书信类文书礼仪

时间:2022-09-07 10:48:44 书信 我要投稿

书信类文书礼仪

  传统书信有着约定俗成的结构,一般由提称语、时令语、叙别语、正文、珍重语、请安语和落款敬辞组成。这其中包含着丰富的礼仪内容,具有中华民族浓厚的文化色彩。下面是小编整理的书信类文书礼仪,参考一下。

书信类文书礼仪

  一般书信

  一封信,从信封、信纸的选择到格式、语言的表达都要注意礼仪。

  (一)信封与信纸

  信封和信纸的纸质很重要,必须精心选择,不能过于随意,它是给人的第一印象。过于随意,随便用一张皱巴巴的白纸,软软的信封,会让人感觉不被重视。如果是代表公司,最好有专门用于书面交流的信封和信纸,并使它们在色彩、标志、格式上统一起来,就像配套的衣服一样,是单位形象独具魅力。

  信纸又称信筏,一般选择16开大小,有横条或者隐条的稿纸,底色可以为白色,也可以为乳白色或者淡蓝色。正式的公务活动中的信函最好不带彩色镶边。一般的单位有专用的心筏纸,右下角由本单位的地址、单位电话和邮编等信息。信纸切忌打格子,除非需要通过表格说明什么问题。

  (二)填写信封

  信封上应依次写上收信人的邮政编码、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和邮政编码。收信人的地址要准确无误,字迹工整清晰。一般来说,发给机关、团体或单位的信,要先写地址,再写单位名称。收信的地址如是在外省市,一定要写清楚省份。收信人的姓名应写作信封的中间,字体要略大些。姓名要写全,如“王先生收”、“张校长收”的写法容易引起不必要的差错。在姓名后空二格,写上“先生”“女士”等通称,后加上“收”、“启”、 “鉴”等字。尊称一般不写在封面上,因为信封一般是写给无关的第三者(邮递员)看的。若是寄交给旅居某地或者旅馆的人,要写上“请留交”;当需要转交时可写“烦交”或“转交”。如直接由第三者转交,则无需写邮编和地址等,直接在信封上写明“烦交张明先生收”或是“转交李娜女士收”。寄件地址写在信封下方靠右的地方,尽量写详细些,让收信人一看就知道是谁寄来的,同时也便于地址有误或者投递出错时退回此信。最后填好寄信人的邮政编码。

  海外信函的信封正面的中间写收信人的姓名地址。第一行写收信人的姓名,

  姓名前加称呼;第二行写门牌和路名;第三行写城市名和邮政编码;最后一行写国名。可以各行对齐,也可以每行外后缩五个字母。用英文或机到过通晓的文字书写。寄件人姓名和地址写在信封正面左上角,顺序同收件人姓名地址,出了我国国名必须写“CHINA”外,其余用中文书写。航空标签应贴在信封正面右下角。印刷了单位名称的'信封不能用来及国际及港澳台邮件。

  (三)普通信文的规范格式

  信文由称谓、正文、敬语、落款和时间组成。

  1、称谓。应在第一行顶格写,后加冒号,以示尊敬。称谓应当遵循长幼有序、礼貌待人的原则,选择得体的称呼。

  2、正文。正文是信函的主体。可根据对象和所述内容的不同,灵活的采用不同的文笔和风格。一般包括以下四方面的内容:

  (1)问候语。问候语要单独成行,以示礼貌。有“您好”、“近好”、“节日好”等;

  (2)询问对方近况并谈及对方有关的情况,以表示对对方的重视和关切;

  (3)回答对方的问题和谈及自己情况和打算;

  (4)简短的写出自己的希望、意愿和再联系之事。

  3、敬语。是写信人在书信结束时向对方表达祝愿、勉慰之情的短语。多用“此致”、“即颂”、“顺祝”等词语紧接在正文末尾,在下一行的定格出,用“敬礼”、“近安”、“安康”等词语与前面呼应。

  4、落款及时间。在信文的最后,写上写信的姓名和写信日期。署名应写在敬语后另起一行靠右的位置。一般写给领导或不大熟悉的人。要属上全名以示庄重、严肃;如果写给亲朋好友,可以只写名不写姓;署名后可酌情加上禀词,对长辈用“奉”、“拜上”,对同辈用“谨上”,对晚辈用“字”、“白”等词。

  (四)书写字迹

  普通书信作为一种信息、情感沟通的工具,应用手写,使用黑色钢笔、签字笔显得更加正式、礼貌,不宜用铅笔写,切忌用红色笔书写,红色笔书写表示与对方绝交。书写时最好用楷体或是行书,自己要清晰工整。打印的纸虽清晰美观,但没有手写的让人感觉亲切,所以私人名义的信要用手写,如必须打印,签名也要用手写。以单位名义写的信、文书要打印件,表示慎重、正式。

