职场接听电话的礼仪常识

时间:2023-07-13 16:45:11 炜玲 礼仪常识 我要投稿
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职场接听电话的礼仪常识

  在工作中总避免不了接听领导的、客户的或者同事的电话,那么在接听电话时怎么样才算是礼貌得体的呢?职场礼仪接听电话礼仪有哪些?下面是小编精心整理的职场接听电话的礼仪常识,欢迎阅读与收藏。

职场接听电话的礼仪常识

  职场接听电话礼仪

  1.听到电话响后,最好是三声之内接起,如果响声超过6下,那首先要跟对方说声对不起。

  2.接听电话时要面带微笑,因为微笑是会传递的,虽然对方看不到,但是能从你的话语中感受出来。

  3.接听电话的时候要专心,不要同事干别的事情或与旁边的人交谈,这样做会让对方感到你很不用心,从而也感到自己没有被尊重。

  4.接听电话的时候要注意身姿正确,不要躺着或者是把脚放到台面上,因为身姿不正确也会影响声音的效果,同时也容易导致电话滑落,会让对方觉得不舒服。

  5.在电话旁应该随时准备一些白纸和笔,当对方需要你记什么或者让你给上司传话,都可以快速准确记录下来,以免传达有误。如果事先没有准备好纸和笔,而要求对方等待,这也是很不礼貌的行为。

  职场拨打电话的礼仪

  1.拨打电话的时候要选择好时间段,如果不是十分重要的事情,请不要在休息、用餐的时间段给别人打电话,同时也不要在节假日打电话给对方。

  2.要把握好通话时间,一般来说通话时间不应超过3分钟,这也就是3分钟原则。

  3.如果对方并不知道你是谁的情况下,你应该要首先进行自我介绍,同时要多使用敬语。

  在一般情况下,结束通话的人是打来电话的人。但是当电话变成了东拉西扯,或是漫无边际的时候,通话人只要简单地说:现在我没事了,巴巴拉。我非常高兴能和你通电话。我们期望能在7号那天见到你。再见。或者其他什么得体的话。

  职场接听电话的礼仪技巧

  当你的通话被打断时,通常中断电话的人应当首先再打电话。

  我们通常都有被罗嗦的通话者缠上的经历,他也许是一名执着的推销员,也许是一位喜欢长篇大论的朋友。当你想尽办法中断通话,但所有的努力都失败时,你可以采取更为积极的措施。首先是停顿,甚至有必要采用打断的办法,例如说:我非常`对不起,但是我必须挂断电话。孩子哭了。或者约翰正等着用电话。或者说哇!现在有一个约会要晚了,我必须走了。这类话。

  另外一种必须迅速结束通话的场合是突然有客人来访,或者在家,或者是在办公室。当你有客人来访时,仍然长时间聊天是非常不妥的。当你知道这个电话不可能很快就结束时,你应当暂时推一推,在其后更合适的时间再打。在家你可说:TOM刚刚来访,我过一会儿再打过来好不好?商务人员则可以说:现在我有一个客户,如果你能留下你的号码,我一会儿有时间时会给你打过去的。

  另一方面,如果你知道通话会需要一段较长时间时,或者你想中止愉快的闲聊时,一个好的办法是,在你开始谈话时,对你的朋友说:现在打电话合适吗?或你有时间聊吗?如果更多的人采用这种方式,对电话的无聊和打扰的抱怨就会减少许多。

  职场接听电话礼仪

  一、打电话注意事项

  1.要正确有效地使用电话,应该做到亲切文明、简捷准确。

  打电话时,虽然相互看不见,但是闻声可知其人。

  因此,通话时一定要客气礼貌坚持用“您好“开头,“请“字在其中,“谢谢“、“不客气“结尾,嗓音要清晰,音量在适中,语速要恰当,通过声音在对方心里树立良好的形象。

  打电话是为了争取时间,提高信息交流的效率,因此交谈时词语达意简洁,语言清晰准确,以避免误听。

  2.重要的第一声

  当我们打电话给某单位,若一接通,就使对方听到对方亲切、优美的招呼声,心情一定会很愉快,使双方对话能顺利展开。

  在电话中只要稍微注意一下自己的语言就会对对方留下美好的印象。

  同样说:“您好,这里是XX“,但声音清脆、悦耳,吐字清晰,同让人听了不清晰、阴沉的声音,会给对方留下完全不同的印象。

  在电话中给人印象不佳,对方对你所在的单位也会有看法。

  因此要记住,接电话时,应有“我代表企业的形象“的意识。

  3.迅速准确的接听

  企业业务繁忙,一个办公定有时往往会有几部电话,听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。

  电话铃声响一声大约3秒钟,若长时间无人接电话,让对方久等是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分焦急,你所在的企业会给他留下不好的印象。

