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如何写会议通知格式

会议通知 时间:2017-12-28 我要投稿
【www.ruiwen.com - 会议通知】

  你一定接到过这样的会议通知

  会议通知兹订于1月20日(星期三)下午2:00在201会议室召开销售会议,请准时参加。

  ****部门

  这样的通知我们经常见。没有明确的主题、目标、成果预期、参与人,最糟糕的是连结束时间都没有。拿到这纸会议通知的人,恐怕真的会担心一个下午的时间都在会议室里耗过去了。

  我们经常会忽略会议邀请这个环节,认为无非就是通知大家来开个会,没有必要写的那么细,但其实会议邀请起到的不仅仅是通知的作用。一旦会议邀请发出,说明整个会议已经进入到准备期了,会议的内容、相关事宜等都要通过这个会议邀请告知大家,这不仅仅表明组织者对这次会议的重视程度,从另一个侧面也说明了会议主导者对参会者的尊重。

  会议通知的 7 个要件

  在一个完整的会议邀请中,至少应该包括会议时间地点、参会者、会议目的、预期成果、会议议题、会议议程、提前准备的资讯7个要件:

  1-会议时间地点

  会议通知上,我们只能找到开始时间、看不到会议的结束时间。这就让被邀请者很郁闷,同时也会为后面的工作安排造成很大的麻烦。最佳的方法是,明确标注会议开始时间与结束时间,同时建议大家能够提前十分钟到达。

  2-参会者

  谁会来参加这个会议?这些人在会议中的分工是什么?如果可以的话,应该在会议邀请中明确标明。如 孙继伟-会议主持,李二明-负责会议记录,赵明洋―项目发言人等。

  3-会议目的

  在组织中经常召开的会议有两类:一类是问题解决类的会议,另一类是决策类会议。其它类型的会议,如信息收集类、研讨类、报告会等,也可以采取其它方式进行,不一定非要把参与者聚集在一起。

  会议的目的不同,所采取的方式、流程、参与者、时间长度会有显著差别。问题解决类的会议,与会者首先要对问题是什么达成共识,才可能探讨相应的解决方案。同时,参会者还要具备解决问题的专业知识与技能,才有可能达成会议目标。为了使参与者从一开始就明晰会议的重点,会议主题可以以问题的方式进行设置,比如:“如何在第三季度完成250万销售额?”

  决策类的会议,在会议初始要对会议决策方式达成共识:是采取一票否决的方式、少数服从多数的方式还是交由领导来做决定。这样的好处在于,每一位参会者都知道自己的权利如何,可以最大限度的保障会议的成功进行。

  4-预期成果

  会议结束以后,期望的预期成果是什么?是确定当前问题的解决思路、还是就行动方案达成团队共识?还是建立一个流程的规范?

  5-会议议题

  为了使每一个会议过程更为聚焦,需要把大的会议主题拆分为多个议题,会议议题的作用在于引导参会者对会议主题层层深入,以更好的提升会议的效率。

  会议议题根据会议目的不同,会有不同的设置。一般来讲,会把信息分享与收集的议题放在前面,需要讨论的议题放在中间,决策类的议题放在最后。在议题设置过程中,要围绕会议目的,找出具有较高关联度的议题,并且注意议题的先后顺序。6-会议议程很多时候,参会者进入到会议室才会看到会议议程。尤其是部门内部会议上,参会者往往对会议要讨论的议题数量、目标没有太多了解,所以容易造成跑题、焦点问题不集中的情况。所以会议议程是会议中很重要且不可或缺的内容。

  会议的时间、议题都要有明确的时间节点,尤其是在过程中,各个环节由谁来发言?目标是什么?讨论采取哪种形式,如果能够在会议前就提供给参会者,大家也会有针对性的进行准备。7-提前准备的资讯参会者在会议前根据会议主题进行必要的资料收集,会对此次会议目标达成有很大帮助。

  6-会议议程

  很多时候,参会者进入到会议室才会看到会议议程。尤其是部门内部会议上,参会者往往对会议要讨论的议题数量、目标没有太多了解,所以容易造成跑题、焦点问题不集中的情况。所以会议议程是会议中很重要且不可或缺的内容。

  会议的时间、议题都要有明确的时间节点,尤其是在过程中,各个环节由谁来发言?目标是什么?讨论采取哪种形式,如果能够在会议前就提供给参会者,大家也会有针对性的进行准备。

  7-提前准备的资讯

  参会者在会议前根据会议主题进行必要的资料收集,会对此次会议目标达成有很大帮助。

  会议通知案例分享 

 五月份销售总结工作会

  2014年5月31日14:00-16:00(建议大家提前10分钟到达)

  总部 201 会议室

会议目的

  检讨5月份销售达成情况,找出当前存在的问题,并制订出解决方案;

  预期成果

  找到影响5月份销售额达成的三个重要问题;

  寻求合理解决方案,制订行动计划;

  会议议程

  14:00 会议开始 (5分钟)

  14:05 5月份销售总结(5分钟)

  各片区通报情况(20分钟)

  14:30 影响销售达成的三个问题(20分钟)

  意见汇总(10分钟)

  确定重要性最高三个问题解决方案(25分钟)

  15:25 制订行动计划(20分钟)

  15:45 确定会议成果

  15:55 陈总总结发言

  16:00 会议结束

  参会人员

  陈继伟-会议主持

  韩小冰-会议记录

  陈总-总结发言

  苏宏经理-主题发言

  各片区经理-每人3分钟发言

  产品经理-参与小组讨论

  会前准备资料

  1.各片区销售数据;

  2.新产品资料;

  3.去年同期销售数据;

  4.您认为当前最需要解决的问题。

  好的会议是策划出来的,认真准备每一个细节,会保障我们的会议圆满成功。

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