证办公室内卫生和物品摆放整齐，注意关掉各种电器，锁好门窗。

　　二、人员通知

　　(一)通讯录更新

　　1、定期确认各中心主要成员有无人员和联系方式的变动，及时修改。

　　2、在右下角标注日期，方便日后整理。

　　(二)发放通知

　　1、时间要求：最晚提前一天通知。

　　2、内容格式：说明时间、地点、活动内容。若用短信通知，须加上"收到请回复，谢谢!"，并以"(南山社联秘书处)"结尾，须收到被通知人的回复方可视为通知到位，对方的回复须在该活动结束后方可删除。

　　(三)负责人

　　龚玭、陈佳其

　　三、会议记录

　　(一)会议记录

　　1、会议包括：周例会、社团联席会、秘书处例会及其他会议。

　　2、会议前在签到表上签到，列出缺席、请假人员。

　　3、会议记录格式：按会议记录纸要求。

　　4、记录内容：包括发言人及其内容，列出层次，分清主次，详略得当。结尾标注"会议结束"。

　　5、重要会议制作电子文档。

　　附：会议记录格式

　　年 — 年第二学期第一次周例会

　　会议时间：会议地点：会议主持人：参会人员：缺席人数：会议记录人：

　　会议内容：

　　一、各部长汇报所分管部门上周工作情况二、主席总结上周社联工作三、主席对本周工作进行安排

　　四、到会人员就社联当下所存在问题进行讨论并作出解决方案五、征集对社联工作的建议会议结束

　　西安建筑科技安大学南山书院社联秘书处

　　年/月/日

　　(二)记录人员

　　邹淑文、洪梦姝

　　(三)教室申请

　　1、在开会前一天申请教室。

　　2、及时协调保证会议正常进行。

　　西安建筑科技大学教室借用申请单(草堂校区)

　　注意事项：

　　1. 使用时必须保证教室内设施的安全及环境的卫生，且不得大声喧哗，以免影响其它教室的教学活动;

　　2. 应至少提前2天到教务工作办公室办理借用手续，尊重和服从教室管理服务人员的管理和服务。

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