探讨飞机转包项目中沟通管理的论文
1 沟通管理
沟通是信息凭借一定符号载体在个人和群体间从发送者到接收者之间的传递,并获取理解的过程。完美的沟通是经过传递后被接收感知到的信息与发送者发出的信息完全一致, 信息的发送者和接受者能就某一信息达成认同、共识。纵观项目的整个过程,项目启动、项目计划、项目实施、项目收尾,每一个阶段均是以沟通为载体。沟通通畅是确保一个项目预定目标得以实现的基本保证, 而沟通管理就是为了确保项目信息的及时收集和传输以及最终处理所实施的一系列过程, 它对于项目的成功与否起着关键作用。
2 沟通管理方式
目前, 越来越发达的科技引导着我们的生活方式向多元性发展, 沟通的方式和途径也越来越多样化。沟通方式可划分为如下四种:
(1)书面的(书面报告、呈报材料)和口头的(指示、通知等)。
( 2)内部的(在项目范围内)和外部的(对顾客、新闻界、公众等)。
( 3) 正式的(报告、情况介绍会、讨论等)和非正式的(专门谈话、私下聚会)。
( 4 )纵向的(组织内部从上到下、从下到上)和横向的( 同级之间)。
沟通的具体途径主要包括:书面材料、电子邮件、电话、短信、会议、实地沟通、非正式沟通等。如在飞机转包项目研制阶段需要顾客对一些工艺方法进行批准, 首先内部相关部门必须准备充分的书面材料证明工艺方法是符合顾客及适航部门要求的,包括数据分析、检测报告等;项目经理以电子邮件的方式将这些数据发至远在国外的顾客或第三方(NADCAP),通过审核后顾客发送正式的批准备忘录, 需要对这些书面材料备案留存以备在将来的检查(E A SA检查)中作为证据。
3 沟通管理原则
3 . 1 沟通有效原则
所有的沟通工作都是为了使某一问题得到解决、使矛盾各方最终达成一致而开展的。接收者应做到认真聆听、不明确的情况下对关键点提出疑问, 信息发布者在表达中要做到言简意赅, 去伪存真避免繁琐冗长的表达对于信息带来的误解。
3 . 2 沟通必要原则
过度的沟通工作或繁杂的文档规定使项目管理工作效率低下, 那将是得不偿失的。项目的整个过程需要处理的问题、传递的信息、涉及的部门繁杂,一切要以必要为准绳。
3 . 3 沟通及时原则
信息的产生、传递与接收就是为使项目得到顺利进行, 沟通的及时可以使项目中出现的问题尽快得到解决, 项目得以持续进行。
3 . 4 统一性原则
在项目的沟通中, 从信息的产生、传递、接收到信息的反馈的全过程必须是一致的。这样才能节省沟通的时间,增强沟通的效果。如书面沟通使用统一的文件格式、会议纪要使用统一的模板使人易于理解。
4 某机型研制中沟通管理的应用
某飞机机翼是迄今为止中航工业生产的最大的'空中客车飞机部件, 也是技术含量最高、生产难度最大的部件。2 0 0 9 年1 1月, 空中客车公司宣布推出一种用于某系列飞机的新型翼梢— — 鲨鳍小翼, 鲨鳍小翼高约2 . 5 m,经过加强的翼盒结构能够承载重量更大的鲨鳍机翼, 制造技术难度也相应增高。试验表明,安装了“鲨鳍”翼梢的某型飞机,能够至少减少3 .5%的燃油消耗,相当于每年每架飞机减少7 0 0 t的二氧化碳排放,大大增强飞机的环保性能,提高飞机起飞性能、有效提高飞机的航程和载客量。空客表示, 鲨鳍小翼和选装的新型发动机将使n e o系列飞机的燃油效率提高1 5%。鲨鳍试制项目中充分运用了以下沟通方法。
4 . 1 内部沟通
( 1 )召开项目启动会议。
在启动会议中明确项目目标, 项目进度,进度安排等,同时明确项目团队成员在项目中所承担的角色、职责。
( 2 ) 建立例会制度。
每周定期召开项目研制专题例会, 检查各相关部门是否严格按照计划的节点完成项目任务并解决项目中存在的问题。每次会议都必须出正式的会议纪要并发给各相关单位。
( 3 )建立内部交流平台。
项目团队内部定期举行展板会, 将项目中的问题、需解决的时间、负责人等信息公示在展板上使项目成员明确各自的职责, 并了解他们各自应完成的工作任务。
( 4 )编制项目进展报告。
项目经理在每周结束时, 将项目进展报告包括进度表进行更新以电子邮件发给项目组成员及顾客同时抄送相关部门职能领导。
项目经理通过以上沟通途径把不同部门、不同背景的成员“攒沙成团”,愉快的协作从而完成项目目标的实现。项目经理是企业与顾客之间的纽带, 要把顾客的要求准确传达到企业内部如质量要求、技术要求等;除了需要协调内部问题进行沟通外,要与顾客进行实时的沟通、构建良好的合作关系。
4 . 2 与顾客的沟通
( 1 )项目团队成员与客户定期召开电话会议, 及时让客户了解项目进展状况和遇到的问题,增进双方的相互理解,有利于项目工作开展。
( 2 )提前做好沟通计划,避免因为不能配合顾客的时间,约不到顾客,而导致项目推迟, 无谓的增加项目等待时间。
( 3 )合理利用非正式沟通。驻厂代表远在他乡, 由于语言和文化的差异时常会感到寂寞、孤独。项目团队成员不定期地与顾客驻厂代表进行私下交流, 聚餐联谊等非正式沟通方式使双方关系更加融洽、和谐,让顾客代表深深体会该团队是一个为共同目标而奋斗的团队。 5 结语
为做好每个阶段的工作, 以达到预期标准和效果,就必须在项目部门内、部门与部门之间、以及项目与外界之间建立沟通渠道,快速准确的传递和沟通信息,使项目内各部门达到协调一致。通过良好的项目沟通管理, 能更好的实现项目目标。
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