使用电子邮件的礼仪

时间:2022-12-09 14:04:32 礼仪常识 我要投稿

使用电子邮件的礼仪

  现代社交中,电子邮件、传真、QQ等网络已经成为商务交往过程中必不可少的网络沟通工具。这些工具在使用中同样要讲究社交礼仪,这样才能体现个人及企业的形象,彰显公司的水平和实力。

使用电子邮件的礼仪

  电子邮件是一种利用电子手段提供信息交换的通信方式,通过电子邮件用户可以用非常低廉的价格,一非常快速的方式与世界上任何一个角落的网络用户联系。因此,电子邮件在传送过程中也要讲究礼仪,尤其是在商务往来中,电子邮件代表着公司的形象,彰显公司的水平和实力。

  电子邮件的使用过程中,要注意一下礼仪:

  不能发送空白标题的邮件,标题要简短并反映邮件的内容和重要性。回复对方邮件时,可根据需要更改标题,不要RERE一大串。恰当称呼收件者并拿捏尺度。可以以职务相称,不熟识的情况下可用“X先生”、“X小姐”。要分清对方性别。邮件开头与结尾要有问候语。邮件正文要简明扼要,行文通顺,注意邮件的论述语气。合理提示重要信息并搭配合理的图片辅助阐述。如果有附件,应在正文提示收件人查看附件。数目较多时应打包压缩成一个文件。结尾的签名信息不宜过多切不要只用一个签名档,文字要与正文相匹配。要及时回复邮件,不就同一问题多次回复讨论。要区分replay 和reply all。正确使用发送、抄送、密送。

  目前,在商务交往中,经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式,已难于满足这一方面的要求。在此背景之下,传真便应运而生,并且迅速走红于商界。

  使用的先后问题。当你有一份很长的传真需要发出去时,而轮候在你之后的同事只需传真一两页时,应让他先用。在公司里一般不要发私人传真稿件。如果遇到传真纸用完时,应及时更换新传真纸。如果遇到传真机出故障,应及时找出原因,先处理好再离开,如不懂修理,就请别人帮忙。不要把问题留给下一个同事。使用完毕后,不要忘记将你的原件拿走,否则容易丢失原稿,或走漏信息,给你自己带来不便。使用QQ礼仪

  现在很多人的工作都在QQ上完成,那在QQ上有哪些值得我们注意的礼仪呢?

  有一个QQ使用的礼仪给大家分享下:

  公司新来的女同事在几家餐馆订餐,发现不好吃,于是在公司群里告知大家,以后都不要到这家餐馆订餐。这本来也是件好事,但是有一位男同事不统一她的观点,于是在群里反驳了一句。这下可好,两个人在QQ群里展开一场激烈的口水战。

  时间持续了又十几分钟,群里没有了动静。但是,随后与这位女同事同一办公区的同事告知,两个人私开聊天窗口又接着对骂了一个上午。最后以两个部门的领导出面劝阻才熄灭这场战争。

  这显然是不对的。工作时间不能因为个人的恩怨而打扰到别人的工作,而且也不应在上班时间聊私事。个人的事再大也是小事,公司的事再小也是大事。这是每一位职场人士都应该遵守的法则。可见,QQ也是要讲礼仪的。

  QQ礼仪主要包含以下几个方面:

  办公时间不聊私事;不群聊不必要的内容,不发较大的图片;跟人家QQ沟通的时候,不能太多的寒暄,要直接,明了为好;不能直接发离线文件,这样不太礼貌;不能不经人家允许就发很大的视频或者文件;不能发一些不太健康的图像以表示娱乐,因为这反映你的品味;不明确人家在不在的情况下,就截图发过去;QQ语言绝对反映你的言行,所以不要认为不重要;一定要懂得回复人家的留言。

  礼仪就在细节中体现你是否尊重别人!在日常办公活动中,一定不要忽略现代网络沟通交流工具的使用礼仪。

  职场新式礼仪之电子邮件礼仪介绍

  职场人士都应该讲究关于电子邮件的礼仪,别让电子邮件出笑话,电子邮件是职业信件的一种,而职业信件中是没有不严厉的内容的`,公司都崇尚信誉,把握时机及合作分工,信仰顾客至上,着重与顾客的沟通,已达成促销、增产与盈利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼仪,一些邋遢懒散的习惯,不仅会引起员工的窃笑,更容易在顾客面前闹笑话。