  即使电话离自己很远,听到电话铃声后,应该用最快的速度拿起听筒,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯也是每个办公室工作人员都应该养成的。

  如果电话铃响了五声才拿起话筒,应该先向对方道歉,若电话响了许久,接起电话只是“喂“了一声,对方会十分不满,并留下恶劣的印象。

  4.打电话之前,应确定第一受话人、第二受话人,然后确定电话交谈的内容,如果内容较多,应事先打个腹稿,力求表达清楚、简练。

  给不熟悉的对象打电话时,要给对方以沉着、思路清晰的感觉。

  接通电话并确认电话号码无误时,应立即简要报明自己的身份、姓名及要通话的人名,当对方答 “稍候“时,应握着话筒静候;假如对方告诉你“要找的人不在“时,切不可鲁莽地将话筒“喀啦“一下挂断,应道声“谢谢“。

  5.打电话要简短,长时间占线,有可能误事。

  6.打完电话,不要忘记说一声“我挂电话了,好吗?“或者说一声:“再见“!如果对方是长辈或领导,要等对方挂断电话,自己才放下听筒,表示礼貌。

  二、有效的电话沟通技巧

  1.上班时间打来的电话几乎都与工作有关,公司的每个电话都十分重要,不可敷衍,即使对方要找的人不在,切忌

  粗率答复:「他不在」即将电话挂断。

  接电话时也要尽可能问清事由,避免误事。

  对方查询本部门其它单位电话号码时,应迅即查告,不能说不知道。

  2.我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的,如自己无法处理,也应认真记录下来,委婉地探求对方来电目的,就可不误事而且赢得对方的好感。

  3.对对方提出的问题应耐心倾听;表示意见时,应让他能适度地畅所欲言,除非不得已,否则不要插嘴。

  期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。

  注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。

  4.接到责难或批评性的电话时,应委婉解说,并向其表示歉意或谢意,不可与发话人争辩。

  5.电话交谈事项,应注意正确性,将事项完整地交待清楚,以增加对方认同,不可敷衍了事。

  6.如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件,应先估计可能耗用时间之长短,若查阅或查催时间较长,最好不让对方久候,应改用另行回话之方式,并尽早回话。

  以电话索取书表时,应即录案把握时效,尽快地寄达。

  三、打电话的时间

  1.在打电话时,假如尊重对方,礼貌热情,会给对方良好的印象。

  通话应选择恰当的时间,无紧急情况,一般,白天应在8点以后(假日在9点以后),夜间则在21点以前,以免打搅他人休息。

  有午睡的季节,不应在中午打电话。

  一般通话时间以3~5分钟为宜,尽量提高通话效率,减少占用时间。

  2.使用电话应做好充分的预备。

  通话以前,应对谈话内容与目的做到胸有成竹、有的放矢,避免词不达意、结结巴巴的通话;电话机旁应备有记事簿,以免需要记录时忙乱而耽搁对方的时间。

  3.向外打电话时,应记准电话号码,以免打错。

  假如拨错号码,应礼貌地向对方道歉,不可随手挂机。

  拨通后,首先应说“你好!”然后迅速通报自己的单位,必要时还应报上自己的姓名;再告诉接电话的人你要找的是谁:“请麻烦您找一下xx先生听电话,谢谢。”如对方答应找人后,应手持听筒静候,不要在此时离开或做其它的事。

  对方告诉你要找的人不在时,切不可当即挂断,而应当说“谢谢,打搅了!”或请对方帮助传达:“假如可以的话,能不能麻烦您转他……”等。

  若对方答应你的请求,应表示感谢;假如要找的人接电话,应先致以简短的礼貌的问候,而后进入正式谈话。

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