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会议邀请函

邀请函 时间:2017-05-31 我要投稿

会议邀请函模板

  (一)会议邀请函的含义

会议邀请函模板

  会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议,具有礼仪和告知双重作用的会议文书

  邀请函用于会议活动时,与会议通知的不同之处在于:邀请函主要用于横向性的会议活动,发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人,也不属于本组织的成员,一般不具有法定的与会权利或义务,是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等,以发邀请函为宜。而会议通知则用于具有纵向关系(即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系)性质的会议,或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的`会议,如人民代表大会、董事会议等。对于这些会议的对象来说,参加会议是一种责任,因此只能发会议通知,不能用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时,要区别成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知,而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。

  (二)会议邀请函的基本内容

  会议邀请函的基本内容与会议通知一致,包括会议的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;会议内容和形式;参加对象;会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。更多邀请函尽在YJBYS邀请函频道

  (三)会议邀请函的结构与写法

  1.标题。由会议名称和“邀请函(书)”组成,一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样,如:《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。“邀请函”三字是完整的文种名称,与公文中的“函”是两种不同的文种,因此不宜拆开写成“关于邀请出席××会议的函”

  2.称呼。邀请函的发送对象有三类情况:

  (1)发送到单位的邀请函,应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜用泛称(统称),以示礼貌和尊重。

  (2)邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前冠“尊敬的”敬语词,后缀“先生”、“女士”、“同志”等。

  (3)网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。

  3.正文。正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的,用“特邀请您出席(列席)”照应称呼,再用过渡句转入下文;主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项;最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”,再换行顶格写“敬礼”,亦可省略。

  4.落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称,因此落款处应当署主办单位名称并盖章。

  5.成文时间。写明具体的年、月、日。

  范文

尊敬的________负责人:

  您们好!

  为进一步促进双方的交流与合作,提高我们的综合实力,确保________年各项要求持续有效实施及提升,我公司将于________年______月_____日召开供应商会议。会议将于上午8:30开始签到,9点准时开始,于当日结束。

  会议内容主要如下: 

       1. 重点产品过程能力审核

       2. 新产品开发样品送样流程

       3. 外借资产管理

       4. 外发资料有效版本管理

        5. 不良通知对策书填写要求

        6. 合格供应商新增产品流程.

  敬请各位企业负责人和质量技术主管参加,并于______年____月____日前填写本邀请函中的回执部分,传真至我公司。

  如有疑问,请及时联系。

  祝

  商祺!

  ______________公司

  ________年_____月_____日

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