  基于多年在职场的经验,总结了受欢迎邮件的写法,供大家参考。

  一、标题要提纲挈领,切忌用词含糊不清。

  添加邮件主题是电子邮件和信笺的不同之处,在主题栏里用短短的几个字概况出这跟个邮件的内容,便于收件人衡量邮件的轻重缓急,分别处理。

  尤其是回复的信件,要注意添加,或者更换邮件的主题,最好写上来自XX公司,年,月,日等方便对方一目了然和便于储存。

  二、忌不写称呼

  许多人写邮件一上来就直接说事情,给人的感觉是“你应该知道我是谁”;有时至多用个“你好”这些都是不礼貌的做法。

  正确的做法是:如果对方有职位要称呼职位(姓氏+职位);如果不清楚职位,可用姓氏+先生/小姐。当然十分熟悉的情况下,可以用双方都习惯的称呼方式,而这种情况仅限于非正式邮件。值得注意的是,通常用“您好”比用“你好”更有礼貌,除非确定自己是上级或长着。

  三、忌乱用称呼

  比较忌讳的是有些人管所有人都叫经理。普通员工当然高兴了。但是会冒犯比经理职位高的人。

  通常称呼他人可省去“副”字,但尽量不要跳级,更不可给人降级,例如对方是副经理,可以称呼“姓氏+经理”;但不要称呼“姓氏+总”;而如果对方是副总裁,则不可称呼对方为经理或总经理。

  四、忌全文使用英文大写字母

  这样写邮件太强势,甚至暗示寄件人懒得使用标准的文法,这还是种文字沟通方式,遵守尺度的文书规范是一种职业礼貌。

  五、理清回复的内容

  比如有位女士收到过这样一封邮件,其中包括了辗转收送的十二个人之姓名,他其实没有必要知道这些讯息。

  留意回答题目的技巧,当回件答复题目的时候,最好只把相关的题目抄到回件,然后附上谜底。也不要仅仅以“是的”二字回复,那样太生硬了。而且让读的人摸不着头脑。

  六、忌人名不排序

  收件人(包括抄送人)若为一个以上,不论在邮件地址位置,正文位置,还是附件内,均需要排序。

  职场新式礼仪之电子邮件礼仪

  最讲礼仪的方式是按照职务高低排序,同样职位按姓氏字母顺序排,不了解职位时可以按照字母顺序排,但重要邮件不建议这样做,尤其是重要客户。

  七、忌不分段

  有的人整篇邮件从头至尾写成一大片,象小说一样,给人眉目不清晰的感觉,不想看下去,从而自然影响处理的效率。

  推荐的方式是,尽量在一个显示页面完成全文,一段一个核心意思,然后空行写第二段;如果说的事项较多,建议加上序号,但一次最好不超过三项,否则不容易记住。

  当然,如果能根据收件人的具体情况调整字号大小、字体样式等,则为最佳。例如对方均是五十多岁的领导,可以适当调大字号,以便对方阅读,从而也提高了回复效率。

  八、忌不感谢

  有些人没有感谢的习惯,而这往往是邮件回复率低的一个主要原因。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助,还是只是告知,都可以感谢对方的善意或配合。即便是领导命令对方与自己合作,说句感谢只能表明自己有修养;更何况自己请对方帮忙呢。

  九、忌不署名

  不署名,言外之意,对方应该能从邮件地址判断出自己是谁,或者“不用那么客气”,而这样做会给对方造成很多不便,也较影响办事效率,想打电话沟通具体事宜时,还需要再查找。

  发件人切忌以自我为中心,自认为了解对方的圈子,其实不然,有时真的不知道是谁发来的邮件(更不用说现在有那么多酷极了的网名),耽误了事情。

  署名是尊重对方也是尊重自己、宣传自己的方式。而且最好事先设置好签名档,附上自己所有方便的联络方式,一劳永逸。

  互联网的时代,发邮件将会越来越频繁,所以把握邮件礼仪是职场新式礼节的必修课。加入不懂使用礼节,会让人反感和讨厌,使自己的形象收到损害,层次下降。

  商务信件及电子邮件礼仪

  商业信件分类

  所有客户往来的商业信件要在对方的名字前面加上其职务称谓,如“王博士”、“李经理”等。信件的结尾包括自己的联系方式和日期。公司内部的其他书面文档也要保持简洁扼要、通俗易读。每个公司对内部的信件交流格式有自己的一套规范,但我在这里不是要讨论“办公室备忘录”的,虽然它是员工之间最常见的书面沟通方式。我们这里要关注的是公司与外部书面沟通的方式和内容,不包括法律文件和合同。

  商业信件主要分为以下几类:介绍信、推荐信、称赞信、投诉信、解决商业纠纷的信函、要求信和拒绝信等。

  1.推荐信

  往往是推荐一个人申请学校或工作,里面的内容要包括你和对方的关系,你认识对方的时间长短,用例子来说明他的特征,例如你要说这个人勤奋,那么举一个例子来说明这点。离职前,我总习惯请老板或与我共事的同事写一份推荐信。个人的推荐信或者提名信是赢得下次工作的有力工具。

