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关于会议后勤接待的工作实施方案

会议方案 时间:2018-01-25 我要投稿
【www.ruiwen.com - 会议方案】

  为做好****会*的后勤保障和礼宾接待工作,特制定本方案。

  一、工作机构及工作职责

  成立***后勤接待指挥部,由****同志任指挥长,***同志任副指挥长,指挥部下设工作组,分别由****等同志任组长。

  (一)综合协调组

  组 长:****

  副组长:****

  工作职责及责任人:

  1.负责制定后勤接待工作实施方案(责任人:***);

  2.负责做好本委各工作组、各成员的总协调(责任人:**);

  3.负责汇总嘉宾信息,及时报送大会组委会、委指挥部领导,分送各工作组(责任人:**);

  4.负责提前选定、准备礼品(责任人:**);

  5.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放;负责车辆通行证及其它后勤保障物资的落实(责任人:***);

  6.负责落实我委自备车辆租赁、借用等有关工作(责任人:***);

  7.负责会议期间嘉宾及工作人员用车的调度指挥,包括大会统一安排之外的考察等用车需求、工作人员用车需求;负责与大

  会礼宾接待组对接,落实重要嘉宾接送车辆(责任人:***);

  8.负责落实工作人员用餐(责任人:**)。

  (二)嘉宾联络组

  组 长:**

  副组长:**

  工作职责及责任人:

  1.负责汇总重要嘉宾行程,并安排“一对一”委领导、联络员提醒、引导(责任人:**);

  2.负责全程陪同重要嘉宾,做好接送机、入住酒店、出席活动的提醒、引导;(责任人:“一对一”联络员,名单附后);

  3.负责未列入“一对一”接待范围的嘉宾的总联络,对接落实接送车辆、住宿酒店,领取、发放有关资料等(责任人:**);

  4、负责礼品及会议手册的发放,负责准备嘉宾雨具(责任人:**、“一对一”联络员)。

  (三)酒店服务组

  组 长:***

  副组长:***

  工作职责及责任人:

  1.负责提前预订酒店,落实**、**工作人员及本委工作人员住宿(责任人:**);

  2.负责入住嘉宾报到有关事宜(责任人:**);

  3.按照大会酒店服务组统一安排,组织工作人员参加培训,

  并按照实际工作要求进行演练和测试,熟悉酒店及入住嘉宾的相关信息(责任人:**);

  4.负责统计汇总嘉宾抵、离酒店信息,并及时提交综合协调组(责任人:**)。

  (四)机场服务组

  组 长:**

  副组长:**

  工作职责及责任人:

  1.负责掌握嘉宾航班信息,提前通知综合协调组、酒店服务组及相关“一对一”联络人(责任人:**);

  2.负责与大会机场服务组对接,做好嘉宾贵宾通道通行、乘机手续办理、行李托运等接、送机事宜及安排嘉宾、工作人员餐饮等(责任人:**);

  (五)宴会服务组

  组 长:**

  副组长:**

  工作职责及责任人:

  1.负责制定详细宴会方案,与办公厅对接,落实拟参加宴请市领导名单;负责与酒店方对接,提前做好宴请现场各项准备工作,包括菜单审定、座牌订制、座次安排等(责任人:**);

  2.负责对接公安、质监、卫生等部门,做好宴请场所的安保、卫生、急救等后勤保障。(责任人:**)

  3.负责落实出席宴请的嘉宾名单,负责安排专人提醒、引导嘉宾及领导出席。(责任人:**)

  4.负责撰写宴会领导致辞。(责任人:**)

  (六)考察服务组

  组 长:**

  副组长:**

  工作职责及责任人:

  1.负责对接落实生态文明示范点考察有关事宜,做好嘉宾行程安排(责任人:**);

  2.负责汇总大会统一安排之外的嘉宾考察等信息,制定工作方案,并提前通知相关工作组及“一对一”联络员(责任人:**);

  3.负责做好参会嘉宾会议期间及会后考察服务工作;负责对接公安、交管等部门,做好嘉宾考察地点安保、行车线路保畅等工作(责任人:**);

  4.负责嘉宾在筑期间其他活动的安排。(责任人:**)。

  (七)资料信息组

  组 长:**

  副组长:**

  工作职责及责任人:

  1.负责编印参会嘉宾会议手册及手提袋(责任人:**);

  2.负责编发嘉宾抵筑后慰问短信;负责大会结束后,嘉宾感谢信的编制及寄发(责任人:**、“一对一”联络员)。

  (八)应急保障组

  组 长:**

  副组长:**

  工作职责及责任人:

  1.负责督促协调***制气股份有限公司确保年会期间煤气正常生产(责任人:**);

  2.负责协调**供电局做好年会期间会场、嘉宾住地及***的供电保障工作(责任人:**);

  3.负责督促通信企业做好年会期间通信通信保障工作,确保年会期间电话及网络通畅(责任人:**)。

  二、工作要求

  1.指挥部负责参会嘉宾后勤接待工作的统筹协调,调集全委所有力量参与后勤接待。全委领导干部职工应当服从指挥部统一调度指挥。

  2.综合协调组作为指挥部的枢纽,负责制定后勤接待工作实施方案;负责各类相关信息的汇总、整理、上报;负责指挥部各项指令的传达;负责住房、车辆及其他物资的统一调配。

  3.各工作组按照“各司其职、各负其责”的原则,根据任务分工做好相关工作。

  4.实行重大事项通报制度,各工作组按照“事前请示,事后报告,实事求是,及时准确”的原则,对市组委会的重要指示和工作安排、接待过程中的突发事件及其它重大事项,要及时通报

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