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书写会议通知的注意事项

会议通知 时间:2017-10-23 我要投稿

书写会议通知的注意事项

  欢迎来到CN人才网,今天小编给大家介绍的是书写会议通知的注意事项,希望对大家有帮助。

书写会议通知的注意事项

  一、会议通知前的注意事项

  1.要做到底数清、情况明。在通知会议前,工作人员至少要清楚六个要素:即会议的时间、地点、主持人、名称(议程)、参会人员(含新闻单位)和要求。如果领导安排时没有听清或者有疑问,要立即大胆提问、刨根问底,不能胡乱猜测,想当然去做。

  例:由于领导有地方口音或周围环境嘈杂等原因,可能会导致听不清领导安排工作的内容,这时如果工作人员顾虑重重,不好意思多问,就将使工作无从下手,甚至造成严重后果,所以听不清就要厚着脸皮立即问,或者记好后重述一遍给领导听,以进一步核实。“好记性不如烂笔尖”,领导安排工作时最好用笔记,这样既可以记全,还相当于作了备忘录,所以工作人员要养成随身携带笔和笔记本的好习惯。

  例:今年我在梳理特区“两会”期间党委领导活动日程时,发现会务指南上指明人大代表团召集人会议特区党委副书记要参加,如果按照要求参会的应有三位副书记,但XX是挂职副书记,他是否要参会呢?这个环节存在疑问,我就没有单纯地按照会务指南来草拟活动日程,而是立即与人大办对接,经核实XX不用参会,及时避免了错误的发生。

  2.要身在兵位、胸为帅谋。服从安排是工作人员的基本职责和纪律,但不能完全被动、机械地工作,要把思考和责任倾入其中,会议通知也是如此。

  例:在起草会议建议方案时,除了领导安排到的,还要仔细考虑有没有被遗漏或者不合理的地方,如果有也要大胆请示汇报。比如:每年上半年各级的会议较集中,有时在筹备某个会议时,会突然接到上级在同一时间要召开会议的通知,这样一来就打乱了我们的工作步骤,甚至让即将召开的会议不得不临时取消,既增加了工作量,也浪费了不少时间和精力。为避免这一情况发生,现在我区要召开大中型会议时,我们就事先与市委办沟通,了解省、市近期是否有大型会议召开,以供领导参考并决定会议时间。

  例:今年年初,我们刚开始通知特区党委常委(扩大)会议,就有几家单位反映他们的主要领导被同时要求参加特区人大的会议,我们及时与人大办对接,得知人大的会议也要求各单位主要领导参加,人大班子成员和几位政府副区长都要参会,两边的会议严重“碰撞”。得知这一情况后,我们及时汇报,最后领导协调人大将会议推迟,保证了常委(扩大)会的正常召开。

  例:会议时间无特殊情况最好安排在整点,这样好记,也顺应了大家的习惯,并且最好安排在上班至少半小时以后,因为其中有个规律,即:如果会议安排在刚刚上班的时候,即上午8点半或下午2点召开,会场秩序在临近会议前相对混乱,迟到的参会人员也相对较多,但如果安排在9点或下午2点半情况就相反。所以这样做有两个好处,一是有充裕的时间做好会前准备,二是可以给参会人员多一点时间赶路,尤其是在下午,因为中午只有两个小时的休息时间,同时也要考虑到乡镇开会的方便。

  3.要做好组织通知的工作。在大中型会议中,由于参会人员较多,通常会采取多人分头通知的方式,这种做法虽然能提高效率,但由于参与的人多也增加了出错风险。所以,牵头者必须统筹安排好。

  首先,要拟出书面会议通知提纲并发给每个同志,以便大家一目了然,统一通知口径,防止出现疏漏。其次,要划好每个人负责通知的范围,避免出现重复通知或者遗漏的情况。最后,同一单位的参会人员要统计出来并一次性通知到位。在会议通知中,党委办公室通常将参会对象分为副县级以上领导、党群部门、政府部门(企业)、乡镇(社区、园区)、新闻单位(其他)五类,并以此为基础划分参会范围。

  在小型会议中,由于办会简单反而可能出现“阴沟里翻船”的事情,所以办小会也不能掉以轻心。比如,一次会议要通知乡镇参会,我和另一个同事口头约定,按照电话本上的顺序,由我通知陇脚以前的乡镇,他通知陇脚往后的乡镇,结果我们都以为陇脚由对方通知,导致陇脚没有接到通知并按时参会,这件事我至今记忆犹新,教训深刻。

  二、会议通知时的注意事项

  1.要简明扼要。通知会议时为了提高效率,同时方便对方记录,工作人员说话应简单明了,语速恰当,吐字清晰,重点交待清楚会议的时间、地点、主题、参会人员及要求,其他视情况可以从略。

