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秘书怎么写好会议通知

会议通知 时间:2017-12-28 我要投稿
【www.ruiwen.com - 会议通知】

  会议通知按形式分,有口头通知和书面通知;按通知的行为方式分,有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。

  书面通知按传递方式分,有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知;按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。

  书面通知

  以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外,也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些,以便使与会人员接到通知后,有充足的时间准备和赶到会场,也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间,如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然,一般的会议没有必要过早发通知,以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作,需要在平时打好基础,不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化,要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知,要求当事人签名,当事人不在,请别人代转通知,也要求代转通知人签名,事后通知人要追踪落实。

  电报通知

  写电报时要求在明了的基础上做到简洁,但不该压缩的文字不能压缩,容易产生歧义的词句不能压缩,各项内容都要写得明确具体,不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时,应要求对方接到通知后回电。

  传真和电脑通知:务必弄清对方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰,可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清,就要重新发送一次。如果仍然模糊不清,就要考虑采取电话方式了,让对方做好电话通知的记录。

  墙报通知

  墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计(比如一些自由参会的演讲会、报告会),要安排大一点的会场才行,以免到会人数太多,会场容纳不下,造成不好的效果。

  范文

  各专业标准化技术委员会、各标准计划项目承担单位:

  为了提高电力标准编写质量,规避标准起草过程中的常见错误,促进标准化工作规范管理,经研究,我中心拟于5月下旬在秦皇岛市召开规范标准编写会议,请各标准计划项目主要起草单位、技术归口单位及标准化技术委员会派1名以上标准起草人员或标准管理人员参加本次会议。现将具体事宜通知如下:

  一、 会议内容

  1、介绍电力标准化工作现状与发展趋势;

  2、宣讲标准编写的基本要求;

  3、介绍标准申请、报批程序和相关要求等。

  二、会议地点

  中电联北戴河培训中心

  秦皇岛市北戴河区黑石路39号

  乘车路线:距北戴河火车站约20公里(乘出租车约40元),距秦皇岛火车站约35公里(乘出租车约60元),距山海关机场约45公里(乘出租车约100元;或乘山海关机场至秦皇岛火车站机场班车)。

  三、会议时间

  报到:5月20日

  会议:5月21日、22日

  四、培训费用及其他

  (一)培训费用为1500元/人,包括培训费、教材费等。培训期间食宿统一安排,费用自理;

  (二)本次培训班由中能国研(北京)电力科学研究院承办,请参会代表将报名回执(见附件1)于2015年5月15日前以传真或电子邮件方式发送至联系人处;

  五、联系方式

  联系人:王卫萍 李博

  电 话:010-64475688 63413729

  传 真:010-63413630

  E-mail:wangweiping@eptc.org.cn

  中电联北戴河培训中心前台电话:

  (0335)4045045转8000

  附件

  1、2014年立项的国标、行标计划项目编制单位表

  2、规范标准编写会议回执

  3、中电联北戴河培训中心图示

  标准化中心

  2015年4月20日

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