常用应用文写作基础知识大全

写作基础 时间:2016-11-18 编辑:ksf 手机版
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  公文是国家机关,社会团体及企事业单位在公务活动中,为行使法定职权而制作的文件。它能够跨越时间,空间的限制,有效地传递公务活动所需要的信息。因而行政公文虽然数量不多,但却是应用文中的一个主要门类。

  为使国家行政机关的公文处理工作制度化,规范化,科学化,提高公文处理的效率和质量,经过几年的实践,国务院办公厅对原有的《国家行政机关公文处理办法》进行了再次修订,于2001年开始施行。

  修订后的国家机关行政公文共有十三类十三种,即一、命令(令),二、决定,三、公告,四、通告,五、通知,六、通报,七、议案,八、报告,九、请示,十、批复,十一、意见,十二、函,十三、会议纪要。

  决定

  决定的适用范围

  决定记录和反映了各类机关的重要决策结果和内容,它是一种带有制约,规范,指导作用的下行文,对于下级机关的工作过程或者活动具有强制力和约束力,是一种兼具领导性与规定性的公文。决定以机关名义发布,以国家行政机关为例,按照有关法律,决定的发布机关是国务院,国务院各部委,以及县级以上(含县级)地方各级人民政府;乡,民族乡,镇人民政府也可以发布决定。

  决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

  决定的写法

  决定的格式主要由标题,正文,签署和日期组成。

  1,标题 决定的标题应当精炼地反映决定的主要内容,通常要求写全项标题,即发文机关,事由和文种。

  2,正文 决定的正文,应具体表达决定原由及对具体事项或行动的意见,要求,方法,措施等内容。具体写法有两种:宣告性决定,因其内容相对简单,篇幅又较短小,所以,常按"决定原由","决定内容"的顺序作篇段合一的方法来进行表述。指挥性和表彰性决定,因其内容相对复杂,所以,常采用二部式结构表述:第一部分是开头,阐明决定的原由;第二部分是主体,阐明对有关事项或行动的意见,要求,方法,措施等内容,可按一定逻辑顺序分条列项进行表述;有时也可采用小标题的方式来表述。

  3,签署及日期 决定的签署与其他行政公文一样,在正文的右下方签上发文机关及成文日期,其中,如果是需要明确通过决定的时间及会议,则可将二者写在标题的下方。

  撰写决定的注意事项:

  第一,要注意决定的必要性。第二,要注意决定的正确性。

  l 通知

  一、 通知的适用范围

  在机关,团体和企事业中,作为通用公文的"通知"是应用范围广,使用频率高的一个文种。

  通知适用于批转下级机关相关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

  通知的适用范围广,从公布国家的政策法令,到基层单位的事务告知,无论是党,政,军机关,群众团体,还是企事业单位,上至中央,下至地方,单位无论大小都可以使用通知这种公文形式。由于通知的限定性小,机动性,灵活性大,所以处理各种事项用其他公文不好归类和使用时,常常考虑用通知来发文。通知均以机关名义发布。

  二、 通知的写法与撰写注意事项

  通知的写作格式由标题,受文单位,正文,签署和日期几部分组成。

  标题 常用的写法有两种:一种是发文机关,事由,文种三要素俱全,另一种标题是只有发文事由和文种两要素,

  受文单位 即被通知对象或主送单位,一般是单位,有时也可是个人。

  通知的正文多用祈使语句,适当配以说明语句,而且口气坚定,不容置疑。

  签署和日期 通知的正文结束后还要将发文机关名称写上,然后再写成文日期,最后要加盖公章。

  三、 撰写通知的注意事项:

  第一,要认真仔细。第二,被通知单位的名称要写清写全。通知的主送单位可以是一个,可以是几个,也可以是所有下属单位,发文时必须写清楚,通知周全。如使用"省政府有关部门"一类略称,所附发文单位则应写明"有关部门"的名称,以避免发文不全,贻误工作。

  报告

  一、 报告的适用范围

  报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

  报告从性质上看是一种陈述性的公文;从行文关系上看,是一种典型的上行文。

  二、 报告的特点

  第一,已然性。

  第二,总结性。

  第三,陈述性。

  三、 报告的种类

  报告,按其呈报要求可分为呈报性报告,呈转性和呈复性报告。

  报告,按其内容可分为综合报告和专题报告,工作报告和情况报告,以及调查报告。

  四,报告的写法与撰写注意事项

  四、 报告的写法

  报告由标题,主送机关,正文,落款及日期四部分组成。

  1,标题 一般由规范化的"三要素"的写法即发文机关,报告内容和报告组成,也可以由事由和文种组成,省略其发文单位。

  2,主送单位 主送机关写在正文前第一行。

  3,正文 报告的正文一般也分为开头,主体和结尾三部分组成。

  正文的开头,一般是简要说明报告的目的或有关情况,有时是对报告的情况作简要概括。采用的方式常用说明式或概括式。

  正文的主体应集中反映报告的核心内容。其具体写法,因报告种类不同而略有差异。综合性报告及呈报性报告,专题报告,因是汇报工作,按其内容基本上是采用顺叙法。呈转性报告,因其主要目的是反映对具体问题的意见,所以其内容安排亦采取顺叙法,正文的结尾,一般的报告多无特殊的结尾,汇报完毕,即告结束。结尾常用语是"以上报告,如有不妥,请指正。"呈转性报告,其结尾比较固定,常用语是"以上报告,如无不妥,请批转×××,×××贯彻执行。"

  落款及日期 如果标题是"两要素"的写法,或者即使标题是"三要素"写法,为了郑重起见,则先落款即发文单位全称,再写成文的日期。

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