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公开信的基本格式

公开信 时间:2018-04-22 我要投稿

公开信的基本格式

  公开信的格式与普通书信基本相同,即包括标题、称呼、正文、结尾、署名等几部分。那么具体是怎样的呢?下面一起来看下~

  公开信的基本格式

  公开信的结构与倡议书的格式基本相同:

  标题、称呼、正文、结尾、落款。

  (一)重大节日活动针对相关人群公开信的写法与内容

  1.标题

  这类公开信的标题一般由发文双方名称和发文原因共同组成。如《共青团中央关于提倡婚事新办给全国共青团员、青年朋友们的一封信》。

  2.称呼

  这类公开信的称呼针对发信对象和发信方式的不同,有的写集体的称呼,有的写个人姓名。要写在第一行,顶格,称呼后加冒号。

  3.正文

  称呼后另起一行,空两格写正文。这类公开信的正文一般要包括以下一些内容:

  (1)写些表示关怀、问候和祝愿的话。把发文单位、机关的良好祝福带给这些受信的群众 或单位个人。

  (2)真情实意地赞颂收信人品德、成绩、贡献及其影响,使收信人在这种特殊的气氛下感到鼓舞和自豪。

  (3)发文机关、单位进一步提出勉励和希望、要求,使受信人可以不骄不躁,发扬优势, 继续奋斗,为社会和他人做出更大的贡献。

  (4)以饱满、热烈的.感情发出号召。再次表示真挚的祝福和希望。

  4.结尾

  结尾一般写上一些表示敬意和祝愿的话语即可。

  5.落款

  落款即在全文结束后,在右下方署上发文单位或个人的称呼姓名,署明成文日期。

  英文公开信的基本格式

  1、 信头(Heading)

  指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期,一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等,因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。 英文地址的写法与中文完全不同,地址的名称按从小到大的顺序:第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之间,该用的还要用,例如在写日期的时候。

  2、 日期的写法:

  如:1997年7月30日,英文为:July 30,1997(最为普遍); July 30th,1997;

  30th July,1997等。1997不可写成97。

  3、 信内地址(Inside Address):

  在一般的社交信中,信内收信人的地址通常省略,但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上,要求与对信头的要求一样,不必再写日期。

  4、 称呼(Salutation):

  是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方,从该行的顶格写起,在称呼后面一般用逗号(英国式),也可以用冒号(美国式)。

  (1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时,用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字,不是姓氏)。例如:My dear father,Dear Tom等。

  (2)写给公务上的信函用Dear Madam,Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意:Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现,前不加Dear,是Dear Sir的复数形式。

  (3)写给收信人的信,也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如:Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

  5、 正文(Body of the Letter):

  位置在下面称呼语隔一行,是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不

  同的是,正文中一般不用Hello!(你好!)正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些,通常以五个字母为宜,每段第二行从左面顶格写起,这就是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式,用齐头式,即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。

  6、 结束语(Complimentary Close):

  在正文下面的一、二行处,从信纸的中间偏右处开始,第一个词开头要大写,句末用逗号。不同的对象,结束语的写法也不同。

  (1)写给家人、亲戚,用Your loving grandfather,Lovingly yours,Lovingly等;

  (2)写给熟人、朋友,用Yours cordially,Yours affectionately等;

  (3)写业务信函用Truely yours(Yours truely),Faithfully yours(Yours faithfully)等;

  (4)对上级、长辈用Yours obediently(Obediently yours),Yours respectfully(Respectfully yours)等。

  7、 签名(Signature) :

  低于结束语一至二行,从信纸中间偏右的地方开始,在结束语的正下方,在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字,以便识别。职务、职称可打在名字的下面。当然,写给亲朋好友的信,就不必再打了。

  8、 附言(Postscript) :

  一封信写完了,突然又想起遗漏的事情,这时用P.S.表示,再写上遗漏的话即可,要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方,应于正文齐头。

  注意:在正式的信函中,应避免使用附言。

  9、 附件(Enclosure) :

  信件如果有附件,可在信纸的左下角,注上Encl:或Enc:

  例如:Encl:2 photos(内附两张照片)。如果福建附件不止一项,应写成Encl:或Encs。

  我们有时可看到在称呼与正文之间有Re:或Subject:(事由)字样。一般在信纸的中间,也可与“称呼”对齐。还应在底下加横线,以引起读信人的注意,使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。事由一般在公务信函中使用,也可以省略。