  拓展内容

  公关书信礼仪

  所谓文书,指借助于文字而形成的各种书面材料。可分一般性私人文书和工作性公务文书。

  书信是人们生活中最为普通、最为古老的一种沟通方式。掌握书信的格式和要求,有助于更好地发挥书信的功能。

  书信和格式:信文由称谓、正文、敬语、落款及时间四部分组成。

  称谓:应在第一行顶格写,后加冒号,以示尊敬。称谓应尊循长幼有序、礼貌待人的原则,选择得体的称呼。

  正文:正文是信函的主体。可根据对象和所述内容的不同,灵活地采用不同的文笔和风格。

  1、问候语。问候语要单独成行,以示礼貌。有“你好”、“近好”、“节日好”等。

  2、先询问对方近况和谈与对方有关的情况,以表示对对方的重视和关切。

  3、回答对方的问题或谈自己的事情和打算。

  4、简短地写出自己的希望、意愿或再联系之事。

  敬语:写信人在书信结束时身对方表达祝愿、勉慰之情的短语。多用“此致、即颂、顺祝”等词紧接正文末尾。

  落款及时间:在信文的最后,写上写信人的姓名和写信日期。署名应写在敬语后另起一行靠右位置。一般写给领导或不太熟悉的人,要署上全名以示庄重、严肃;如果写给亲朋好友,可只写名而不写姓;署名后面可酌情加启禀词,对长辈用“奉、拜上”,对同辈用“谨启、上”,对晚辈用“字、白、谕”等词。

  信封:信封上应依次写上收信人的邮政编码、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和邮政编码。

  邮政编码要填写在信封左上方的方格内,收信人的地址要写得详细无误,字迹工整清晰。发给机关、团体或单位的信,要先写地址,再写单位名称。收信人的姓名应写在信封的中间,字体要略大一些。在姓名后空二、三字处写上“同志、先生、女士”等称呼,后加“收、启、鉴”等字

  寄信人地址、姓名要写在信封下方靠右的地方,并尽量写得详细周全一些。最后填写好寄信人的邮政编码。

  公关传真礼仪

  第一,必须合法使用。国家规定:任何单位或个人在使用自备的传真设备时,均须严格按照电信部门的有关要求,认真履行必要的使用的手续,否则即为非法之举。

  具体而言,安装、使用传真设备前,须经电信部门许可,并办理相关的一切手续,不准私自安装、使用传真设备。

  安装、使用的传真设备,必须配有电信部门正式颁发的批文和进网许可证。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备,必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测,然后方可到电信部门办理使用手续。

  使用自备的传真设备期间,按照规定,每个月都必须到电信部门交纳使用费用。

  第二,必须得法使有。使用传真设备通讯,必须在具体的操作上力求标准而规范。不然,也会令其效果受到一定程度的影响。本人或本单位所用的传真机号码,应被正确无误地告之自己重要的交往对象。一般而言,在商用名片上,传真号码是必不可少的一项重要内容。

  对于主要交往对象的传真号码,必须认真地记好,为了保证万无一失,在有必要向对方发送传真前,最好先用对方通报一下。这样作既提醒了对方,又不至于发错传真。发送传真时,必须按规定操作,并以提高清晰度为要旨。与此同时,也要注意使其内容简明扼要,以节省费用。

  单位所使用的传真设备,应当安排专人负责。无人在场而又有必要时,应使之自动处于接收状态。为了不影响工作,单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。

  第三,必须依礼使用。商界人员在使用传真时,必须牢记维护个人和所在单位的形象问题,必须处处不失礼数。

  在发送传真时,一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时,更是要谨记这一条。出差在外,有必要使用公众传真设备,即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时,除了要办好手续、防止泄密之外,对于工作人员亦须依礼相待。

  人们在使用传真设备时,最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后,应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方,以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时,千万不可拖延时间,耽误对方的要事。

  书信类文书礼仪之公文种类

  1. 命令

  2. 议案

  3. 决定:对重大事项或者重大行动做出安排

  4. 指示:对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则

  5. 公告、通告:公告适用于宣布重要事项或者法定事项,通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项

  6. 通知:批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。

  7. 通报:表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况

  8. 报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问

  9. 请示:向上级机关请求指示、批准

  10. 批复:答复下级机关的请示事项

  11. 函:不相隶属机关之间互相协商工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准

  12. 会议纪要:记载和传达会议精神和议定事项

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