会务接待方案

时间:2023-03-31 14:56:39 方案 我要投稿
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会务接待方案

  为了确保工作或事情有序地进行,通常需要预先制定一份完整的方案,方案的内容多是上级对下级或涉及面比较大的工作,一般都用带“文件头”形式下发。方案应该怎么制定才好呢?下面是小编收集整理的会务接待方案,仅供参考,欢迎大家阅读。

会务接待方案

会务接待方案1

  一、工作小组

  组 长:赵罗海

  副组长:齐学军 陈术根 李新毅

  二、工作分工和职责

  (一)资料、牌匾等准备

  1、活动指南(含“校庆活动须知”、“活动日程安排”、“校友联谊活动场地安排”、“接待联系电话”、“县成交通示意图”、“校园分布示意图”):资料请校庆办提供,教育印刷厂印制。17号审方案,22号到位。负责人:赵罗海。

  2、捐款公布牌:校友捐款牌、教职工捐款牌、友好单位捐款牌、祝贺单位(贺信、贺电)。负责人:陈术根。16号设计方案,22号制作到位。

  3、桌签:15cm×4cm,“校友签到处”9块,“历任教职工签到处”1块,“来宾签到处”5块,“已捐款校友、来宾签到处”1块,“省、市领导签到处”1块,“住宿登记处”1块。负责人:陈术根。17号审方案,22号制作到位。

  4、标牌:8cm×12cm,“校友签到处”2块,“来宾签到处”2块,已捐赠校友、来宾签到处1块,校友纪念品领取处1块,来宾纪念品领取处1块。负责人:陈术根。17号审方案,22号制作到位。

  5、校友联谊场地安排:25cm×4cm,用红纸写“××年毕业校友联谊室”,刘俊才书写,1月24日前完成。15号审方案。陈术根负责。

  6、指路牌:8块,8cm×12cm,“校友、来宾签到处由此去”。“省市县领导签到处由此去”。负责人:陈术根。17号审方案,24号到位。

  7、签到登记表:1人一组,粉红、大红各2张。陈术根负责。22号到位。

  8、工作人员符号:24个,“湘潭县一中6周年校庆工作人员”。13号审方案,22号到位。赵罗海负责。

  9、纪念品券:来宾券15张,校友券3张,来宾券用粉红色,校友券用大红色。赵罗海负责。17号审方案,22号由印刷厂印制到位。

  1、签到台:老办公桌(在宣传窗前大道上排成一行,共16套)。

  (二)签到和纪念品发放组(责任人:陈术根、李新毅)

  1、制作签到簿、纪念品券:设计签到簿样式,含班级、姓名、捐款金额、单位、人次、电话、备注等要素。纪念品券样式分校友和来宾两种规格,15号审方案,1月18日前完成。赵罗海负责。

  2、布设签到台:在教学楼门厅设1个“校友签到处”、5个“来宾签到处”,1个“已捐赠来宾校友签到处”,1月26日前完成。赵罗海负责。

  3、在校内布设校友和来宾签到指示路牌,1月26日前完成。赵罗海负责。

  4、签到、收礼金、礼品发放、餐票发放:

  (1)礼品装袋人员安排:

  组长:陈术根

  成员:李新毅 彭光明 李坤元 马兴旺 刘建民 喻立娥

  冯怒江 张映湘 杨正春 阳义军 罗玉兰 赵佩芝

  职责:负责纪念品装袋、存放,张贴标签,布设指示路牌,布置签到台。纪念品存放处:南教学楼一楼西4、东4教室。(1月26日前完成)24小时值班:杨红负责安排人员。

  (2)校友来宾签到:(1月27日下午2:开始到南教学楼门厅)

  XXXX

  (三)咨询、引导组

  组 长:何艳红

  成 员:许 欣 高 亚

  引导员:学生4人(校门主干道两侧至签到处、展室,统一服装)

  (四)宾馆接待

  宾馆名称 工作人员名单 主要职责

  五洲通宾馆 刘建民、付举红

  学生2人 做好接待工作,安排住宿和27日晚餐、28日早餐,安排好未带车校友来宾的交通,负责生活安排。

  瑞鸿山庄 马兴旺、尹香清

  学生2人

  三、来宾、分届分班校友联谊活动室安排:

  (联谊室配备茶叶、塑料杯、开水瓶或者饮水机、学生接待3人(两女一男),每名学生准备开水瓶两个,早上7:3之前打好开水送到指定的教室,要求开水房全天供应开水。)

  北教学楼一楼高一办公室一:历任教师联谊室,同时请老师分别到曾经所教年级、班级学生联谊室参加联谊活动。

  北教学楼一楼高一办公室二:离退休老教师休息室

  办公楼二楼会议室:来宾联谊室

  办公楼三楼会议室:来宾联谊室

  四、指示牌、捐款榜、庆典座位表、礼品券样式等

  1、指示牌

  2、校友捐款榜

  班级 姓名 金额 班级 姓名 金额

  3、祝贺单位贺信

  单位 贺信 单位 贺信

  4、祝贺单位捐款榜

  单位 捐款 单位 捐款

  5、教职工捐款榜

  姓名 金额 姓名 金额 姓名 金额

  6、纪念品券样式

会务接待方案2

  为了做好第二届中国餐饮业博览会会务接待工作,组委会办公室委托西安市成立餐博会会务接待组,并制定了第二届中国餐饮业博览会接待工作实施方案,具体如下:

  一、接待时间

  2XX年1月17日至21日午前。

  1月17日全天报到。

  二、住宿安排

  组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和计划单列市统一组团参会的代表。请各省、自治区、直辖市和计划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组(餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后),并将定金(5元/人)于8月31日前汇入餐博会会务组账户。