  2.要通知到位。如果联系不上通知对象,要想方设法通知到位,比如可以打该单位其他人的电话,请他代为通知;又比如可以发短信。例:一次会议要通知乡镇党委书记参加,当时这些领导都在开会,手机调为振动而且不方便接听,如果等会议结束再通知又会延误工作,所以我把会议通知内容编成短信发给这些领导,并请他们收到后回复,这样就没有担误会议的筹备。但短信通知有其局限性,一是不能确保人人都收到短信,二是对方收到短信后不一定看,三是只适合在小范围并且知道具体参会人员姓名的情况下发,四是如果得不到对方的回复,还是要打电话。

  3.要做好记录。记录的内容主要是接话人姓名和打电话时间,重要会议还需记录参会人员是否参会。记好接话人姓名和时间是为了在参会人员未到会或未按要求到会时追查原因、倒查责任,所以做好记录是工作需要,从某种意义上来说也是保护自己,因此通知记录要保存至会议结束后才能销毁。核实并记录好领导尤其是副县级以上领导是否参会也很关键,因为布置会场时对于他们摆放的是名字座签,既不能出现摆了座签但领导不参会的情况,也不能出现领导来了但没有对应座位的情况。在这个环节中,还要特别注意一些科级单位的主要领导也是副县级,比如,牂牁江风景名胜区党工委书记、牂牁镇党委书记王华是副县级,如果通知牂牁镇一名主要领导参会,就要核实清楚参会的'是书记还是镇长。这就要求工作人员必须熟悉每个单位主要领导的姓名及其职务,全区副县级以上领导有哪些。

  4.要严格程序。在办公室工作要讲程序、守规矩,通知会议同样如此。例:如果对对方提出的问题解答不了或者拿不准,就不能信口开河,要及时核实清楚或请示领导。比如有领导请假,工作人员没有批假的权利就不能擅自同意,而应请对方填写会议请假报告单,按程序请示相关领导后才能回复。

  5.要端正态度。打电话虽然看不到彼此的表情,但通过声音也可感知对方的素质以及单位的风气,所以工作人员通知会议时要端正态度。首先要有礼貌,其次要耐心等待接话人记录,最后说话要柔中带刚。比如:全委会是党委的重要会议,必须有三分之二以上的委员到会方能举行,为保证会议正常如期举行,我们在通知会议时会要求“无特殊情况不得请假”,目的就是突出会议的重要性,尽量减少请假人数。

  三、会议通知后的注意事项

  1.要做好检查和统计。有时因为电话占线、无人接听、信号不好等原因,导致我们当时没有通知到某个单位(领导),过后又忘记通知这个单位(领导),尤其是在通知对象多、时间紧、工作忙的情况下,工作人员忘记通知的概率就会大大提高。要避免此类错误需走好两步,第一是通知时作好标记,比如通知过的打“√”,没有通知到的打“×”;第二步是通知后回头检查,看是否有被遗漏的通知对象,千万不能盲目认为自己肯定已经通知完了就忽略过去,如果有遗漏这可能是弥补失误的关键一招。

  例:XX领导主持的一次会议只有10来家单位参加,但会议开始10多分钟后仍有两家单位未到,其中一家是在会议快要结束后才来,这个会议是有重要工作安排,而且规模小,但是会议效果很不好,造成了不良影响。后来调查原因,一家单位是被通知会议的同志通知漏了,一家是该单位的同志接到电话后忘记处理了。所以无论我们是打电话通知会议还是接到会议通知,都要注意避免这两种情况的发生。

  另外,会议通知完后还要及时将通知情况进行统计汇总,重点要统计好副县级以上领导参会情况、涉及相关议题的单位参会情况、请假人员等。如果是分头通知,工作人员还要及时将通知情况和记录反馈给牵头人。

  2.大会中套有多个会议的通知注意事项。例,我区第十次党代会第四次会议整体是一个大会,但大会中还有各代表团召集人会议、常委会、预备会、全体会议等多个会议。虽然会议日程上注明了每个会议的时间、地点、参会人员,但在具体办会时,某些会议和重要的参会领导还要再通知一遍,这样做一是提醒领导参会,防止领导忘记或者搞错;二是核实领导是否参会,以便接下来布置会场。这个细节虽然繁琐,但对于会议的顺利、高效、圆满召开具有很大的作用和意义,能充分体现办公室的办会质量和服务水平。比如:主席台是参会者注目的地方,是会场的中心,主席台上是否座无缺席,到会的领导是否都安排了座位,直接关系到整个会议的形象、氛围和效果。所以,在我区第十次党代会第四次会议中,预备会、第一次全体会议和第二次全体会议临近之前,工作人员都会对主席台上就座的人员进行再次通知和核实,然后根据反馈情况布置主席台。在会议中,还常常会遇到某些领导本来不参会但临时又参会,或者本来要参会但临时又不参会的情况,这时信息的及时高效沟通非常重要。

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