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浅谈如何做好会议记录

会议记录 时间:2018-11-26 我要投稿
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  在实际工作中,秘书做好会议记录非常重要。秘书这个岗位让很多人羡慕,却又让很多人望而却步,因为这个岗位的性质决定了要和领导直接接触,稍有不慎就可能会受到领导批评。下面是浅谈如何做好会议记录,欢迎参考!

浅谈如何做好会议记录

  领导常说行政办公室可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾。比方说,关于发奖金、出通报批评或通报表扬都要走会议纪要发往全局,全局职工的眼睛都盯着纪要上那几句来揣摩领导的想法,如果作为秘书人员,在会议记录上马虎大意或在会议纪要上表述不准确,就很容易误传领导的意思。每年地区局年终检查,都对会议管理这项工作给予细节指导,使各县局会议管理工作流程化、规范化。但是,如何进一步提高会议记录工作的质量和效率,将是办公室秘书的一项长期的工作任务。这里,对做好会议记录谈点粗浅的看法:

  一、使用固定的记录本

  会议记录是办公室工作的一个重要组成部分。会议记录是会议情况的真实记载,它客观地反映了会议的内容和进程,是形成会议纪要、简报的重要素材和督办事项执行情况的依据,具有重要的保存、利用价值,是重要的文书档案材料,因此必须选用纸质较好的会议记录本。并且按照年度根据会议类型分本记录,中途不得另起一本记录,以保证记录的连续性、完整性。

  二、做好会前各项准备

  会议记录是原始凭证,所以贵在准确、齐全,所以事先要了解会议的议程,以便于在记录过程中注意各有关方面的关系,将一些事宜有机地联系起来,加快记录的速度,记准、记全。按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整的做好会议记录,按会议性质分别记录很重要,如果把局长办公会、局务会、办公例会记在一个本子上,查找所需材料就费时费力,很不方便。每一篇会议记录开篇都要注明会议的组织情况,一般在会议开始前,就可以把会议的有关情况写好,包括①会议名称。写清是党组会议、局长办公会、局务会,还是税收分析会等等;②会议时间。要写明具体的年、月、日,同时还要写明是上午、下午还是晚上,有的会议还要写明某时某分;③会议地点要写明在何处开的会。如:“某某会议室”等;④主持单位(科室),一般会议像党组会议、局长办公会、局务会等一般由行政办公室主持,各税务专业会议由各业务科室主持;⑤主持人一般直书姓名,如:徐志广,不要写成简称徐书记,一般不写职务;⑥参加人(出席人),即出席会议的正式成员,按排列顺序列出,排列顺序可询问人教科;⑦记录人,就是负责记录会议全程的人,一般为两个人,一个主记一个副记,便于会后整理。⑧会议议题,此次会议要解决的事项,可以写成“关于…….的议题”,有时候还需加注列席人(即不是会议正式成员,但由于工作需要而参加会议的人,如关于经费的议题,会计要列席;关于征管软件数据的,网管员要列席)和缺席人(可单独作为一条,要写出缺席人的姓名和缺席的原因,也可以写在出席人、列席人的项目中,在括号内注明某某人因何故缺席)。这样不但查找起来一目了然、十分方便,而且有利于档案的保密和保护。

  另外,应设置签名簿,请出席者签署姓名,作为会议记录本的附件保存在档案室里。

  三、做好会议发言记录

  做了多年秘书,自己感觉秘书一定要多锻炼听、说、读、写。有的时候,有时几个小时的会,其他参加会议的人累了,可以发一下呆,如果对某个话题不感兴趣,也不是他负责的,就不用专心地听。可秘书不行,不管什么,都要记下来,回去还要分析,因为那个记录你是要形成纪要下发给所有同事的,但有些信息是不能随便公布的,这就考验秘书的判断力了。

  虽然是手写记录,没有word编辑的那么规整,但是作为秘书人员,也要注意记录本上的字体大小、字间距,我是先拿会议记录本记录,再准备几张稿纸附记,会议结束之后,在最短的时间内,对记录的内容进行整理,将稿纸内容誊写到会议记录本上,誊写一遍,可以对一些错字白字进行纠错,并删除一些和会议不相干的、牛头不对马嘴的话。如果看到你交上来的是一篇字体不一,乱七八糟的记录,即使你记的再好,你在领导眼里也大打折扣。还有,哪怕字写的不漂亮,也要保证字迹清晰。

  会议开始后,记录人员要保持精力高度集中,特别是在详细记录时,一定不能分心,否则记录将无法进行。一般说,按照会议的议程,与会者一个接一个地发言,这是比较好记的。但实际情况是,经常发生与会者热烈讨论,争先恐后地发言的场面。你一言,我一语,到底听谁的?记谁的?县局经费有限,没有录音笔,很容易脑子一塌糊涂。秘书的价值恰恰就是要在这种时候得到体现。毕竟人比机器聪明!通常的经验是,死死盯着主持人和主要领导。其实说直白点,就是谁的官大听谁的,同时要注意记录讨论焦点所在。乘短暂的停止讲话时间,比如领导点烟、喝口茶的功夫,可以迅速的回看记录,在旁边稿纸上迅速补记,会后整理。

  一般记录的开头要写上“会议记录(按发言先后顺序)”记录完毕后要写“会议结束”。

  以下是一段网摘的关于速记的技巧,大家分享一下:

  一般说来,速记有四条:一快、二要、三省、四代。

  一快,即记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。

  二要,即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。

  三省,即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如"但是"只记"但",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。

  四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。

  总之,会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。会后会议主持人、参加人要签字确认同意记录人所记录的会议内容。

  四、会后及时形成纪要

  会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的,会议纪要是反映会议基本情况和精神的纪实性公文,是会议议定事项和重要精神,并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要,可以“通知”形式发出。

  做纪要首先要提醒自己注意会议纪要的特点 。会议纪要如实地反映会议内容,有纪实性。它不能离开会议实际搞再创作,不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则,就会失去其内容的客观真实性,违反纪实的要求;会议纪要是依据会议情况综合而成的,有要点性。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切忌记流水帐。会议纪要一般采用第三人称写法,有特殊性。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”、“会议强调”等就是称谓特殊性的表现。

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