  三、用餐安排

  1月17日至2日的用餐由会务接待组统一安排。用餐安排在入住宾馆,形式为自助餐或地方风味餐饮,代表凭餐券在规定时间用餐。有特殊用餐要求的代表,请各地代表团联络员及时与住店会务接待小组联系。

  四、交通安排

  1月17日会议报到当天,接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点,各省、自治区、直辖市和计划单列市组团的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时间报接待组。

  餐博会期间,代表参加活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。

  1月21日会务接待组为代表安排送站,需提前离西安的代表请及时与住店会务接待小组联系。会后需自行参观考察的代表,会务接待小组可代为联系酒店和旅行社,费用自理。

  五、收费标准

  (一)会务费:每位代表会务费6元,会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观交流场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺表演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。团体报名超过5人的以及要求参加部分活动的代表可与会务接待组具体协商。

  (二)食宿费:根据所住的不同宾馆设A类:15元/人,B类:12元/人两个等级标准。对于住宿、用餐有其他要求的代表团,也请在8月25日前与接待组联系。

  (三)减免事项:各省、自治区、直辖市和计划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费;各地组团参会人数超过2人的`,免收联络员(1名)的食宿费和会务费。

  六、其他

  因代表离西安返程日期相对集中,接受统一安排食宿的代表需预定返程机(车)票的,请提前与会务接待组或入住宾馆会务接待小组联系。

  七、联系办法

  XXXX

会务接待方案3

  时间:

  会议时间:X年X月X日至X月X日,

  报到时间:X年X月X日至X月X日。

  地点:

  一、工作机构

  生活服务组,组长:

  副组长:

  成员:

  二、工作职责

  (一)会务期间招待、安排及接待工作。做到态度热情,服务周到,食宿安全。

  (二)会议会场布置和组织工作。

  (三)做好出席会议嘉宾的组织联络工作。

  (四)负责组织、协调,会务的方案设计,各种票证制作和物料采购。

  (六)做好宾客的迎送、住宿、乘车、考察活动等具体接待事宜。

  (七)组织好会务期间各宾馆、餐厅、和会议室的食品安全、通信保障工作。

  三、具体工作任务

  会前:

  邀请会议相关人员实地考察基地、会议举办场所。与领导确认会议接待方案费用标准等。制定会议工作人员服务标准及会议接待手册。

  (一)准备会议物料

  1、确定邀请嘉宾名单、接待资料、会议配套的商务服务,将航班、车次及抵达时间报接待组。

  2、确定领导发言稿、签到表、会议指南、会议日程等, 按要求根据参会人数印刷。

  3、制作票证:桌签:15cm×40cm,签到处X块,签约处X块, 住宿登记处X块,导引路牌X块,签到登记表。为嘉宾订制嘉宾证,工作人员工作证、贵宾席姓名台卡胸花、会议用餐券。

  4、统计人数,提前订制嘉宾证、画册、会议指南、会议日程等统一装袋。

  5、根据会议会场布置要求准备好广告牌、欢迎标语、宣传标语、喷绘、展架等设计,制作。

  6、成立生活服务组,具体管理就餐住宿事务,确保会议期间的生活服务。安排用餐时间人数、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

  责任人:

  (二)会场布置

  1.主席台搭建及座区安排。

  (1)重点做好会场以及主席台、贵宾席、嘉宾席的布置。做好座区标牌、餐桌编号并摆放桌签和菜单。

  (2)做好大会主席台鲜花摆放,摆放的形式为主席台前端一周摆放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。台面铺设红地毯。嘉宾桌上摆放水果、矿泉水等。

  2 / 5

  (3)根据会务组要求布置好(广告牌、会议标语、气球竖标、拱门、门型展架、喷绘墙、灯光、音响、麦克风、多媒体、投影仪及服务员安排)按部落实到位。

  (4)安排好商家展板及宣传设备的摆设位置,布置好签到签约台。检查好通道畅通、消防疏散等情况,杜绝安全隐患的发生。

  (5)在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指引路牌。

  责任人:

  (三)会议报到安排

  成立会务接待小组、负责住房登记员,引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)

  1、据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要领导入住的'楼层、房间类型、房号、贵宾客房需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。

  2、做好与会人员的联络和接待工作。发放相关资料、票证、餐券等,分发房间号统一办理入住手续。将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务组。

  3、向嘉宾告知宾馆名称、宾馆负责人员姓名,联系方式等。

  宾馆: 做好接待工作,安排住宿和X日晚餐、X日早餐,负责生活安排,告知注意事项。

  做好食宿接待各项准备工作。

  责任人:

  (四)、交通接待

  成立车辆小组:根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。

  1、提前发布机场、码头、火车站、汽车站到达会场,宾馆的公交地铁等公共交通路线图。

  2、对用车进行统一编号分组,做到调度有序,服务优良。驾驶员必须随时保证车辆整洁、车况良好,服务到位,确保安全。

  3、根据实际情况提前协调抽调其他单位部门车辆或租用车辆备用;

  4、提前对驾驶人员进行必要的安全及礼仪培训。

  5、会议报到当天,接待组在机场、码头、火车站、汽车站设接待点,专人、专车按要求分批分时段接站。

  责任人:

  会中:

  1:提前检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及服务到位情况。

  2、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟财、物等安全工作。

  3、安排司仪在会场入口处迎接来宾

  4、第一时间解决来宾提出的合理建议或问题,如果客户提出的问题解决不了的向上级反映,不能隐瞒不报或越权处理。

  5、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

  6、协调会议期间的交通工具的安排。

  7、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

  会后:

  1、收集整理会议剩余、可再利用物资物料等。

  2、会务总结、评估、会议代表的意见反馈及处理。 3、汇总参会人员的相关资料。

  4、与会议协办方的费用结算工作。

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