  2.称赞信

  如果你满意对方的产品或服务,写一封称赞信。虽然很多人不会这么做,但这是和对方建立良性关系的开端。如果你很满意餐厅经理的服务,那么写一封称赞信给他的上司,一方面你对他职业的发展有很大的帮助,另一方面和他建立好关系,今后能继续接受他的优质服务。所以这类利己利人的信件,大家应该愿意写,常常写,因为这能带来双赢。

  3.投诉信

  首先,投诉信要写给这个组织的最高的领导。其次,避免用情绪化的词语,要对事不对人。在投诉信的第一段,先将事由作客观的总结,让对方明白写信的目的。之后讲一些具体的事实,例如发票号码、事情发生时间和地点。投诉信也要尽量保持对对方的鼓励性的态度,例如“我知道贵餐厅的服务很有名,我也常常是因为餐厅的服务而前来用餐,我想这个服务员的服务并不能代表整个餐厅的服务水平”等文字。投诉信最难写,可如果写的是“服务水平”,对方会比较心平气和地处理这个投诉。最后的一段是你对解决问题的建议,不要很离谱很贪心,要合理。如果对方卖给你的货,在使用一周后坏了,可以提议退货、换新的,或在规定时间内修好。最后一句话应该是鼓励性的,例如“我相信贵公司的服务是高水平的,也希望这件事情能够合理解决,今后我们还可以继续合作”

  4.解决业纠纷的信函

  因为各种原因,在我们购买完某商品后,我们常常需要和对方讨个减价,或要求赔偿、退货。在商业纠纷信中应附有购买商品的收据复印件,让对方可以在自己的文件中追溯。商业纠纷信的内容要简单明了。

  5.要求信

  要求信的内容包括要求对方开机票,或将某份文件寄给你等。这类信主要包括对方需要的最基本信息即可,不需其他太多文字。

  6.拒绝信

  商务往来中的拒绝信是一个建立自己品牌、宣传自己的机会。要强调的重点不是对方不适合你,而是双方互相不适合。还要保持一个开放的心态,表示我们仍有兴趣与你合作,如果今后有机会,可以继续探讨合作的可能及合作方式。

  书面沟通优点

  1.一目了然:白纸黑字能使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成。当讨论的结果被记录下来、经详细商讨并最终写在纸上时,投机取巧的人就没有施展拳脚的空间了。

  2.书面跟进:能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。例如:我要协调团队完成一项销售任务,时间非常有限,离规定的完成日期不远,此时准备一份书面备忘录给我的队员、主管以及合作伙伴,将使我更加清楚采取什么步骤,如何对每个人进行跟进。它促使每个人共同关注一件事、说同一种语言,以及清楚哪些已经做完,还有哪些需要做。最后,书面跟进能保证论功行赏。能确保分辨出哪些人履行了承诺,哪些人因及时完成了工作而得到肯定。

  3.充当意见不和、起争端时的证明:没有人是完美的。毫无疑问,每一个工作项目都面临特殊的挑战,不管这种挑战是运筹上的还是人际关系上的。书面记录能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端。

  使用电子邮件的礼仪

  1、撰写与发送

  (1)在地址栏虚准确无误地键入对方的邮箱地址,并简短地写上邮件主题,以使对方对收到的信息先有所了解,在消息板块上撰写时,应遵照普通信件或公文所用的格式和规则。

  (2)可以尝试在撰写电子邮件时,先在脱机状态下撰写,并将其保存到发件箱中。然后在准备发送时再连接网络。这样可以尽量避免邮件编辑、发送的错误。

  (3)不可随便发送无聊、无用的垃圾邮件,以免导致阿络拥挤和影响他人正常工作;对于他人所发来的并要求转发的连环电子邮件,一定要给予拒绝。

  (4)尽量避免发送涉及工作机密内容的邮件,也不可将本人邮箱的密码随便透露给他人。

  2、接收与回复

  (1)应定期打开收件箱查看有无新邮件,若有新邮件应及时回复,因为特殊原因未能及时回复的邮件在回复中应向对方致歉。

  (2)尊重他人的隐私权,对于别人发给自己的信件不可随意转发。

  3、定期整理

  (1)定期整理电子邮箱,对于已经无用的信件给予及时删除。以免有新邮件而接收不到。

  (2)对于重要的信件,应复制成其他形式,更为安全地保留,不要一直放于邮箱中,这样容易丢失和被盗取。

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